最適なドキュメントスキャンソフトウェアの見つけ方

ペーパーレス化により、生産性が30〜35％向上します。しかし、デジタル化を成功させるには、適切なツールが必要です。

残念ながら、これは多くの企業が苦しんでいる問題です。そもそも、適切なツールとは何でしょうか? 自分に合ったスキャンソフトウェアを選択する方法がわからない場合はどうしたらいいでしょうか?

ニーズに最適なスキャンソフトウェアを選択する方法に関するヒントについては、引き続きお読みください。

ヒント1：スキャンのニーズを把握する

実際のところ、誰にとっても適切な唯一「最良の」スキャンまたはキャプチャソフトウェアは存在しません。さまざまな業界の規模の異なるオフィスがさまざまなスキャナーモデルを利用しているように、さまざまなソフトウェアも必要です。それでは、どのスキャンソフトウェアが自分に適しているかを見つけるための最初のステップは、自身の特定のニーズを把握することです。

スキャンソフトウェアから必要なもののマッピングを開始するには、次のことを考慮してください。

• 会社の規模
• 会社に含まれるオフィスまたは場所の数
• ご予算
• スキャンする予定の、またはスキャンする必要のあるドキュメントの種類と量
• 従業員の移動性
• 投資している、または投資する予定のコンピュータまたはクラウドインフラストラクチャの種類
• 従業員がどのくらいテクノロジーに精通しているか

これらすべての要素が、どのソフトウェアプログラムがあなたとあなたのニーズにどれだけ適しているかを判断するのに役立ちます。

ヒント2：最高のスキャンソフトウェアにはOCRが搭載されます

「最高のスキャンソフトウェア2021」というタイトルのプログラムを推薦する場合、すべての候補者には少なくとも1つの共通点があります。それはOCRです。OCR（光学式文字認識機能）は、スキャナーソフトウェアがスキャンしたドキュメントを次のようなファイルに変換できるようにする機能です。

• サーチャブル
• 編集可能
• アクセス可能

これの重要性を誇張することはほとんど不可能です。

たとえば、あなたの会社が契約書を管理するとします。OCR以外のソフトウェアを使用して契約書の草稿をスキャンすると、契約書の写真になります。これにより、ドキュメントを読み取り正確なコピーを印刷できます。

ただし、次のことはできません。

• ドキュメントを編集し、変更があった場合に、最初からすべてを再入力するように強制する
• スクリーンリーダーまたはその他のツールを使用して、障害を持つ個人がドキュメントにアクセスできるようにする
• 標準の検索ツールを使用して、ドキュメント内の単語やフレーズを検索する

これらの制限により、スキャンしたドキュメントで実行できることが制限されます。また、ドキュメントが表示されるたびにそれらを処理するために必要な時間と労力も増加します。

対照的に、OCR対応のソフトウェアプログラムを使用すると、スキャンしたドキュメントのデータにアクセスし、共有し、最初からデジタルで作成するファイルと同じ方法で使用できます。業界やデジタル化の意図に関係なく、OCRが最適です。

ヒント3：自動修正するソフトウェアのスプリンギングを検討する

OCRを使用していないだけでなく、前のユーザーがドキュメントをスキャンする際に行ったひどい仕事を見つけるためだけに、作業に必要なドキュメントを引き出すことほどイライラすることはありません。

馬鹿げているかもしれません。色や陰影が悪く、ぼやけて読みづらい場合があります。スキャンする前にコーヒーをこぼした可能性もあります。

いずれにせよ、結果は同じです。あなた、あなたの同僚、そしてあなたのクライアントは、標準以下のドキュメントで作業する必要があります。

自動修正スキャナーソフトウェアを選択することは、そのイライラを二度と対処する必要がないことを意味します。最高のスキャナーソフトウェアは、以下を自動修正します。

• 鮮明さと明確さ
• 縞模様や染みなどの変色
• 向きとゆがみ
• クロッピング
• 明るさ

また、写真とテキストを区別し、最適なOCRを促進します。

[関連項目：常にパーフェクトページをスキャン]

ヒント4：スキャナーに縛られない

移動が多い従業員がいる場合は、モバイルデバイスと互換性のあるスキャンソフトウェアを選択してください。統合されたスキャンアプリは、スキャン品質を犠牲にすることなく、人々を移動させ続けます。

主にオフィスで使用する場合は、スキャンする必要のあるドキュメントの速度と量に対応できるスキャナーとスキャナーソフトウェアを探してください。遅いデバイスはスタッフをスキャナーに縛り付け、ワークフローを遅くするキューを作成し、イライラにつながるため、これは重要です。

適切なデバイスとソフトウェアが見つかります。

ヒント5：ソフトウェアがサポートされていることを確認する

どのスキャンソフトウェアが必要ですか? 問題が発生したらすぐにバックアップを実行させる専門家チームによってサポートされているソフトウェアですか、それとも問題が発生したときにすべてをドロップしてトラブルシューティングを行わなければならないソフトウェアですか。

どう見ても、迷うまでもありません。ソフトウェアが機能する必要があります。何か問題が発生した場合に、回復させることができる専門的なサポートにアクセスできることを知っておく必要があります。

不確かな場合は、信頼できる保証に裏打ちされたソフトウェアを選択してください。不安を取り除くことはそれだけの価値があります。

ヒント6：他の技術もアップグレードする

新しいスキャナーソフトウェアに投資する前に、工程をよく見てください。どこかで古いテクノロジーや時代遅れのテクノロジーを使用してませんか? 効率性とデジタル記録管理の目標に合わせてワークフローをアップグレードまたは更新しましたか?

そうでない場合は、少し待ってください。時代遅れの技術と連携するソフトウェアを選択することは良い投資ではありません。

プロセス重視であろうと機器重視であろうと、スピードを上げるために必要な他のアップグレードに投資します。そうすることで、真にあなたを前進させ、長期的な目標をサポートするスキャナーとスキャナーソフトウェアを選択するのに役立ちます。

[関連項目：アラリスがスキャンテクノロジーを使ってどのように革新するのか]

ヒント7：全体像を見失わない

デジタル化するとき、細部にこだわるのは簡単です。一日中、コスト、速度、容量のわずかな違いに思い悩むことができます。

しかし、いざとなれば、重要なことは次のようなスキャンソフトウェアを選択することです。

• あなたが必要とすることをする
• ユーザーフレンドリーである
• 予算に合う
• ビジネススタイルにフィットする
• 優れた技術サポートが付属している

他のオフィステクノロジー、ビジネス文化、およびワークフローと統合するソフトウェアの選択に焦点を合わせます。目的から意識をそらさないことで、自分にぴったりのソフトウェアをいかに簡単に見つけられるかに驚くかもしれません。

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