/ Case study Agenzia governativa ottiene grandi risparmi grazie a piccoli scanner

La Contea di Onodaga digitalizza i documenti eliminando quasi completamente i costi di archiviazione dei documenti cartacei. 

La missione del Dipartimento per i servizi sociali della Contea di Onondaga (Onondaga County Department of Social Services) con sede a Syracuse, NY, è quella di fornire servizi medici, legali e socio-assistenziali per aiutare i residenti a raggiungere livelli di indipendenza più elevati. Nel corso degli ultimi cinque anni, il Dipartimento è passato da un sistema basato sulle pratiche cartacee a un flusso di lavoro digitale che dipende essenzialmente da 800 scanner Kodak Alaris.

Come la maggior parte delle agenzie governative, anche il Dipartimento per i servizi sociali della Contea di Onondaga si deve adattare alla situazione attuale che prevede numerosi tagli al bilancio. La riduzione dei costi di archiviazione e di recupero dei documenti cartacei rappresentava una chiara opportunità per risparmiare. “Questo è il punto da cui tutto è cominciato”, afferma Edward A. Hughes, coordinatore e assistente del sistema di gestione del welfare. “La tradizionale procedura manuale che utilizzavamo era troppo costosa. I documenti erano troppi e il processo di recupero dalla struttura di archiviazione comportava tempi e costi eccessivi”. Il Dipartimento stava ancora utilizzando lo stesso sistema che impiegava da decenni. Le pratiche cartacee venivano riunite e indicizzate manualmente e, successivamente, riposte in contenitori e spedite a un magazzino locale per l’archiviazione. La struttura era gestita da cinque impiegati che lavoravano a tempo pieno. Quando una causa richiedeva dei documenti che erano stati archiviati, qualcuno doveva recarsi fuori sede e cercarli, quindi riportarli in ufficio. Il Dipartimento doveva trovare un modo più economico per gestire le continue ostruzioni provocate dalle pratiche cartacee. “Dunque abbiamo intrapreso la strada della scansione dei documenti e dell’indicizzazione e dell’archiviazione elettroniche”, aggiunge Hughes. Hanno trovato un modo per risparmiare in maniera significativa.

Lo scanner Kodak ScanMate i1150 è perfetto per noi. Esegue le operazioni di cui abbiamo bisogno a un prezzo conveniente. Non potremmo essere più felici.

Introduzione alla digitalizzazione

La migrazione verso un flusso di lavoro digitale è iniziata con l’acquisto di 250 scanner Kodak ScanMate i1120. Dopo aver preso in considerazione numerosi prodotti diversi, il Dipartimento ha deciso di acquistare gli scanner i1120 per la loro combinazione esclusiva di semplicità operazionale, affidabilità nelle prestazioni e per la convenienza del prezzo. Inoltre, gli scanner si sono integrati facilmente con la piattaforma software esistente dello Stato di New York.

Per massimizzare la produttività, Hughes ha intenzionalmente conservato la semplicità. “I nostri computer sono rimasti com’erano prima, infatti conservano gli stessi sistemi operativi, browser e software”, spiega Hughes. “Tutto ciò che i nostri dipendenti devono fare, è raccogliere un po’ di documenti cartacei e inserirli all’interno dello slot, anche se hanno dimensioni diverse. Sono gli scanner che pensano al resto”.

In aggiunta, l’interfaccia intuitiva dello scanner semplifica il percorso di formazione. I nuovi dipendenti riescono a gestire con padronanza i processi di indicizzazione e di scansione in meno di due ore.

Fin da subito gli scanner ScanMate si sono rivelati altamente affidabili. “Stiamo eseguendo scansioni da cinque o sei anni, e abbiamo ricevuto solamente quattro richieste di assistenza”, afferma Hughes. “Per quanto mi riguarda, l’affidabilità è eccezionale e utilizziamo moltissimo questi strumenti”. Questi scanner sono operativi per cinque o sei anni, solo allora vengono sostituiti da modelli più nuovi.

Più scanner, più produttività

Il flusso di lavoro iniziale, in cui le stazioni di scansione erano condivise, è stato sostituito da un sistema che include un solo scanner per quasi tutti gli 825 dipendenti del dipartimento. “La linea ScanMate ci fornisce scanner a basso costo in grado di svolgere tutte le operazioni che desideriamo, inclusa la capacità di adattarsi a un desktop. Di conseguenza, abbiamo pensato che dotare tutti i dipendenti di uno scanner personale ci avrebbe resi più efficienti”, ha spiegato Hughes. “Questa è la direzione verso la quale siamo indirizzati ora”.

Il Dipartimento ha di recente aggiornato la propria struttura con l’acquisto di 100 scanner Kodak ScanMate i1150 di Kodak Alaris. Per l’ennesima volta, la decisione è stata dettata dall’esigenza di ottenere il massimo con un budget limitato. “La priorità dell’amministrazione ora è di ottenere il massimo con la minima spesa. Non disponiamo più delle somme di denaro di cui disponevamo in precedenza”, sostiene Hughes. “Qualsiasi cosa acquistiamo, dobbiamo ottenerla a un buon prezzo e deve inoltre essere affidabile e semplice”.

Hughes apprezza inoltre l’incremento della produttività reso possibile dalla modalità di transizione degli scanner i1150 Scanner, che scansionano i primi dieci documenti di una pila con una velocità aumentata del 60% rispetto a quella standard.

Ora, dopo i miglioramenti degli scanner di seconda generazione, questa soluzione digitale adottata dal Dipartimento per i servizi sociali della Contea di Onondaga, sta mantenendo la sua promessa iniziale. “L’archiviazione elettronica è molto più veloce, semplice ed economica”, afferma Hughes. “Inoltre è molto più affidabile.

Se nell’archivio divampa un incendio, i documenti vengono persi. Ma se i file si trovano all’interno di un server di cui è stato eseguito il backup, è impossibile perderli”.

Chiusura degli archivi di documenti

Dopo essere stato in grado di gestire la quotidiana invasione di pratiche cartacee, Hughes sta ora rivolgendo la sua attenzione al cumulo di documenti che ancora risiede in archivio. “Stiamo recuperando i documenti archiviati in modo da poterli digitalizzare del tutto”, spiega Hughes. “Alla fine, riusciremo a chiudere l’archivio e non dovremo più pagare per archiviare i documenti cartacei”. A quel punto, la completa transizione verso un flusso di lavoro digitale resa possibile da Kodak Alaris sarà avvenuta con successo.

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Scanner SCANMATE i1150

  • Fino a 30 ppm a colori/in bianco e nero o 40 ppm per le prime 10 pagine
  • Pannello di controllo personalizzabile con profili di scansione e icone colorate

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