あなたの資金を災害から守る方法：財務書類のデジタル化およびその他のヒント

2020年の上半期において、世界中で少なくとも207個の自然災害が記録されました。その数は急増し、2020年の第三四半期までに米国だけで自然災害が284個発生しました。この数は衝撃的ですが、氷山の一角にすぎません。これには世界的なコロナウイルス感染症のパンデミック、社会不安、および人々の日常生活を混乱させるその他のイベントは含まれていません。

その年を特徴付ける不確実性と変化により、世界中の人々は財政を災害に耐えられるものにする必要性をかつてないほどに認識しています。いまだに多くの人にとっては、その課題への取り組みの見通しは圧倒的なもののように感じられますが、幸いなことに、必ずしもそうではありません。

金融書類をデジタル化し、あらゆる災害から財源を保護するために使用できる簡単ではあるものの強力なヒントがいくつかあります。

自分の財産を確認する

財源を災害に強いものにするための最初の手順は、あなたが守っているものを確実に、最新の状態で把握することです。時間を少し取って、あなたが所有しているものを点検します。意思決定および追跡のために、アプリの使用を考慮してください。

• 所有物
• 場所
• 価値

物質的所有物の追跡だけをしないでください。主要なドキュメントの点検も行ってください。含まれるもの:

• 不動産権利書
• 自動車所有権証明書
• あらゆる種類の投資に対する所有権の証明
• 銀行口座、退職基金、およびその他の資産の書類
• 住宅ローンおよびその他のローンまたは支払うべき金額の書類

重要な金融書類を紛失しているかそれらが不正確であるまたは有効期限切れであるかも知れません。そうであるなら、この機会を利用して新しい正確なコピーを印刷、注文、または取得してください。

保険が標準レベルに達していることを確認

棚卸および最新の金融書類を手にして、保険証券を見直してください。以下を確認します。

• 生命保険証券
• 健康保険の補償内容
• 住宅、マンション、または賃借人保険
• 自動車保険証券
• 所有するその他の証券

オンライン保険計算機を使用するか代理店と話をします。災害に襲われた場合、住宅、自動車、および所有物を全面的に交換、修復、または建て替えするのに十分な補償があることを確認します。

• 全商品について証券をチェックし、紛失しているものがないまたは証券の補償対象外でないことを確認します。
• 高価な品目を評価し、必要に応じてその価格を記録します。
• 実際の評価済み保険証券をお持ちの場合、再調達価額証券へのアップグレードを検討してください。
• あなたが賃借人またはマンションの所有者の場合、地主またはホーム・オーナーズ・アソシエーションの証券が補償対象としているものを正確に理解しておきます。

総合保険、洪水保険、および標準の証券を補うその他の補償を検討してください。災害を被るほど悪いものはなく、保険が補償していると思ったものすべてが補償されているわけではありません。

保険を最新のものに変更したら、記録のために新しい証券書類があることを確認してください。

緊急時の蓄えを評価

ほぼ半数のアメリカ人は、$400というわずかな予期せぬ請求をカバーするのに十分な緊急時の蓄えがありません。支払う必要があるかもしれない場合、これは災害時には壊滅的な影響を与える可能性があります。

• 輸送費用
• 一時的な移動費用
• 保険控除免責金額
• 医療サービス
• 住宅または自動車の修理
• 所有物の交換

緊急時の蓄えがすでにある場合、時間を取って再評価してください。あなたの現在の状況に十分な蓄えがあり、災害時にアクセス可能であることを確認します。

緊急時の蓄えをお持ちでない場合、米消費者金融保護局の蓄えを作るためのガイドを確認してください。ご自身およびご家族のために蓄えを作るための計画を立ててください。

金融書類およびパスワードの保護

金融機関を正常な状態にしたら、災害後のすべての重労働に対応することを確認する時です。これを行うのに最も簡単で最も効果的な方法は、ドキュメントをスキャンしクラウドに保存することです。

クラウドに保存すると、ドキュメントが単一の場所またはデバイスに結び付けられることはなくなります。これにより、友人、家族、および災害の後にあなたに代わってドキュメントにアクセスする必要があるその他の人がアクセス可能となる一方で、ドキュメントをパスワード保護できます。

スキャンして保存する必要のあるドキュメントの例:

• あなたの住宅のインベントリ
• 権利証書
• 銀行および退職金口座情報
• 保険証券および高価な品目の価格評価
• 投資および不動産の所有権の証明
• 納税申告
• パスポートのコピー、出生証明書、および結婚証明書
• 遺言状、信託、およびその他の金融書類または法的文書

他にスキャンおよび保存できるもの:

• 個人的または感情的価値を持つ写真および書類
• ログインおよびパスワードのリスト
• 連絡先リスト
• 災害によって家を追われた場合に必要な情報が記載されたその他の参考書類

安全な預金箱、個人金庫またはその他の安全なハードコピーの収納庫を持っていたとしても、ドキュメントをクラウドにスキャンして保存することが極めて重要です。これは、大規模なまたは地域の災害が発生した場合、ハードコピーは破損したり紛失したりする場合があるためです。これは、自宅およびその他の場所にあるもののコピーいずれについても当てはまります。

その性質からして、クラウドのコピーはそのような紛失に対して脆弱ではありません。それらは、災害の規模に関わらずどこからでもいつでも取り出すことができます。クラウドのコピーはまた簡単に共有でき、復旧を簡素化し効率化することができます。

関連項目：Kodak i4200スキャナーは、洪水の被害に遭った裁判所の記録を1795年にまで遡って丁寧に安全にスキャンします。

高品質のデスクトップスキャナーの重要性

金融書類を保護する場合、何をスキャンし書類をどこにスキャンするのかを知っているだけでは不十分です。適切なドキュメントスキャンソフトウェアを搭載した高品質のスキャナーを所有していることもとても重要です。

なぜそれが重要なのでしょうか？

まず、大量に取り扱いのできるスキャナーが必要です。納税申告書および保険証券は数十ページの長さになる可能性があります。このような種類の長いドキュメントをスキャンしてアップロードすることは、適切な装置を所有していない場合は悪夢のような状況かも知れません。

一度に1ページしか給紙しないと何時間もかかってしまいます。そうすると、個々にスキャンしたページをまとまったファイルに順に並べて保存するのにさらに何時間もかかる可能性があります。ただし、適切なスキャナーおよびソフトウェアは、そのようなジョブを直ちに関単に片付けることができます。

次に、最高レベルの品質と可読性を提供するスキャナーが必要です。後で取り出すまたは再印刷する場合、汚れている、新しくない、判読できないドキュメントをスキャンするのは意味がありません。

最後に、アクセス可能性を最大限に高めるために、スキャナーを自宅に備えておく必要があります。金融書類を保護するプロセスで他の手順を通じて作業をしているときにスキャナーにアクセスできない場合、物事を失ったり、忘れたり、見落としたりするリスクが生じます。

高品質のスキャナーに投資することは、ご自分の未来の経済状況を保護する重要なステップです。

関連項目：紙の請求書および郵便物を効率的に整理できる方法

今すぐ必要なスキャナーを入手

Kodak Alarisには、あなたの金融書類を保護するのに必要なデスクトップスキャナーがあります。最寄りの地域の再販業者を見つけ、今すぐ金融書類の保護を開始してください。

関連項目：あなたのオフィス向けに最適なスキャナーを選択する方法