ペーパーレスの会計事務所作成ガイド

貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書、経営上の書類など、会計事務所は多くの文書を扱います。しかし、それらは必ずしも印刷する必要はありません。

あらゆる業界の企業は、よりスマートで、ペーパーレスのソリューションを選択しており、特に会計業界はペーパーレス化することにより多くのものを得ています。当社のペーパーレス会計事務所の手引書をお読みいただき、ペーパーレスの会計プロセスを作成する理由と方法について学んでください。

会計事務所がペーパーレス化すべき理由

地球に優しい
あらゆる事業でペーパーレス化が進められる最も明白な理由は地球への影響であり、これは特にすべての業界の中で3番目に印刷量が多い（法律および医療業界に続く）会計事務所には身につまされる話です。PrintAuditの調査によると、会計事務所の各従業員は1日あたり平均35.5ページを印刷しています。

その平均に基づくと、5人の従業員を抱える会計事務所は10,000ページを印刷するのに3か月もかかりません。これは小さな木に相当する量です。大規模な会計事務所なら、同じ期間に何本の木を使い果たしているか想像してみてください。

経費
印刷量を減らすということは、少なからぬお金を節約することを意味します。ある報告によると、会計業界は、非効率的な印刷によって毎年£1,100万（または1,435万ドル）を浪費していると推定されます。

会計事務所はペーパーレス化することでその金額の大部分を回収することができます。環境保護庁の報告によると、紙のないオフィスでは、プリンターとコピー用紙、トナーとインク、郵便料金、ファイルの保管に関連するコストを従業員1人あたり年間80ドル節約できます。これらのコストは、多くの従業員を抱える会計事務所にはすぐに意味をなします。

効率
物理的な記録の作業には、印刷、ファイリング、後のドキュメントの検索など、不必要に長い時間がかかります。ドキュメントを更新する必要があるたびに、このプロセスを繰り返していることは言うまでもありません。このプロセス全体を、ペーパーレスの会計ソリューションを使用して、マウスを数回クリックするだけの作業に減らすことができます。

会計士のGregg Bossen氏によると、「スキャンは簿記の提出よりも時間がかかりませんが、実際の時間の節約は、ベンダーに請求書について電話で尋ねられた時に感じられます。机から立ち上がってファイルを調べて請求書の紙のコピーを見つける作業には、単にクリックするだけの作業よりはるかに長い時間がかかります。」

関連項目：記録管理の重要性を理解する

スペース
ドキュメントの保管場所が、会計事務所のオフィススペースの25％を占める場合があります。この保管場所は、大きな間接費であることに加えて、会社の拡大を妨げることがありますが、オフィスがもので溢れることを防ぐこともできます。一部の会計事務所は、最終的に社外の保管スペースをリースしなければならず、さらに費用がかかっています。

一方、ペーパーレス化では、かさばるファイルキャビネットを排除することで、会社をより小さなオフィススペースに移すこともできます。

アクセス
ドキュメントをクラウドに保存すると、どこからでも必要な情報にすぐにアクセスできるため、紙ベースの会社では不可能な柔軟性が得られます。

たとえば、eFileCabinetの会計クライアントの1つは出張が多く、すべての書類を持ち歩くことは苦痛でした。「すべての書類作業のために複数のカバンをチェックすることは、大変な作業であり費用がかかりました」と彼らは言いました。「ペーパーレスシステムは、オフィス全体をノートPCで運ぶことができるため、その重荷をなくしてくれました。」

オフサイト会議で、参照する必要のあるファイルを忘れてしまった場合にも、そのような柔軟性が役立ちます。会議を遅らせたり、誰かにファイルをFAXで送信させたりする代わりに、ノートPCでログインしてファイルをプルアップするだけです。

イメージ
ペーパーレス化は、さまざまな方法で会計事務所のイメージを向上させることができます。最も基本的なレベルでは、クライアントや他の訪問者に良くない印象を与える可能性のある散らかったオフィスをペーパーレス化によってすっきりさせます。

ただし、会計事務所のブランドイメージも同様に重要です。ペーパーレス化で現在および将来のクライアントに、あなたの会社が環境に優しく、前向きで、技術的に進んだ企業であることを知らせます。

セキュリティ
クラウドに保存されたドキュメントは、嵐や火災などのインシデントや盗難に対して、物理的なドキュメントよりもはるかに安全です。デジタルドキュメントは、複数のセキュリティソリューションを使用して保護され、暗号化され、アクセスが許可された信頼できるユーザーに制限されます。ある会計士が言うには、

「以前は、仕事に必要かどうかに関係なく、鍵を持っている人なら誰でも、すべてのクライアントの書類にアクセスできました。しかし、私のドキュメント管理システムでは、効率を犠牲にすることなく、誰が何にアクセスできるかを制限するユーザー権限を設定できます。つまり、私はクライアントから送信されたすべてのものを確認できる一方で、秘書は仕事を正しく行うために必要な連絡先情報にアクセスできます。」

関連項目：ペーパーレス化のための完全ガイド

会計事務所をペーパーレス化する方法

チャンスを見極める
様々なビジネスプロセスを見直して、何が一番紙を使っているか、立ち往生した場合に何が問題を引き起こすか、何が簡単にデジタル化できるかを考えてください。デジタル変革の最大のチャンスは、相当量の紙を使っていても支障がほとんどないことです。あなたの事務所が最終的にすべてデジタル化することを計画したとしても、ここから始めるべきです。

例えば、ペーパーレスの課金および請求は、関単に設定でき、何度も紙を使用しなくて済みます。

新しいプロセスを確立する
紙のドキュメントを処理する方法を指示することと、紙のドキュメントが不必要に作成されるのを防ぐことの両方のために新しいプロセスが整います。

計画は、ファイルを保存する場所 (クラウドベースのデータストレージソリューションまたはファイルサーバーのデータストレージが理想的です) と、名前付けやファイリングの規則など、ファイルを整理する方法から始める必要があります。次に、ユーザーを設定し、適切なセキュリティ権限を付与します。機密性の高いクライアントデータを含むファイルのパスワード保護を有効にすることもできます。

コラボレーションとバージョン管理のベストプラクティスを作成して、誰もが常に正しいファイルを参照していることを確認します。

スタッフが将来、紙のドキュメントを作成することを防止するために、電子署名、ペーパーレスの経費報告、ペーパーレスの財務諸表やレポートなどのプロセスを実装します。まず第一に、紙を作らないようにすればするほど、後でスキャンする必要が少なくなります。

適切なツールに投資する
プロセスは、それらをサポートする適切なツールがないと機能しません。そのため、計画を立てる際に、必要なものの検討を始めてください。

効果的なドキュメント管理システムは、ペーパーレスの会計事務所にとって非常に重要であり、すべてのドキュメントのデジタルハブとして機能します。ドキュメント管理システムにより、ロード時にファイルのインデックス作成をすることで、ドキュメントを簡単に整理できます。会計事務所のドキュメント管理システムを選択する場合は、インデックス作成/検索、光学文字認識 (OCR)、電子メール管理などの機能を優先して、ファイル形式に関係なくドキュメントを分類できるようにします。

また、オフィスの既存の文書業務を処理し、将来生成される（できれば少量の）紙を処理するために、高品質のスキャナーを選択する必要があります。

スキャナーを選択する際は、会計事務所の特定のニーズを考慮してください。たとえば、事務所が小規模で、1日あたり10,000ページ、1分あたり60ページを超えないスキャンを計画している場合は、Kodak i2900スキャナーが適しています。ただし、Kodak i3450スキャナーは、1日あたり最大30,000ページ、1分あたり最大90ページを必要とする大規模な会計事務所に適しています。

どのスキャナーを選択する場合でも、ファイルをドキュメント管理システムまたは共有データの場所に自動的に保存してスタッフの作業時間を削減するように設定する必要があります。

最後に、シュレッダーを使用することで、クライアントの機密性を確保しながら、事務所が不要になった物理的なコピーを破棄できます。手元に置いておく必要のあるアーカイブを整理するためのシステムを必ず作成してください。

関連項目：オフィス向けに最適なスキャナーを選択する方法

セキュリティを強化する
クラウドストレージが提供するセキュリティの強化を活用するには、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。既存のITポリシーとインフラストラクチャを導入している信頼できるクラウドプロバイダーと提携することに加えて、会計事務所は以下を実装する必要があります。

• アクセス許可と制限：ドキュメント管理システムでは、フォルダ上のドキュメント、さらにはファイルレベル、またはチームや役割ごとにドキュメントへのアクセスを制限できるようにする必要があります。これにより、ファイルを表示する必要がある人のみがアクセスできるようになります。
• 安全なポータル：機密情報を電子メールで送信しないでください。代わりに、やりとり全体を通じて情報を暗号化する安全なポータルを使用してください。
• 多要素認証：フィッシング詐欺によって、スタッフとクライアントの両方がパスワードを危険にさらす可能性があります。多要素認証は、システムへのアクセスを許可する前に追加の検証を要求することにより、不正アクセスを防止します。

コンプライアンスの確保とリスクの排除
コンプライアンスはどの会計事務所にとっても懸念事項ですが、いくつかの対策は、事務所が規制を順守し、リスクを軽減するのに役立ちます。

• データのバックアップ：誤ってドキュメントを削除したり、システム障害が発生したり、またはその他の可能性のある場合の損失を防ぐために、データを定期的にバックアップしてください。データをバックアップすると、失われたファイルをすばやく復元できます。
• 監査証跡：各ドキュメントの履歴を追跡するドキュメント管理システムを選択して、ファイルに対して誰が何を行なったかを追跡します。監査証跡は、何らかの問題が生じた場合の説明を可能にします。
• ファイル保持ポリシー：会計事務所は、ドキュメントが有用である限り、または法的要件を満たすまで、ドキュメントを保持する必要があります。ファイルを不適切に保存すると、訴訟や賠償請求につながる可能性があります。ファイル保持ポリシーを作成する場合は、次のことを考慮してください。
  • 州の規則：会計委員会によって制定された規制は州によって異なります。
  • 契約上の要件と規制：政府規制または政府が出資しているクライアントと連携する場合、事務所は特別な保持ポリシーを順守する必要がある場合があります。
  • 証拠開示規則と時効：ドキュメントまたは州には、特定の証拠開示規則または時効が必要な場合があります。事務所にとって見落としがないようにするための最良の方法は、弁護士に相談することです。

スタッフの更新および研修
事務所がペーパーレス化を進めることを発表するだけでなく、なぜそうしているのかを説明してください。スタッフを仲間に引き入れ変化に力が注がれると普及率が増加します。

次に、命名規則とファイリング規則、ドキュメントの読み込み、バックファイリング、ドキュメント管理システムのナビゲートなど、確立したプロセスについてスタッフをトレーニングします。

実際には、あなたが新しいプロセスを形作る中で彼らの意見を取り入れたいのかもしれません。最終的に実行するのは彼らなのですから。

紙への依存を抑える
どんなに頑張っても、古い習慣はなかなか直りません。たとえば、財務諸表を印刷することは、意識的な決定というよりも自動応答である可能性があります。

紙の習慣を阻止するために、次のように、事務所スタッフが可能な限り紙を使いにくくします。

• オフィスコンピュータの印刷機能を無効にする
• ドキュメントを確認するためにスタッフに追加のスペースを提供するデュアルモニターの提供
• コピー機、ファックス機、ファックスプリンタの排除
• ペーパーレスの請求明細書への登録

しばらくすると、ペーパーレスの会計処理は新たな習慣となり、ペーパーレス会計事務所にもう少しの所まで近づきます。

クライアントの更新
会計事務所をペーパーレスにしたら、お客様に対して、この変化が彼らにどのような影響を与えるのか、およびPRの機会としての両方の目的で伝えるためにお知らせください。あなたの事務所がこのような変更を行っている理由およびお客様が期待できるものおよび彼らが持っている可能性のあるセキュリティ上の懸念について取り組むことができるものを説明します。