デスクトップスキャナを最大限活用する方法

近代的なオフィスで働いたことがある人なら誰でも、ドキュメントをスキャンして送信することの重要性を知っています。

信頼できないデスクトップスキャナーを持っていることがオフィスの悩みの種となる可能性があります。仕事を遂行するために必要なペーパーワークと文書のデジタル化が増えているにもかかわらず、実際の紙の文書が私たちの近代的な職場で果たす大きな役割をまだ持っているからです。 それらは当然、カタログに載せオンラインで入手可能な状態にする必要があります。そこがまさにドキュメントスキャナーが提供される場所なのです！

そのため、あなたのオフィスに十分に活用されていないと感じるデスクトップスキャナーがある場合、あなたはそれをより簡単にする/よりアクセスしやすくする方法に思いを巡らせているかもしれません。 ここに、お使いのスキャナーを最大限に活用するために知っておくべきことがすべてあります。

必要としているスキャナーの種類は？

すでにスキャナーをお持ちで満足している場合、遠慮なくこのセクションをスキップしてください。 現在お使いのスキャナーが必要なことを取り扱うように設計されているかどうかわからない場合、読み進めてください。

ほとんどの従業員がデフォルト設定のオフィス装置にある程度満足しているように見える一方で、そこにはより良い代替手段が存在する可能性もあります。 スペシャリストのためのスキャナー、枚葉給紙のスキャナー、およびありとあらゆるビジネスおよび消費者モデルを含む多くの異なる種類のスキャナーがあります。

多くのオフィスでは、大量の紙を使用するために装備されたスキャナーの入手に悩むことはなく、私たちはその理由を理解しています。 一度に大量のドキュメントをスキャンするために使用したり複数の人が同時に使用できるデスクトップまたはネットワーク化されたスキャナーは、少し行き過ぎまたは不要なもののように思えるかも知れません。

しかし、オフィスでいつもスキャナーの列に並ぶことで時間を取られていると感じる場合、アップグレードを検討する価値があるかも知れません。

スキャンがオフィスにおける1日の時間の大きな部分を占める場合、消費者向けのモデルでは時間を短縮することはできません。 標準のデスクトップスキャナーは、1人が日常的に使用することを前提に設計されており、複数の人が多数のページの資料をスキャンするために使用していると簡単に過剰な負荷がかかってしまいます。

オフィスのスキャナーをアップグレードするかどうかを決める場合、どのくらい使用するのかを頭に入れてください。 かなりたくさん使用する場合、アップグレードを検討してください。

[関連項目： あなたのオフィス向けに最適のスキャナーを選択する方法]

どうやって効率性を最大化するのか？

スキャナーの基本

すでにあなたに合ったスキャナーをお持ちの場合、どうすればできるだけ長持ちさせ、予定の製品寿命の期間スキャナーを作動させ続けることができるのか悩んでいらっしゃるかと思います。 それに対する答えは簡単なように思われますが、実行に移すのは困難です。 適切に使用する。

すべてのデスクトップスキャナーには、メンテナンスおよび操作に関する詳細な説明書が同梱されていますが、通常これらの説明書を読むことは一旦コツをつかんでしまうと途中で挫折します。 スキャナーを長持ちさせたければ適切に取り扱う必要があり、これには多くの意味があります。

1. スキャナー/プリンターをお持ちの場合、インクカートリッジが定期的に交換されていることを必ず確認してください。 模造品や第三者のカートリッジは漏れたりスキャナー内部の部品を損傷したりする可能性があるため、必ずメーカーが認定したカートリッジのみ使用してください。
2. 部品を定期的に清掃してください。 スキャナーは時々分解したり元の状態に戻したり、その部品を清掃する必要があります。 この作業は少なくとも数ヶ月毎に必ず実施する必要があり、これを実施しない場合、効率性と使い勝手が明らかに低下することにお気づきになるでしょう。
3. 常に指示書に従う。 ドキュメントを間違った方法で給紙したりぬれた手でスキャナーを使用したりしないでください。通常、このようなささいなことでスキャナーの調子が悪くなることはありませんが、間違った操作があまりに多くなると、あっという間にスキャナーが使えなくなってしまいます。 間違った方法で操作しないように、取扱説明書を常にお読みください。

以下の項目は覚えておく必要のある非常に重要な3つの事柄です。 ものをきれいにしておく、取扱説明書に従う、そしてインクを使用するスキャナーについては、認証済みのカートリッジを必ず使用します。

高度な知識を持ったスタッフ

スキャナーを満足のいく状態にしておくために、活用できるいくつかの外部ツールがあります。 これには、スキャナーを監視し、お使いのスキャナーが作動していることを確認するスキャナーソフトウェアツールが含まれます。 例えば、Kodak Alaris の Scanner Manager は、プロアクティブアラートを提供し、ダウンタイムを減らし、操作上の洞察を提供し、組織全体でキャプチャワークフローの生産性を向上させることができます。

大きな懸念だとは思われないかも知れませんが、インターネットに接続された他の機器と全く同じようにスキャナーはサイバー犯罪の標的にされる場合があります。そのため、セキュリティ機能を搭載しておくことも重要です。

スキャナーはよりインテリジェントになっており、スキャナーを使用してできることに関しては大きな進展を遂げてきました。

スキャナーを使って行なった体験は、単にドキュメントをスキャンして誰かに電子メールで送信したこと程度のものに限られるかもしれませんが、乱雑な手書きのドキュメントをスキャンする必要がある場合は何が起きるのでしょうか？ あるいはドキュメントに染みがついている場合はどうでしょうか？ あるいはどうしても明確に表示されない、いつもとは違う画像のコントラストがドキュメントにある場合はどうでしょうか？

このような場合に高度なスキャナーソフトウェアが役に立ちます。 ツールは乱雑な手書き原稿を分離させ、読みやすくするように領域をハイライトし、視覚的により美しくなるよう画像を色補正などすることができます。 スキャナーのブランドが異なれば別の種類のソフトウェアを使用する必要があるため、お使いのスキャナーにより簡単な操作を体験できるソフトウェアがあるかどうか確認するよう気を付けておいてください。

[関連項目： 常にパーフェクトページスキャン]

原稿の管理

お使いのデスクトップスキャナーを最大限に活用する最も良い方法の1つは、適切に使用することを心がけることです。 管理がうまくできないために一日のうちに同じドキュメントを何度もスキャンしたり、初期設定が間違っているために不適切なフォーマットを使用していることがわかると驚かれるかもしれません。

常にすべてを把握しておくには、明確な方法でスキャンしたドキュメントの経過を追うためにドキュメント管理システムを搭載したデスクトップスキャナーを使用することをお勧めします。

ドキュメントスキャナーまたはスキャナーソフトウェアをアップグレードする時になれば、Kodak Alaris がサポートします。 当社にお問い合わせいただくか最寄りのパートナーを見つけて開始してください。

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