Revisão de produtos pela FACTS Magazine

Especialistas em inovação de mídia

O propósito final dos scanners é converter as informações do papel em dados digitais. A FACTS explica o que os scanners podem fazer e envia quatro scanners específicos a documentos para a arena a fim de fazer um teste comparativo.

O fato de que ainda produzimos muitos documentos em papel é, na verdade, um anacronismo. Obviamente, há determinados conteúdos que causam uma impressão mais valiosa no papel. Para um folheto ou catálogo, a experiência do toque tem sua função, um folheto corporativo de alta qualidade é muito mais eficiente do que um link para um site ou um PDF como um anexo de e-mail, e os documentos sobre a mesa frequentemente oferecem uma condição de trabalho melhor do que seus equivalentes digitais. Mas no que se refere à correspondência empresarial, o papel representa um entrave. Na maioria dos casos, ele é gerado em um PC (às vezes até altamente automatizado), em seguida, é impresso, colocado em envelopes e enviado por correio. Os destinatários mantêm arquivamentos paralelos de e-mail e arquivos de papel ou optam por converter a correspondência recebida ao formato digital para manter todos os documentos juntos. Eles digitalizam esses documentos, que voltam ao formato digital: a segunda disrupção de mídia do documento. Enquanto cartas forem escritas e outros documentos semelhantes forem gerados, o scanner terá uma função importante: ele formará o portal por meio do qual as informações presas no papel entram no gerenciamento de documentos digitais. Os scanners estão também se tornando cada vez mais inteligentes, pois eles vão muito além de simplesmente digitalizar um papel e criar sua cópia. Agora, eles estão equipados com software que endireita a página, remove opticamente furos e bordas dobradas e, em especial, torna os caracteres legíveis eletronicamente, além de oferecer um índice no qual informações adicionais podem ser inseridas. Em particular, a provisão digital de documentos facilita a pesquisa. Os gerentes conseguem responder imediatamente aos pedidos dos clientes ao telefone quando conseguem obter correspondências e informações armazenadas internamente direto da estação de trabalho.

Qual é a finalidade do scanner?

Quando mais de seis páginas são digitalizadas por dia, um scanner de documentos profissional deve ser disponibilizado. Na arena, a FACTS comparou com precisão esses scanners. Diferentemente dos scanners de mesa, eles têm um alimentador automático e, em contraste com os sistemas multifuncionais, o alimentador se especializa em “papel usado”: em geral, esses scanners lidam bem com uma variedade de formatos, desde cartões de visita até papéis de carta A4 não dobrados, bem como diferentes propriedades, desde finas notas fiscais até cartões de índice empilhados. Muitos desses scanners podem ler a frente e o verso em uma só passagem, e os modelos mais inteligentes reconhecem e ignoram as páginas em branco.

O mercado oferece muitos scanners diferentes para aplicações diferentes. Desenhos técnicos de grande formato exigem scanners diferentes em comparação aos passaportes. Há scanners especiais para livros, que emitem luz pela parte superior para que o livro não seja danificado e possa ser folheado facilmente – e alguns scanners podem até mesmo virar as páginas de modo independente e automatizado. Por sua vez, o multifuncional que consegue digitalizar, imprimir e copiar representa uma inovação de mídia totalmente especializada, pois ele transfere o conteúdo dos arquivos para o papel, bem como transmite as informações do papel para o formato de arquivo.

ECONOMIA DE ESPAÇO: os scanners que não são usados a todo instante devem ocupar o mínimo de espaço possível sobre a sua mesa. O Avision AD260 pode ser transformado em uma pequena caixa preta em duas etapas simples. Suas partes móveis também parecem ser bastante resistentes.

Requisitos diferentes

Em algumas áreas, os scanners já foram substituídos, por exemplo, aplicativos acessíveis estão disponíveis para smartphones que capturam o conteúdo de cartões de visita, tornando então supérfluo o pequeno scanner de cartões de visita que costumava ser quase indispensável nas feiras comerciais. No entanto, os práticos scanners móveis ainda têm seus fãs, como representantes de vendas que desejam digitalizar e fazer upload de documentos de contrato diretamente nas visitas aos clientes para acelerar a transação.

Mesmo em escritórios “completamente normais”, os requisitos são diferentes. Em alguns locais, um rendimento de 20 páginas por minuto é suficiente, mas 200 páginas não são suficientemente rápidas em outros locais. Isso também exerce uma função, seja com a digitalização executada centralmente na sala de correspondência ou de modo descentralizado na estação de trabalho individual sobre o balcão. Os scanners mais simples são conectados localmente via interface USB ao PC e salvam os documentos ali. Os scanners independentes conseguem trabalhar de modo autônomo. Para o arquivamento central, é importante que o scanner esteja pronto para a rede. É possível também transferir documentos para um destino por meio de uma rede Wi-Fi.

Quando formatos ou correspondências de várias páginas precisam ser processados, o processamento em lote faz sentido. Para essas aplicações, um scanner duplex é geralmente recomendável. Ele pode digitalizar todos os documentos frente e verso, nada é perdido e tudo o que precisa ficar junto é assim mantido. Os scanners de produção para volumes muito grandes de documentos também processam lotes cujos documentos devem ser armazenados em arquivos diferentes. Para separar muitos documentos de várias páginas uns dos outros, códigos de barras são aplicados antes da digitalização. Para a correspondência normal, uma resolução baixa de 150 dpi é suficiente. Para fotos, as condições são diferentes – por exemplo, em relação às reivindicações de danos de uma apólice de seguros. Os formatos com áreas sombreadas apresentam grandes desafios. Para eles, há um software especializado que lê apenas os campos relevantes ou que oculta determinadas cores. Com a digitalização normal, esses documentos têm grandes chances de serem pouco legíveis.

Não há mais nenhum scanner de documentos vendido sem software. Antigamente, ele sempre precisava ser adquirido separadamente, e os fabricantes eram, em sua maioria, diferentes. Atualmente, a “inteligência” exigida em acréscimo à mecânica e a técnica de exposição estão mudando cada vez mais no scanner. Pelo menos um programa de software “pequeno” é incluído com cada scanner para que você possa ajustar as configurações de digitalização e, então, visualizar e salvar a imagem. Além disso, produtos de software de processamento adicional estão disponíveis e são oferecidos diretamente pelo fabricante: reconhecimento de texto (OCR), software para aprimorar a qualidade da imagem ou uma solução completa de arquivamento.

CONDIÇÕES COMPARÁVEIS: os quatro candidatos do teste foram todos projetados para o tamanho máximo A4, têm um alimentador automático, conseguem fazer digitalizações duplex e precisam de um PC, no qual o software de processamento é instalado e as imagens são armazenadas.  

CAUSOU BOA IMPRESSÃO: o scanner Fujitsu foi entregue em uma sólida caixa de remessa reutilizável, enquanto os outros estavam embalados em caixas de papelão com isopor e plástico, como normalmente ocorre.

Arena

Na arena da FACTS, quatro scanners foram comparados: o AD260 da Avision, o WorkForce DS860 da Epson, o fi-7160 da Fujitsu e o Alaris S2050 da Kodak Alaris. Todos são scanners de mesa simples com portas USB 3.0, que exigem um PC para fins de processamento e armazenamento. Eles têm dimensões compactas e ocupam pouco espaço sobre a mesa. Em termos de correspondência empresarial, eles se especializam em documentos A4, mas podem processar também formatos pequenos, como cartões de visita ou cartões de crédito. Eles alimentam os documentos por meio de um alimentador automático e digitalizam a frente e o verso em uma só operação, sem sacrificar a velocidade (em comparação com a digitalização simplex). Em termos de preço, os candidatos do teste custam entre 500 e 750 euros. As informações de preço na tabela de visão geral abaixo não provêm dos próprios fabricantes, pois eles não desejam criar obstáculos para as atividades de seus parceiros varejistas. Os “preços de mercado” da Internet listados na tabela estão geralmente bem abaixo do preço recomendado pelo fabricante e flutuam expressivamente de portal a portal.

IRRITANTE: em vez de criar uma imagem para o processamento e arquivamento posteriores, o Epson WorkForce DS860 praticamente amassou a maioria das notas fiscais.

GRANDE BENEFÍCIO: para documentos diversos, você pode usar o alimentador ativo do Alaris S2050, que sacode os papéis para colocá-los na posição certa.

A produtividade, a alimentação e a qualidade da imagem foram testadas – e os resultados são mostrados na tabela da página 27. Todos os candidatos têm um fluxo de papel direto e, como resultado, os documentos são raramente danificados, mesmo quando ocorrem atolamentos de papel. Portanto, o atolamento é fácil de remover de todos os scanners: basta abrir a “tampa” e remover o papel. Para documentos especialmente delicados, os fabricantes ainda oferecem folhas transportadoras para protegê-los. Os scanners também vêm com um software que ajuda a selecionar as configurações de digitalização, definir tarefas recorrentes, aprimorar a qualidade da imagem e salvar documentos. Essa “oferta” não oferece muitos recursos e controla apenas as configurações básica de digitalização. Um software melhor deve ser adquirido como complemento, bem como o OCR, que transforma a imagem de uma carta em um documento legível pela máquina e, portanto, pesquisável. A Kodak Alaris é um pouco mais inteligente nesse aspecto: a versão bastante reduzida do “Capture Pro” mostra o que, em teoria, você poderia fazer: todos os recursos da versão completa estão acinzentados e não podem ser acessados.

Os scanners da Avision, Epson, Fujitsu e Kodak Alaris são recomendáveis para quantidades de 5.000, 6.000 ou até mesmo 10.000 folhas por dia. No entanto, se esse for o padrão, a FACTS recomenda adquirir modelos mais avançados com uma bandeja de entrada maior, que é oferecida por todos os fabricantes. Em alguns casos, os scanners realmente lidam bem com esses grandes volumes, mas essa tarefa se torna bastante entediante para o operador ao longo do tempo.

Os scanners compactos ocupam um pouco mais de espaço do que um telefone sobre a mesa, mas são quase tão grandes quanto um scanner de mesa quando a bandeja de papel está aberta. O Avision AD260 deve ser elogiado aqui: nesse dispositivo, a alimentação e o armazenamento do papel são notavelmente mais sólidos do que seus concorrentes. Além disso, você pode também dobrá-lo para que o scanner se transforme em uma caixa fechada que protege seu interior contra poeira. Com os outros dispositivos, a longa saída de papel também pode ser dobrada (Fujitsu) ou pelo menos inserida de maneira um pouco mais incômoda (Epson e Kodak Alaris), mas o suporte de entrada na parte superior não pode ser dobrado. Por outro lado, o Avision tem um fator negativo: é o único modelo com um ventilador que produz um ruído mais alto que o ventilador do PC; nem mesmo no modo ocioso ele se torna mais silencioso.

NADA EMPERRA: o caminho direto do papel em todos os scanners garante o processamento cuidadoso. Se ocorrer algum atolamento, ele poderá ser facilmente resolvido.

Para testar a velocidade, a FACTS carregou 50, 60 e 65 folhas respectivamente – a quantidade que os scanners devem supostamente processar por minuto de acordo com o fabricante – e registrou o tempo em modo simplex e duplex, bem como em preto e branco e colorido. Todos os scanners cumpriram as promessas dos seus fabricantes: a velocidade de produção real foi superior (em vez de inferior) à velocidade nominal, especialmente no caso do Avision AD260. Para o Epson WorkForce DS860 e o Fujitsu fi-7160, embora o tempo de rendimento seja muito rápido e equivalente nos dois modos, a duplexação causa atrasos até que o documento seja exibido na tela. O Alaris S2050, por outro lado, não exige alguns segundos de antecedência, mas sim entre o momento em que a digitalização é acionada e o seu início real. O desvio do tempo de digitalização “bruto” desde o botão de início até o tempo de passagem da exibição “líquida” e pura de cada candidato é mostrado na tabela de teste da próxima página.

MESMAS CONDIÇÕES: no teste comparativo, os quatro scanners tiveram os mesmos documentos “alimentados”.

Eles também foram submetidos ao processamento de tipos diferentes de documentos: páginas A4 normais com bordas dobradas, uma nota fiscal fina, cartões de crédito e cartões de visita, envelopes, modelos torcidos e levemente desgastados e um documento brilhante e arredondado. À exceção do Epson WorkForce DS860, que amassou muitas notas, não houve problemas. A situação foi diferente com as pilhas com documentos diversos. Aqui, o Avision AD260 se mostrou inadequado: ele não conseguiu fazer nenhuma passagem sem atolamento de papel, sendo que o último ocorreu com o documento arredondado, embora ele tenha processado tranquilamente o modelo sem pilhas. Todos os outros também tiveram problemas para executar a tarefa, sendo que o Alaris S2050 teve apenas um atolamento de papel, enquanto o WorkForce DS860 e o fi-7160 tiveram vários. No entanto, em sua maioria, eles concluíram o trabalho como desejado. Sem causar nenhum atolamento, o Alaris S2050 concluiu a difícil tarefa quando os editores do teste usaram o alimentador ativo: com duas configurações de força, você pode especificar como o alimentador agitará o papel para que os rolos possam pegar cada folha separadamente. Como os outros scanners não têm esse recurso, a FACTS atribuiu um grande peso a isso.  

Grandes diferenças foram reveladas no teste de qualidade. É interessante observar que todos os scanners têm seus próprios pontos fortes distintos. E os editores da FACTS não conseguiram determinar qual modelo é, sem dúvida, o melhor. Para um documento com destaques coloridos, a Epson tornou o texto mais legível, seguida da perto pela Kodak Alaris, enquanto a Fujitsu e a Avision produziram pontos bastante grosseiros que afetaram gravemente a capacidade de leitura. Por outro lado, no caso da pequena impressão em vermelho, a Avision saiu na frente, a Kodak Alaris e a Fujitsu alcançaram resultados muito bons, mas a Epson gerou um texto ilegível em sua maior parte. As fotos ficaram bastante semelhantes às originais com a Kodak Alaris e até mesmo autênticas com a Fujitsu. Já com a Avision, elas ficaram muito saturadas e, com a Epson, muito pálidas. A correspondência empresarial padrão, na qual a solidez das cores do logotipo não importa, foi bem exibida na tela por todos os quatro candidatos. Portanto, ela estava claramente legível e bem preparada para o reconhecimento de texto: os quatro scanners são adequados para isso. Anja Knies

Conclusão

Todos os quatro candidatos do teste foram comprovadamente sólidos e concluíram a maioria das tarefas do teste. O Avision AD260, por exemplo, no uso esporádico, tem a vantagem de permitir guardá-lo muito bem, mas durante a operação contínua, o alto ruído do ventilador é incômodo. Ele também atuou de modo instável com documentos diversos: ele não gerenciou a pilha de teste reconhecidamente difícil da FACTS, embora seus adversários tenham quase sempre processado essa pilha. O Epson WorkForce DS860 não é recomendável, por exemplo, para quem precisa digitalizar muitas notas fiscais referentes a despesas de viagem. De resto, esse é um scanner igualmente confiável, sem defeitos significativos, como o Fujitsu fi-7160. O Alaris S2050 se destacou nos testes principalmente por não ter chamado nossa atenção: o processo de digitalização ocorreu praticamente sem problemas, e a qualidade da imagem estava acima da média. Os destaques positivos incluem o “agitador” comutável do alimentador, que aprimora ainda mais o processamento de documentos diversos, bem como a possibilidade de encaixar uma mesa digitalizadora modular e/ou uma unidade para passaportes. Esse recurso não está disponível nos concorrentes. A FACTS escolheu o Alaris S2050 como o vencedor do teste em virtude da maioria das suas características.

De modo geral, a FACTS aconselha: a melhor abordagem antes de comprar um scanner consiste em reunir os documentos típicos que você deseja processar na rotina diária e, então, testar você mesmo vários dispositivos em um varejista especializado, comparando-os em termos de processamento e resultados de imagem.