/ ホワイト ペーパー ドキュメントを処理する

高度な用紙搬送テクノロジーを利用して、ドキュメントのスキャンを最適化します

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ドキュメントのスキャンは、紙ベースのビジネスプロセスを自動化するための重要な最初のステップです。高速で効率的な画像処理に加えて高度な用紙搬送機能を備えるスキャナーは、ドキュメントのデジタル化に費やされる時間を大幅に削減します。多くの組織は、スキャンプロセスを遅くする用紙搬送に関連するボトルネックを見落としています。ドキュメントを準備する際に不必要な手作業を省くことは時間と費用の節約に不可欠であり、また貴重な情報がシームレスにビジネスシステムに流れるようになります。

紙の山への取り組み

AIIM*によると、40%近くの組織が、ガバナンスポリシーと法的または規制のガイドラインのために保持しなければならないかつてない量の情報を取り扱っています。これを把握しつづけることは、テクノロジーを使用してビジネス入力をシームレスかつ迅速にスキャンしてデジタル化する、最もデジタル化が進んだ組織でさえも難しい可能性があります。ビジネス入力をシームレスにスキャンしてデジタル化するための非効率的なプロセスに加えて紙への過度の依存は、運用効率、顧客対応、および収益性の高い成長を妨げます。

今日の競争の激しい経済において、「時は金なり」といいますが、デジタル変換には時間がかかります。デジタル化で最も時間のかかる要素の1つは、ドキュメントの準備です。これは、バッチスキャンプロセスの最初で最も重要なステップです。ほとんどのスキャン操作に関わるスタッフの半数が、ドキュメントの準備に専念しています。これには、ペーパークリップ、ステープル、その他の結合材料の除去、すべてのエッジが折りたたまれていないことの確認、ページの破れやその他の損傷がないことの検査が含まれる場合があります。スキャンプロセス中に問題を引き起こす可能性のある用紙を事前に分類する必要もあります。スキャナーがさまざまな形状やサイズのドキュメントを処理できない場合、スタッフは、事前に分類する、または小さなドキュメントをA4 /レターシートに接着したり、長いドキュメントをカットしてA4ドキュメントに合わせるなどの手順を追加するのにかなりの時間を費やす必要があります。事前分類は、色とコントラストの品質が入り交じったドキュメントを処理するときにスキャナーが一貫した出力を提供できない場合に対処するための回避策でもあります。

「信頼性の高い給紙は、業務用スキャンアプリケーションの上位5つの購入基準の1つです。意思決定者の67%にとって、低容量スキャナーを選択する場合、信頼性の高い給紙が重要または非常に重要です。」 - Alarisが出資するグローバルLVPユーザーの調査、2018年10月

多くの組織や公営企業で、デジタル化はメールルームから始まります。着信メールは毎日効率的に処理する必要があり、多くの場合、スタッフにはドキュメントをスキャンして特定の時刻までに処理できるようにするための、時間制限のある目標があります。スキャンを外注する場合、ビジネスプロセスアウトソーサー(BPO)とスキャンサービスプロバイダーは、スループットと生産性に関する困難な目標を推進するお客様のサービス品質保証(SLA)を満たす必要があります。クライアント向けの低容量スキャンアプリケーションでも、給紙の問題が発生する可能性があり、事務員のいら立ちとお客様の不満につながります。

ドキュメントが完璧ではない

理想を言えば、すべてのデジタル化プロジェクトは、同じサイズと重量の紙をきちんと積み重ねたバッチで始められます。しかし実際には、組織は、 Alaris Paper Handling dA4/レター、A3/タブロイド、およびそれ以上の大型または長尺ドキュメント、封筒、はがき、小切手、伝票、IDカードなど、さまざまな種類のドキュメントを毎日処理しています。プロダクションスキャンアプリケーションの大部分には、サイズや紙の品質が混在するバッチ、または非常に軽量なドキュメントを含むバッチが含まれます。**

ドキュメントは完璧な状態では届きません。折りたたまれていたり、角が曲がっていたり破れていたり、用紙にしわが寄っていたり、軽量であったり、壊れやすかったりすることがあります。ドキュメントは、写真が貼り付けられていたり、付箋が貼られていたり、ホッチキスやペーパークリップで綴じられていたりする場合があります。

スキャンするドキュメントの組み合わせと状態は、プロジェクトで使用するスキャナーの用紙搬送要件を定義するのに役立ちます。

ドキュメントはどこに行きますか?

スキャン後にドキュメントがどうなるかを考慮することも重要です。これにより、排紙機能の要件が決まります。

  • シナリオ1: 紙のドキュメントはスキャン後にフォルダに戻されるため、元の順序を維持する必要があります。
  • シナリオ2: 紙のドキュメントはアーカイブの目的でボックスに保管されるため、順序は必ずしも重要ではありません。ただし、元の順序を維持することが不可欠な場合、画像のアドレス指定により、スキャンした各ドキュメントに通し番号を適用し、パッチコードを使用して各バッチを正確に追跡できます。
  • シナリオ3: 紙のドキュメントはスキャン後に破棄されるため、ドキュメントの出力順序は重要ではありません。**

Kodak Alarisが出資する調査では、少量生産のスキャンアプリケーションの48%以上がシナリオ1に分類されるため、ドキュメントの順序が非常に重要であることが明らかになりました。

最初に適切なテクノロジーを選択することで、メディア処理機能が目的に適合していることを確認するなど、広範囲にわたるメリットが得られるため、オペレーターはできるだけ手間をかけずにスキャンプロセスを完了することができます。

給紙の課題

大量生産タイプの環境では、給紙の課題が急激に増加します。たとえば、重送(2つのページがくっついている)はスキャンプロセスを停止し、重送が発生した場所をオペレーターに特定させます。オペレーターは通常、画像の一部を削除し、関連するすべてのドキュメントを再スキャンする必要があります。重送によってドキュメントが破損した場合、安定性を高めるために、ページを別のドキュメントに貼り付けたりのり付けしたりする、時間のかかる手順が追加される場合があります。これにより、スキャン操作が数分間停止し、生産性に重大な悪影響を及ぼします。

用紙をスムーズに流す

用紙搬送経路は、スキャナーの設計の重要な部分です。大手メーカーは、利用可能な最高の原稿送り技術の開発に注目しエンジニアリングの専門知識を集中させています。処理する必要のあるドキュメントタイプの範囲を考慮に入れて設計する必要があります。ドキュメントのタイプによっては、用紙搬送経路の幅が画質に影響するため、多くの場合、これにはトレードオフが必要です。ページが詰まる可能性のある用紙搬送経路にキャッチポイントがないことを確認するなど、単純でありながら重要な設計における側面があります。「ウォーターフォール」の設計コンセプトは、紙がスムーズに流れるようにするために重要です。

Alaris用紙搬送性能

効率的な用紙搬送経路の設計は、C字型または直線状のどちらの搬送路を選択するかから始まります。ユーザーの快適性、使いやすさ、信頼性の点で、C字型の搬送路はほとんどの用途ではるかに優れています。適切に設計されたC字型の用紙搬送経路は、より厚い用紙を処理できます。

Kodak i3400ドキュメントスキャナー - Alarisまた、直線状の用紙搬送経路は、非常に厚いまたは硬いドキュメントの順序を維持しますが、他の利点はありません

オペレーターの介入を最小限に抑える

スキャナーの給紙トレイのサイズおよび設計要件はスキャン操作のニーズによって異なります。オペレーターは、バッチサイズに合わせた給紙トレイを選ぶことができます。バッチサイズは、ビジネスアプリケーションによって異なり、組織の個々の運用要件はそれほど重要ではありません。

Kodak i3400ドキュメントスキャナー - Alaris

また、給紙トレイがオペレーターの介入を必要とせずに長尺のドキュメントを処理できるようにすることも重要です。 Alaris s2070 desktop scanner

アドホックスキャンアプリケーションの場合、スキャナーのフォームファクターが役に立ちます。たとえば、スキャナーを使用していないときに設置面積を最小限に抑えるために給紙トレイを折りたためる機能は、付加価値のある機能です。

生産性の大幅な向上

大きな給紙トレイを備えた高性能スキャナーでは、25、100、250、500、または750枚などのさまざまな枚数のドキュメントを収容する自動エレベータ設計を活用できます。入力エレベータをドキュメントフィーダーの位置に設定すると、それは一番高い位置にとどまります。特定のページ数を収容するように設定すると、ドキュメントを給紙するために自動的に上がり、最後の原稿を給紙し終わったら自動的に下がります。これによりバッチをロードして切り替える時に貴重な時間を節約できます。

アクティブフィードテクノロジー

アクティブな給紙サイズが入り交じったドキュメントバッチを含むアプリケーションでよく見られる乱雑なドキュメントの山を取り扱うスキャンプロジェクトの場合、オペレーターは給紙する前にすべてのページを揃える必要があります。これは、ドキュメントが搬送路に入るときにドキュメントのゆがみを制御して、クリップの付いた角を避けるために重要です。レジストレーションゲートの設計は、バッチのアライメントをサポートします。Alarisは、下部に配置して折りたためるように設計を最適化しました。

業務用のスキャン操作では、これはジョグデバイスを使用して行われることが多く、プロセスに追加の手順が必要です。Alaris S2000シリーズスキャナーで導入されたAlarisのアクティブフィードテクノロジーのような高度なテクノロジーは、給紙性能を最適化してスキャンの準備を簡素化するため、ドキュメントフィーダーでドキュメントを完璧に積み重ねる必要がなくなります。アクティブフィードテクノロジーは、ページを揃えてスキャンでエラーが発生しないように整えます。小さなドキュメントの山は、最適な給紙のためにパルス化できます。これにより、ドキュメントを再スキャンするために時間のかかる手作業が必要なミスフィードやアライメント不良が大幅に減少します。

重要なデータの損失を防ぐ

スキャンオペレーターとナレッジワーカーのどちらにとっても、スピードが重要です。遅延は効率、生産性、収益性に影響を与える可能性があるため、プロダクション環境で1時間ごとおよび1日ごとのスループットを最大化することは特に重要です。紙詰まりはスキャンプロセスを停止し、紙詰まりを解消しスキャンされたドキュメントとスキャンされていないドキュメントを特定するためにユーザーの貴重な時間を費やします。これは、お客様および内部のSLAを満たす能力に深刻な影響を与える可能性があります。

Alarisの高度な用紙搬送性能 Alarisプロダクションスキャナーに固有の機能であるインタラクティブな重送検出は、付箋が貼られた紙などの重送またはマルチレイヤードキュメントを即座に検出します。Alarisは、複数のマイクを使用して崩れ始めているシートの音を「検知」する超音波センサーを内蔵することで重送検出の水準を引き上げました。アラートを引き起こしたドキュメントは、スキャンプロセスを停止せずにスキャナーの排紙経路に押し出され、オペレーターは画像を受け入れるか、無視するか、再スキャンするかを決定できます。

さらに、このAlarisの機能を使用すると、オペレーターは重送として登録されるものをスキップして、封筒などのアイテムを他のドキュメントと一緒にスキャンできます。これにより、スキャンプロセスでページが失われることがなくなり、重要なデータの損失が防止されます。

インタラクティブな重送検出は、Keypoint Intelligence-Buyers Labのテストに基づいて、Alarisのスキャナーを使用して99.999%のドキュメントフィード精度を実現しています。

インテリジェントドキュメントプロテクション機能

給紙の問題に対処するための最良のアプローチは、その問題を積極的に特定して対処することです。Alarisの研究開発チームは、インテリジェントドキュメントプロテクション機能と呼ばれる別の独自技術を開発しました。これは、ドキュメントの損傷やデータの損失を防ぎ、品質管理に妥協することなく効率を向上させます。

Kodak i5000シリーズドキュメントスキャナー - Alarisインテリジェントドキュメントプロテクション機能は、超音波センサーを使用してスキャンされている用紙の状態を監視し、問題の音を「検知」して、紙詰まりや重送が発生する前にユーザーに警告します。ドキュメント損傷の最初の兆候でスキャンプロセスを即座に停止するため、ユーザーはドキュメントとそれに含まれる情報を保持できます。この機能は、スキャン前の準備プロセスで見落とされた可能性のあるステープルも検出します。

ドキュメントの収集およびスタッキング

前述のように、排紙機能の要件は、スキャンプロセス後の紙のドキュメントの処理方法によって異なります。ドキュメントを同じ順序で再度組み立てる必要がある場合、またはバインダーに戻す必要がある場合は、スタッキングの順序と品質が重要な役割を果たします。少量生産スキャナーの意思決定者の52%以上が、排紙機能の品質を重要または非常に重要な購入基準と考えています。**

混合サイズのバッチ、特に軽量ドキュメントを含むバッチをスキャンする場合、これは重大な課題を提示しており、オペレーターがスキャン後に乱雑に排紙されたドキュメントを処理するために不必要な時間を費やす原因となる場合があります。ドキュメントの順序は簡単に狂わされる可能性があり、特定のドキュメントを見つけるのが難しくなり、元のドキュメントをお客様に返却する必要があるBPO環境で問題が発生する可能性があります。

Alaris s2070デスクトップスキャナーAlarisは、KodakプロダクションスキャナーとAlaris S2000シリーズでコントロール排紙機能の最先端のテクノロジーを提供します。この機能は、排紙トレイに用紙をきれいに配置することで時間と労力を削減します。

Alarisのスキャナーは、半紙などの軽量の紙を中央でわずかに曲げて剛性を高めます。さらに、排紙口偏向板はページを「保持」します。これは、小さなシートがスキャナーの横に来て、次のページがその上に来るようにするために特に重要です。排紙後にドキュメントの端を簡単に揃えてきちんと積み重なるように調整可能で、必要に応じて邪魔にならないように飛び出させることもできます。

コントロール排紙機能は、シートが排紙トレイに着地するときにシートの速度を制御および変更するソフトウェアによっても強化されます。オペレーターは、ソフトウェアを使用して画像を高速でスキャンしつつ、軽量ページが、たとえば、床ではなく排紙トレイに載るように、排紙速度を遅くすることができます。

よりスマートな分類から始まる生産性の向上

ソート機能を備えたほとんどの大容量スキャナーには、独自のソフトウェアが必要です。Alarisは、TWAINやISISなどの標準ドライバーを介してほとんどの分類作業を可能にするため i5650Sおよびi5850Sスキャナーを設計しました。これにより、オペレーターは完全に新しいシステムについて学ばなくても、生産性のレベルを簡単に上げることができます。

Alarisのプロダクションスキャナーは、サービスビューロー、BPO、企業のメールルームの極端なスキャン要求に対応するように設計された3ポケットソートを備えています。スマートソートと高速スループットおよび優れた画質を組み合わせることで、生産性が向上し、ドキュメントのスキャンコストが大幅に削減されます。

銀行部門や保険部門の一部のアプリケーションでは、身分証明書などの元のドキュメントをデジタル化後にお客様に返却する必要があります。つまり、オペレーターはスキャンを開始する前に慎重にドキュメントを準備し、スキャンが完了したらそれらを分けておく必要があります。この手動プロセスは、エラーが発生しやすく、大きな労働力が必要でコストがかかる可能性があります。

Kodak i5850シリーズドキュメントスキャナー - Alarisi5650Sおよびi5850Sスキャナーは、手作業の量を減らしてプロセスを簡素化します。パッチシート認識機能を使用してドキュメントバッチを分離すると、再利用可能なパッチシートは分離されて後部排紙トレイに送られ、お客様の元のドキュメントは自動的に分離されてスキャナー前面の例外トレイに送られます。これらのスキャナーが提供する自動仕分け機能により、セパレーターシートを何度も使用できるようになりました。スキャンサービスプロバイダーは、毎年何百万ものセパレーターシートを捨てる必要がなくなりました。セパレータシートを再利用する機能により、大幅なコスト削減が実現し、廃棄物に必要な面積も削減されます。

パスポートスキャンの最適化

パスポートのスキャンは、多くのスキャナーオペレーターにとって頭痛の種です。パスポートは通常、スリーブに挿入するか、スキャナーの自動ドキュメントフィーダー(ADF)に押し込む(強制的)必要があります。Alaris S2000シリーズスキャナーは、Alarisパスポートフラットベッドアクセサリと連携します。これは、スキャナーの下に便利にドッキングできるため、非常に使いやすくなっています。オペレーターは、小さなドキュメントやデリケートなドキュメントをスキャンし、パスポートを損傷する危険なしに、わずか2秒でパスポート写真のページのスキャンを完了することができます。

結論

高度な用紙搬送機能により、スキャンプロセスから複雑さと手動による介入の多くを取り除くことができます。Alarisは、紙詰まりを引き起こすことなく混合バッチを処理および給紙するためのクラス最高のテクノロジーを提供します。特に、形状やサイズの異なるドキュメント、および薄いものから厚いものまで幅広いドキュメントが混在するバッチに適しています。

i2900スキャナーの詳細

  • Alarisのスキャナーは、ラチチュードと用紙の状態に合わせて最適化された革新的なC字型の搬送路を備え、さまざまなサイズと厚さの用紙がスムーズに通過します。
  • アクティブフィードテクノロジーにより、紙のドキュメントがスムーズかつ効率的に送られます。
  • コントロール排紙機能により、ドキュメントが排紙トレイに正しい順序できちんと積み重ねられます。
  • インテリジェントドキュメントプロテクションにより、重送や紙詰まりが発生する前に回避または検知されるため、生産性が大幅に向上します。
  • 付箋がドキュメントに残されている場合などに、重送が発生すると、Alarisのインタラクティブなマルチフィードテクノロジーにより、このイベントによる生産性への影響が最小限に抑えられます。

パートナーとお客様は、Alarisの用紙搬送機能を、その主要な画像処理機能とともに、重要な競争上の強みとして見なしています。

信頼できるパートナー

Kodak Alaris事業部のAlarisは、ビジネスプロセスを簡素化する情報キャプチャソリューションの大手プロバイダーです。何十年にもわたる画像科学の革新によって支えられたAlarisのスマートな接続ソリューションは、ドキュメントタイプの組み合わせに関係なく、スキャン効率を向上させ、より良い結果を保証するように設計された高度な用紙搬送機能を提供します。

Alaris IN2 Ecosystemは、情報キャプチャの複雑さを取り除き、お客様がデータを競争上の強みに変換できる、最高クラスのスキャナー、ソフトウェア、サービス、パートナーシップの独自の組み合わせです。

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**Alarisが出資するグローバルLVPユーザーの調査、2018年10月

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