O potencial para os fornecedores de canal revenderem scanners e software de captura no setor de MPS é significativo. Em seu relatório Managed Print Services Landscape, 2018, a Quocirca argumenta que MPS é um catalisador fundamental para acelerar a transformação digital (DX) por meio da digitalização e da automatização dos fluxos de trabalho.
Embora muitas impressoras multifuncionais ofereçam a funcionalidade de digitalização além das funções centrais de impressão, cópia e fax, nem sempre é possível adotar uma abordagem padronizada. Os scanners e os produtos de software de captura dedicados também devem ser considerados como parte de qualquer solução de MPS. Há uma sinergia natural entre as tecnologias de impressão e de captura. Os scanners e as soluções de software de captura são projetados para apoiar estratégias de DX e têm o potencial de abordar muitas preocupações dos clientes em relação à impressão, inclusive a simplificação dos processos de negócios, a automatização dos fluxos de trabalho e a garantia da segurança das informações. Além disso, quando equipados com scanners de classe de produção, os revendedores podem ampliar seu alcance para outras áreas de negócios, tais como arquivos, correspondências e gestão documental, em que não há requisitos para impressoras multifuncionais.
E não é só isso: os fornecedores de MPS com clientes que usam multifuncionais para digitalizar documentos podem, de fato, estar perdendo dinheiro. Embora os clientes de MPS normalmente paguem mensalmente pelo hardware locado e paguem as impressões externas por página, os volumes de digitalização não são cobrados por página. Manter o componente de digitalização de uma multifuncional faz parte do suporte dos revendedores, o que pode acabar saindo caro.
Parceiros da Alaris relatam que 18% das chamadas ao suporte são relacionadas aos scanners e mais de 3/4 (79%) delas exigem uma visita ao local para fazer o reparo. Em média, isso custo a um fornecedor de MPS US$ 197 por solicitação de reparo de um problema relacionado ao scanner. E com a receita de serviço de apenas US$ 28 por dispositivo (preto e branco) por mês, as perdas podem se acumular rapidamente.
Trabalhando com mais eficiência
Com uma impressora multifuncional, digitalizar várias páginas – uma por vez – é demorado. Na verdade, digitalizar um documento de 10 páginas em uma multifuncional normalmente leva 67 segundos – em comparação a apenas 17 segundos em um scanner dedicado, tal como o scanner Kodak i3300. E enquanto o dispositivo fica preso à digitalização, ele impede que outras pessoas (que precisam fazer impressões ou cópias) trabalhem com eficiência.
Além disso, as impressoras multifuncionais e os scanners têm recursos diferentes para salvar imagens digitalizadas, por exemplo, as multifuncionais oferecem opções básicas de envio, enquanto outras permitem que os documentos sejam digitalizados diretamente em aplicativos como o SharePoint. Os scanners Alaris vêm com drivers e software padrão para a integração com ambientes Windows, MAC e LINUX e, dessa forma, oferecem integração direta com todas as principais soluções de documentos, possibilitando a execução perfeita de fluxos de trabalho mais complexos.
A maioria das multifuncionais tem opções básica de captura e tratamento de imagens, que podem ser suficientes para os casos em que os documentos digitalizados exigem poucos aprimoramentos de imagem. No entanto, as empresas com fluxos de trabalho mais complexos e as que buscam automatizar as tarefas manuais para aumentar a eficiência se beneficiarão dos avançados recursos de captura, tratamento de imagens e processamento associados a esse software de captura especializado.
O software de captura ajuda as empresas a automatizar seus processos de negócios que dependem muito de papéis, transformando documentos impressos em informações essenciais para os negócios. A habilidade de extrair dados críticos de documentos e alimentá-los integralmente nos processos de negócios existentes ajuda a tornar os fluxos de trabalho mais eficientes e os funcionários, mais produtivos. Os profissionais podem executar trabalhos complexos com a facilidade de pressionar um botão, melhorar a integridade dos dados e reduzir o tempo e o custo de gerenciamento de documentos.
Segurança na agenda do MPS
A pesquisa de MPS de 2018 da Quocirca revela que as perdas de dados continuam difundidas entre empresas de todos os portes que utilizam MPS. Em 2018, 65% dos entrevistados relataram pelo menos uma perda de dados, o que representa um aumento de 60% em relação a 2017.
A nova geração de soluções de digitalização da Alaris comporta protocolos de segurança empresarial padrão do setor, inclusive HTTPS, WPA Enterprise e criptografia TLS para a digitalização através de redes. Esses modelos também possibilitam obter imagens e metadados de documentos no ponto da transação e enviá-los aos processos transacionais em um ambiente distribuído, o que ajuda a anexar documentos com segurança aos sistemas transacionais da empresa, eliminando os erros causados pelo processamento em lote.
Os dados digitalizados são processados exclusivamente por meio da memória volátil, o que protege as informações confidenciais ao eliminar os dados de imagem quando o dispositivo é desligado.
Gerenciamento de um parque de Scanners
Gerenciar um parque de scanners pode ser um desafio. As soluções Alaris facilitam isso. Por exemplo, a API da Web disponível nos scanners Alaris Série S2000 integram aplicativos de negócios diretamente ao scanner sem a necessidade de um driver, removendo a complicação de atualizar regularmente vários drivers.
Além disso, o Portfólio do Alaris Info Input oferece soluções móveis e na Web projetadas para ajudar as empresas a simplificar a captura de documentos. Os usuários podem acessar o Info Input de qualquer lugar, pois ele funciona com várias plataformas, muitos navegadores e dispositivos, inclusive scanners compatíveis com TWAIN, dispositivos móveis Android e iOS e navegadores da Web das multifuncionais.
Como uma fornecedora única com um portfólio completo de soluções de captura de informações, a Alaris pode ajudar os parceiros de canal a atender à dinâmica das necessidades diversas dos clientes e, ao mesmo tempo, aumentar seu resultado financeiro. Como parceiros da Alaris, os revendedores podem ampliar seus recursos de captura, o que possibilita conquistar novos negócios em qualquer setor com fluxos de trabalho de digitalização em altos volumes, reduzir o desgaste das multifuncionais, reduzir os custos dos serviços e ampliar o respectivo alcance para as operações dos clientes com novos fluxos de receita.
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