オフィスでの紙くずの削減のヒント

平均的な事務員は、コピー用紙を年間10,000枚使用することをご存知でしたか？あるいは、事務所で印刷するすべてのドキュメントのうちおよそ45%が年内にゴミ箱に投げ入れられることをご存知でしたか？

環境保護庁は、配布資料、コピー用紙、およびノートが埋め立てゴミの最も多くを占めていることを報告しています。事務所内の紙くずを削減し、より環境に優しい、整理された労働環境を整える方法についてのいくつかのヒントを記載します。

紙のドキュメントのリサイクルおよびシュレッダーがけ

重要なことを優先させる: リサイクルしてシュレッダーがけ。

紙くずを減らすには、あなたおよびあなたのオフィスにいる誰もが、何がリサイクル可能でそれがどうなるのかを知っておく必要があります。重要なまたは秘密のドキュメントがシュレッダーにかけられ、紙がリサイクルされ、本当に不要なゴミだけがゴミ箱に入れられることを確認します。必要な場合に参照できる役に立つ図表を同僚に送信し、指定したリサイクルおよびごみ処理センターは郵送します。

個人のゴミとゴミ箱を取り除く

このヒントは最初は逆効果に思えるかもしれませんが、個人のゴミ箱をなくすことで、従業員は自分のゴミをより慎重に考慮するようになります。明確にマークされた廃棄およびリサイクルセンターをオフィスの1カ所にまとめることで、個人は自分の机の下にすべてを投げ込むのではなく、捨てるものとそれがどこに行くのかを考えるようになります。

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紙のノートとポストイットリマインダーを排除する

使用する紙のノート数を減らすことにより、紙の無駄を減らします。ペンと紙が整理整頓に役立つことがわかった場合は、簡単なメモとやることリストのために1人の物理的なプランナーを指定しますが、環境に優しいオプションを検討してください。コンピュータまたは役立つモバイルアプリでタスクリマインダーを設定して、ポストイットの使用を減らします。

会議での配布資料の回避

従業員に会議前の概要および会議後のまとめを電子メールで送信することにより、重要でない資料の印刷し過ぎを避けます。意見を収集する必要がありますか？全員がアクセスできる共有可能で全員が編集できるGoogleドキュメントを作成します。

印刷用に代替の用紙の材料を考慮

何らかの理由でドキュメントを物理的に印刷する必要がある場合、リサイクル率が100%の紙または再生紙あるいは木を使わない繊維作物および麻の素材の紙などの代替の紙材料を考慮してください。

ペーパーレス請求書に登録する

ほとんどの銀行や請求会社は、支払いプロセスをより管理しやすく環境に優しいものにするため、ペーパーレス請求書オプションを提案しています。細断したりリサイクルしたりする可能性のある紙の請求書を排除することは、仕事場を整理し、不要な紙ごみを一掃するのに役立ちます。

従業員に口座振込およびオンライン支払い明細票の選択肢を与える

給与を受け取るより速くより効率的な方法であるだけでなく、口座振込はさらにタンス、引き出し、または物理的な書類整理棚に押し込まれる羽目になる紙の給与明細票を排除します。オンライン給与ソリューションを通じて、従業員が給与明細票や支払書類にアクセスできるようにしてください。

Googleドライブにマニュアルおよび会社の方針情報を保存

会社の方針変更の概要を説明するいくつかの紙のドキュメントまたは従業員ハンドブックを配る代わりに、重要な情報をGoogleドライブの共有のアクセス可能なフォルダに集めて最新の状態に保ちます。

ドキュメントスキャナーでファイルをデジタル保存

紙の無駄を減らすための最良のヒントの1つは、オフィスのドキュメントスキャナーで紙のドキュメントをデジタル化することです。ドキュメントをデジタル化すると、紙製品を排除し、保管スペースを節約し、重要で機密性の高いドキュメントを保護するのに役立ちます。ファイルがデジタルで保存されると、オフィスの許可された担当者がファイルを簡単に共有してアクセスできるため、追加の物理コピーを作成する必要がなくなります。

E1000シリーズやS2000シリーズなどのデスクトップスキャナーはコンパクトで使いやすいため、オフィスを整理して紙の無駄を減らすために不可欠なツールになっています。中小企業、ホームオフィス、または顧客と直接対応する携帯電話会社の場合、Scanmate i940などのより小型のポータブルスキャナーは、紙のドキュメントのデジタル化や出先での情報の共有のための、効果的なソリューションです。

Kodak Alarisに連絡して、ドキュメントスキャナーとスキャナーテクノロジーがどのように整理された状態を保ち、オフィス環境での紙の無駄を減らすのに役立つかについて詳しく学んでください。