パーソナルドキュメントをスキャンしてデジタルライフを営むためのヒント

家に入って来る用紙の約80パーセントは役に立たないガラクタの山であると専門家は予測しています。積み重ねが増え、時間、エネルギー、および心の平安が食いつぶされます。

2：8の法則としても知られているパレートの法則に基づくと、あなたにたどり着くその他の20パーセントの用紙はただ単に重要なのではなく、非常に重要なのです。これらはあなたが必要とする場合にめったに入手できそうにない非常に重要なドキュメントです。

ドキュメントをスキャンすることが役に立ちますが、すべてのデジタル構成システムが平等に作られているわけではありません。ここにペーパーカッターの問題に今回限りで取り組むためにドキュメントをスキャンして整理しておく方法についてあなたが知っておく必要のある回答があります。

ドキュメントを管理する

ドキュメントを管理する最初の手順は、まず初めに不要な紙の流れを止めることです。これを完璧にすることは不可能ですが、流れを少し減らすことでも役に立ちます。やって來る大量の紙を減らすための簡単な方法:

• 可能な場合はいつでも紙を使わない請求書を選択
• 可能な場合はいつでも診療所および他のサービス提供者からの電子メールまたは携帯電話のメールのリマインダーを申し込む
• もはや楽しんでいないハードコピーの新聞および雑誌の定期購読をキャンセル
• まだ好きな出版物のデジタル定期購読に切り替える

次の手順は、ご自分で作製したペーパーカッターを減らすことです。あなたはリストを作成しなければいられない人ですか？紙切れよりもアプリの使用を試してください。

スケジュールが異なる家族と連絡を取るのにメモを使いますか？家族のSlackチャンネルを作成するか代わりにホワイトボード、黒板、または別の再使用可能なメッセージスポットを取り付けます。

3つ目の手順は、紙の束の処分を簡単にすることです。リサイクル容器をガレージまたは郵便物を家に持ち込むどこか他の場所に設置します。チラシおよびその他の明らかに不要な郵便物を家に持ち込む前に容器に廃棄することを習慣にします。

最後に、実際に必要な20%の紙のための指定の場所を設定します。扱う時間ができるまで安全に保たれます。

関連項目：オフィスでの紙くずの削減のヒント

デジタル化

紙を真に価値のあるものに絞り込んだら、デジタル化する準備の完了です。しかし、計画なしでデジタル化することは惨事を招く行為です。紙の混乱がデジタルの混乱になるのを防ぐには、次の重要なルールに従ってください。

1：同じ方法でファイルに名前を付ける
ファイルに名前を付けるための簡単な方法を設定し、毎回それを使用します。これを行う正しい方法は1つではありません。重要なのはそれがあなたにとって正しい方法であるということです。

年と「領収書」などのキーワード、またはドキュメントに関連する家族の名前を含めることを検討してください。これにより、後でドキュメントを簡単に取得できるようになります。

2：デジタルファイリングシステムを設定する
ファイル名と同様に、重要なことは、そのシステムがあなたにとって意味があることと、例外なくそれに従うことです。使いやすいように、年ごと、家族ごと、またはドキュメントカテゴリごとにフォルダを作成します。

3. 1回タッチする
人気の「1回タッチする」ルールで時間とエネルギーを節約しましょう。ドキュメントを開いたらすぐにスキャンして保存します。それが不可能な場合は、毎週、その週に受け取ったすべての重要な書類をバッチスキャンする時間をスケジュールします。

これにより、ドキュメントの紛失や破損を防ぐことができます。また、必要なときにデジタルでアクセスできるようにします。

4. 安全に保存
ドキュメントをクラウドに保存します。クラウド以外のオプションを使用する必要がある場合は、バックアップシステムが整っていることを確認します。プライベートドキュメントを安全に保つために、必要に応じて適切なパスワード保護を使用してください。

プロのようにドキュメントをスキャンする方法

デジタル化は難しいことのように思いますか? システムをセットアップした後に、ドキュメントのスキャンとファイリングに対応する能力に疑問を感じていますか? もしそうなら、あなただけではありません。

多くの人々は怖じ気づいて、デジタル化のプロセスに取り組もうとしません。始めても最後までやり遂げられない人々もいます。多くの場合、このような失敗は次が原因で発生します。

• 間違ったツールの使用
• 間違ったプロセスの使用
• 低品質のスキャンによって作成された問題

新しいローペーパーまたはペーパーレスの生活を十分に油を差した機械のように機能させるための鍵は、プロのようにスキャンすることを学ぶことです。

関連項目：ホームオフィスの効率性へのガイド

プロのヒント1：問題をスキャンする方法

ペーパーレスまたはペーパーライトシステムでは、デスクトップドキュメントスキャナー（またはその代わりに使用しようとしているもの）が単一障害点になります。つまり、必要な方法で機能しない場合、システム全体が機能しません。

成功するためには、スマートフォンや低品質のスキャナーに頼ることはできません。以下および同様のデバイス：

• 遅くて使用が面倒
• 複数のページをすばやく簡単にスキャンできない
• 複数ページのドキュメントの照合スキャンを作成しない
• 読み取りにくく、再印刷しにくい低品質のスキャンを作成する
• スキャンしたファイルを変則的で使いにくいファイル形式で作成する可能性がある

いずれの場合も、プロセスと結果に不満を感じることになります。システムにこだわることは、どれほどうまく設定されていても、不可能です。

高品質の家庭用スキャナーだけで十分です。高品質のスキャナーを使用すると、次のことができます。

• 素早く簡単にドキュメントをスキャン
• 必要なスキャン品質を得る
• システムを正常に動作させる

ただし、優れたスキャナーにアクセスするだけでは不十分であることに注意することが重要です。

あなたのスキャナーが必要です

他人のスキャナーを使おうとすることも失敗のもとです。他人のスキャナーに依存している場合：

• そのスキャナーが使用できなくなると、システムが故障する
• スキャンの品質を制御することができない
• システムの操作がより困難で時間がかかる

自身の高品質のデスクトップスキャナーに投資することで、パワーとコントロールを手に入れることができます。

関連項目：小規模オフィスに最適なドキュメントスキャナー

プロのヒント2：適切なソフトウェアで状況を一変させる

スキャナーを設置したら、デジタル化を次のレベルに引き上げるソフトウェアとペアリングします。一括スキャン後、デジタルシステムを管理する上での最大の問題の1つは、必要な場所でファイルを取得することです。

スマートフォンと低品質のスキャナーは、デフォルトのドロップサイトにデフォルトの名前でファイルを保存します。アイテムをスキャンしたら、手動で入力して名前を変更する必要があります。次に、それを目的地に移動する必要があります。

スキャナーとそのシステムによっては、これにはエアドロップ、電子メール、またはその他の中間手順が含まれる場合があります。ドキュメントを正しいサブファイルに移動するために、後で目的地ポイントに移動する必要がある場合もあります。

すべてのファイルに対してこのプロセスを繰り返す必要があります。時間と手間がかかります。

その上、多くのスキャナーは、テキストドキュメントの検索可能なデジタルコピーを提供できず、代わりに手動で確認する必要のある画像に変換します。

ソフトウェアによる合理化

ただし、適切なソフトウェアを使用すると、プロセス全体を数回のクイッククリックに簡略化できます。スマートタッチスキャンソフトウェアを使用すると、次のことができます。

• ドキュメントをPDFにスキャン
• ドキュメントをWordにスキャン
• ドキュメントを選択した他の形式にスキャン
• 読みやすさと検索しやすさのためにスキャンを最適化する
• クリーンではないドキュメントでもクリーンなスキャンを得る
• ドキュメントを移動する必要のある場所（クラウドの宛先を含む）に1つのステップで転送する

これが意味すること

• 毎回最高品質のスキャンを得る
• ドキュメントのスキャンとファイリングに費やす時間が短縮される
• ドキュメントを失うリスクが少なくなる
• ドキュメントをうまくスキャンする方法について感じるストレスが少なくなる
• ドキュメントが検索可能
• テキスト、画像、その他の種類のドキュメントを同じように簡単に処理できる

適切なソフトウェアと適切なスキャナーを組み合わせると、デジタルシステムを簡単に作成できます。

プロのヒント3：適切なサポートでシステムをバックアップする

最高のシステムでさえ、日常生活の不完全性に影響を受けます。摩耗、裂け目、間違いによってシステムの機能を乱さないでください。

事前に計画してください。スキャナーとソフトウェアを設置した瞬間から、優れたメンテナンスおよびサポートサービスを選択してください。そうすることで、生活で必然的に何かが起きても、それが大惨事にならないことが保証されます。

適切なサポートサービスと保証により、発生した緊急事態をちょっとしたトラブルに替えることができます。そのため、Kodak Alarisは、高度なユニット交換（AUR）からオンサイト修理までのさまざまなサービスプランとともに、すべての製品のソフトウェア保証と技術支援を提供しています。

これらの機能は、ドキュメント、システム、および心の平安を守ります。前もってそれらに投資しておけば、後悔することはありません。

関連項目：あなたの資金を災害から守る方法

優れたデジタル組織の最大の秘密

優れたデジタル組織の最大の秘密は、長期的な成功に必要なツールとシステムを用意することです。ドキュメントを適切にスキャンする方法を理解し、それを実行するためのツールを用意したら、成功への準備が整います。

Kodak Alarisがお手伝いします。お住まいの地域の小売パートナーを見つけて、デスクトップドキュメントスキャナーとソフトウェアソリューションが今日のドキュメントの整理にどのように役立つかを探ります。