家に入って来る用紙の約80パーセントは役に立たないガラクタの山であると専門家は予測しています。積み重ねが増え、時間、エネルギー、および心の平安が食いつぶされます。
2:8の法則としても知られているパレートの法則に基づくと、あなたにたどり着くその他の20パーセントの用紙はただ単に重要なのではなく、非常に重要なのです。これらはあなたが必要とする場合にめったに入手できそうにない非常に重要なドキュメントです。
ドキュメントをスキャンすることが役に立ちますが、すべてのデジタル構成システムが平等に作られているわけではありません。ここにペーパーカッターの問題に今回限りで取り組むためにドキュメントをスキャンして整理しておく方法についてあなたが知っておく必要のある回答があります。
ドキュメントを管理する最初の手順は、まず初めに不要な紙の流れを止めることです。これを完璧にすることは不可能ですが、流れを少し減らすことでも役に立ちます。やって來る大量の紙を減らすための簡単な方法:
次の手順は、ご自分で作製したペーパーカッターを減らすことです。あなたはリストを作成しなければいられない人ですか?紙切れよりもアプリの使用を試してください。
スケジュールが異なる家族と連絡を取るのにメモを使いますか?家族のSlackチャンネルを作成するか代わりにホワイトボード、黒板、または別の再使用可能なメッセージスポットを取り付けます。
3つ目の手順は、紙の束の処分を簡単にすることです。リサイクル容器をガレージまたは郵便物を家に持ち込むどこか他の場所に設置します。チラシおよびその他の明らかに不要な郵便物を家に持ち込む前に容器に廃棄することを習慣にします。
最後に、実際に必要な20%の紙のための指定の場所を設定します。扱う時間ができるまで安全に保たれます。
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紙を真に価値のあるものに絞り込んだら、デジタル化する準備の完了です。しかし、計画なしでデジタル化することは惨事を招く行為です。紙の混乱がデジタルの混乱になるのを防ぐには、次の重要なルールに従ってください。
1:同じ方法でファイルに名前を付ける
ファイルに名前を付けるための簡単な方法を設定し、毎回それを使用します。これを行う正しい方法は1つではありません。重要なのはそれがあなたにとって正しい方法であるということです。
年と「領収書」などのキーワード、またはドキュメントに関連する家族の名前を含めることを検討してください。これにより、後でドキュメントを簡単に取得できるようになります。
2:デジタルファイリングシステムを設定する
ファイル名と同様に、重要なことは、そのシステムがあなたにとって意味があることと、例外なくそれに従うことです。使いやすいように、年ごと、家族ごと、またはドキュメントカテゴリごとにフォルダを作成します。
3. 1回タッチする
人気の「1回タッチする」ルールで時間とエネルギーを節約しましょう。ドキュメントを開いたらすぐにスキャンして保存します。それが不可能な場合は、毎週、その週に受け取ったすべての重要な書類をバッチスキャンする時間をスケジュールします。
これにより、ドキュメントの紛失や破損を防ぐことができます。また、必要なときにデジタルでアクセスできるようにします。
4. 安全に保存
ドキュメントをクラウドに保存します。クラウド以外のオプションを使用する必要がある場合は、バックアップシステムが整っていることを確認します。プライベートドキュメントを安全に保つために、必要に応じて適切なパスワード保護を使用してください。
デジタル化は難しいことのように思いますか? システムをセットアップした後に、ドキュメントのスキャンとファイリングに対応する能力に疑問を感じていますか? もしそうなら、あなただけではありません。
多くの人々は怖じ気づいて、デジタル化のプロセスに取り組もうとしません。始めても最後までやり遂げられない人々もいます。多くの場合、このような失敗は次が原因で発生します。
新しいローペーパーまたはペーパーレスの生活を十分に油を差した機械のように機能させるための鍵は、プロのようにスキャンすることを学ぶことです。
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ペーパーレスまたはペーパーライトシステムでは、デスクトップドキュメントスキャナー(またはその代わりに使用しようとしているもの)が単一障害点になります。つまり、必要な方法で機能しない場合、システム全体が機能しません。
成功するためには、スマートフォンや低品質のスキャナーに頼ることはできません。以下および同様のデバイス:
いずれの場合も、プロセスと結果に不満を感じることになります。システムにこだわることは、どれほどうまく設定されていても、不可能です。
高品質の家庭用スキャナーだけで十分です。高品質のスキャナーを使用すると、次のことができます。
ただし、優れたスキャナーにアクセスするだけでは不十分であることに注意することが重要です。
他人のスキャナーを使おうとすることも失敗のもとです。他人のスキャナーに依存している場合:
自身の高品質のデスクトップスキャナーに投資することで、パワーとコントロールを手に入れることができます。
スキャナーを設置したら、デジタル化を次のレベルに引き上げるソフトウェアとペアリングします。一括スキャン後、デジタルシステムを管理する上での最大の問題の1つは、必要な場所でファイルを取得することです。
スマートフォンと低品質のスキャナーは、デフォルトのドロップサイトにデフォルトの名前でファイルを保存します。アイテムをスキャンしたら、手動で入力して名前を変更する必要があります。次に、それを目的地に移動する必要があります。
スキャナーとそのシステムによっては、これにはエアドロップ、電子メール、またはその他の中間手順が含まれる場合があります。ドキュメントを正しいサブファイルに移動するために、後で目的地ポイントに移動する必要がある場合もあります。
すべてのファイルに対してこのプロセスを繰り返す必要があります。時間と手間がかかります。
その上、多くのスキャナーは、テキストドキュメントの検索可能なデジタルコピーを提供できず、代わりに手動で確認する必要のある画像に変換します。
ただし、適切なソフトウェアを使用すると、プロセス全体を数回のクイッククリックに簡略化できます。スマートタッチスキャンソフトウェアを使用すると、次のことができます。
これが意味すること
適切なソフトウェアと適切なスキャナーを組み合わせると、デジタルシステムを簡単に作成できます。
最高のシステムでさえ、日常生活の不完全性に影響を受けます。摩耗、裂け目、間違いによってシステムの機能を乱さないでください。
事前に計画してください。スキャナーとソフトウェアを設置した瞬間から、優れたメンテナンスおよびサポートサービスを選択してください。そうすることで、生活で必然的に何かが起きても、それが大惨事にならないことが保証されます。
適切なサポートサービスと保証により、発生した緊急事態をちょっとしたトラブルに替えることができます。そのため、Kodak Alarisは、高度なユニット交換(AUR)からオンサイト修理までのさまざまなサービスプランとともに、すべての製品のソフトウェア保証と技術支援を提供しています。
これらの機能は、ドキュメント、システム、および心の平安を守ります。前もってそれらに投資しておけば、後悔することはありません。
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優れたデジタル組織の最大の秘密は、長期的な成功に必要なツールとシステムを用意することです。ドキュメントを適切にスキャンする方法を理解し、それを実行するためのツールを用意したら、成功への準備が整います。
Kodak Alarisがお手伝いします。お住まいの地域の小売パートナーを見つけて、デスクトップドキュメントスキャナーとソフトウェアソリューションが今日のドキュメントの整理にどのように役立つかを探ります。
これらの主要な要素をホームオフィスに取り入れて効率を高めてください。
Kodak Alarisは、ビジネスプロセスを簡素化する情報キャプチャソリューションの大手プロバイダーです。弊社は、数十年にわたるイメージサイエンスの革新がもたらした、スマートで接続されたソリューションを提供し、情報を理解するための支援を世界的に行っています。弊社の受賞歴を誇るスキャナー、ソフトウェア、サービスは、弊社のチャネルパートナーネットワークを通じて世界各地で販売されています。
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