/ Case study Case Study su RIS

Le società di servizi incrementano la produttività e la qualità delle immagini grazie agli scanner offerti da Kodak Alaris

Scanner affidabili e velocissimi per favorire le soluzioni di gestione delle informazioni

Quando Keith Haynie, comproprietario di Records Imaging Systems insieme al fratello Kevin, dichiara di essere semplicemente entusiasta delle prestazioni dei suoi scanner Kodak Alaris, infonde nelle sue parole tutta la sincerità e il fascino del sud che possiede. “Utilizzavamo scanner di altri produttori in sede e, come parte delle soluzioni che vendevamo, ma già dopo un paio di anni rallentavano le prestazioni”, dice Haynie. Per “rallentavano le prestazioni” Haynie intende che si inceppano maggiormente, necessitavano più spesso di manutenzione o riparazione e la qualità dell’immagine si deteriorava. Ovviamente, la produttività si riduceva mentre tempi, costi e consumo energetico aumentavano.

Oggi, quando Haynie dice di essere semplicemente entusiasta dei suoi scanner i4250 e i4850 Kodak, si riferisce al fatto che sono affidabili e producono alla massima velocità giorno dopo giorno; necessitano di un minor intervento manuale e consentono alla sua società di servizi di produrre di più servendosi di un numero ridotto di risorse.

Records Imaging Solutions (RIS) ha iniziato la sua attività a Little Rock, AR, nel 1969, ad opera del padre di Haynie. All’inizio era una ditta che si occupava di microfilm e si presentava ai clienti come agenzia di servizi di imaging. Tra i clienti vi erano ospedali, piccole cliniche, agenzie statali e governative, società di trasporti, istituti educativi e molti altri. In seguito, i proprietari di RIS hanno ritenuto necessario iniziare a offrire servizi di scansione e sono riusciti a vendere effettivamente il loro primo lavoro di acquisizione prima di possedere uno scanner.

 

Dal microfilm allo scanner, l’evoluzione è stata dettata dalle esigenze del mercato

In quanto persone piene di risorse, gli Haynie hanno acquistato rapidamente uno scanner e in breve hanno sviluppato un’attività di scansione rilevante per molti degli stessi (e dei nuovi) clienti. Inoltre, hanno iniziato a offrire ai clienti soluzioni software di gestione delle informazioni, integrando i software Digitech System Software e OpenText. Spesso, gli scanner sono stati venduti come parte del sistema.

Credo che provando qualsiasi altro scanner offerto da produttori diversi e integrandolo in una soluzione, non si riuscirebbe a ottenere la stessa qualità nei risultati come quella garantita dagli scanner Kodak Alaris. Keith Haynie, comproprietario di Records Imaging Systems

RIS, che offre attività sia in sede sia presso i siti dei clienti, ha visto emergere i problemi durante l’utilizzo degli scanner distribuiti da due produttori ben noti. “Con entrambi i marchi, abbiamo riscontrato la difficoltà degli scanner di gestire un’ampia gamma di documenti”, ricorda Haynie. “Numerose impostazioni di scansione richiedevano regolazioni costanti, dovevamo eseguire molte operazioni di preordinamento e preparazione, oltre al fatto che alcune dimensioni e grammature dei documenti causavano inceppamenti ed errori di alimentazione”. RIS si vanta di essere molto esigente riguardo alla qualità dell’immagine e di revisionare ogni singola immagine prodotta dalla società di servizi. I controlli qualità eseguiti in maniera casuale non rientrano nei loro standard. In breve, tali problemi costituivano fonte di frustrazione, oltre a richiedere troppo tempo.


Una prima esperienza con gli scanner Kodak Alaris si è dimostrata illuminante e gratificante

Per porre la parola fine a questa insoddisfazione, i fratelli Haynie hanno esaminato altre opzioni di scansione e hanno approfittato del test gratuito di uno scanner Kodak i4850. In pochi giorni, hanno effettuato l’acquisto. “Abbiamo ordinato uno scanner i4250 persino prima della fine del periodo di prova” ha detto Haynie.

Cosa distingue gli scanner Kodak Alaris, rendendoli i migliori della loro categoria? Di seguito forniamo una sintesi delle osservazioni e dell’esperienza diretta di Haynie.

Documenti di vari spessori e dimensioni non sono più un problema

  • “Dalla carta più sottile al cartoncino”.
  • L’azienda RIS inserisce le cartelle di file persino durante la loro scrittura, usando l’opzione Percorso carta diretto di cui sono dotati gli scanner della serie i4000 Kodak
  • Allo stesso modo viene eseguita anche la scansione di documenti fragili, antichi e delicati
  • Scanner con accessorio lastra piana A3 per documenti fragili o rilegati

La qualità dell’immagine supera persino quella dell’originale.

  • “Prendiamo vecchi documenti con carta termica per fax in cui lo sfondo si è scurito con il passare del tempo e il testo diventa subito più chiaro, con un contrasto migliorato notevolmente grazie agli scanner Kodak Alaris.

Filtraggio dei colori eccellente

  • L’evidenziatore giallo su un testo con caratteri neri su pagina bianca viene riprodotto perfettamente, come anche le caselle compilate con testo nella scala dei grigi

Quasi nessuna impostazione necessita di essere regolata

  • Per il 90% di ciò che viene scansionato in sede, un gruppo di preimpostazioni è l’ideale
Chiarezza dell’immagine e definizione dei caratteri straordinarie
  • Lettura dei codici a barre e dei caratteri OCR più accurata
  • Minore necessità di correzione e inserimenti manuali
  • Distribuzione dei dati automatica alle applicazioni semplificata

Tempi di preparazione ridotti

  • Notevolmente più rapida nella preparazione di ciascun pacchetto di documenti per la scansione, l’azienda RIS ora utilizza uno scanner i4850 e i4250 per le attività della società di servizi e tre scanner i3400 Kodak su strada, per i progetti fuori sede da remoto.

Gli scanner prodotti da Kodak Alaris sono in grado di migliorare persino un’ottima soluzione

“Con il passare del tempo, abbiamo capito che un cliente può anche apprezzare molto le nostre soluzioni di gestione delle informazioni, ma se gli scanner inclusi sono per loro fonte di problemi, essi tenderanno a ritenere scarso l’intero sistema e ciò si riflette sulla nostra attività”, ha dichiarato Haynie. “Quando vendiamo un sistema, preferiamo semplicemente avere uno scanner Kodak Alaris sul posto, poiché è in grado di porci sotto una luce migliore e garantisce gli stessi standard di qualità che offriamo con i servizi per i clienti e con l’integrazione dei software Digitech e OpenText nelle nostre soluzioni.

“Credo che provando qualsiasi altro scanner offerto da produttori diversi e integrandolo in una soluzione, non si riuscirebbe a ottenere la stessa qualità nei risultati come quella garantita dagli scanner Kodak Alaris”, afferma Haynie. “Questi scanner sono semplicemente in grado di ridurre i tempi, produrre immagini ottimali, persino da documenti più difficili, e continuare a svolgere le operazioni giorno dopo giorno, indipendentemente dai volumi elaborati”.

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