/ Article Gerencie melhor a captura de documentos

Dicas para lidar com os desafios árduos do trabalho com papel

A transformação digital não é apenas um meio para uma vantagem competitiva, ela é crucial para o sucesso. Soluções avançadas de captura de documentos e gerenciamento de informações podem ajudar as empresas a automatizar e agilizar os fluxos de trabalho, capacitando os funcionários a trabalharem mais rapidamente. No entanto, as grandes promessas de processos acelerados e um atendimento ao cliente mais consistente podem, às vezes, ofuscar as complexidades, incluindo os requisitos técnicos e o desafio de conquistar a adesão dos funcionários. Mantendo em mente os fluxos de trabalho e as necessidades dos usuários finais existentes, as empresas podem evitar os obstáculos à adoção de novas tecnologias e ver o retorno total do investimento em equipamentos atualizados.

Erro nº 1: integração lenta e cara

Enquanto a nova tecnologia sinaliza uma mudança positiva para os tomadores de decisão e usuários finais, ela também pode significar dores de cabeça para a TI, se a integração não for simples e de baixo custo. Conectar scanners e instalar softwares de captura em cada computador leva um tempo significativo, elevando os custos de implementação e atrasando a integração total.

Inserir: tecnologia sem fio. Os scanners que funcionam sem fio dentro de infraestruturas e aplicativos existentes, tornam a integração simples e rápida. Além disso, o software Kodak Info Input Solution, é implantado e gerenciado centralmente através da web. Isso não apenas permite um lançamento rápido, mas também minimiza os custos associados às atualizações e garante que eles ocorram ao mesmo tempo, maximizando as capacidades do software.

Erro nº 2: a tecnologia não é de fácil utilização

Em todos os setores, os funcionários enfrentam pressão para concluir processos com eficiência e precisão. Embora possam se beneficiar de novas tecnologias destinadas a ajudá-los a trabalhar mais rapidamente, os funcionários que recebem uma nova solução geralmente se voltam para ferramentas já conhecidas que eles estejam confortáveis usando. Se a tecnologia de digitalização tiver uma curva de aprendizado pequena, o custo percebido de se familiarizar com o dispositivo ou software pode anular a desvantagem de continuar a usar processos manuais demorados. Por outro lado, quanto mais intuitivas forem as soluções, mais rapidamente elas se tornarão parte da rotina diária dos funcionários.

Os scanners de mesa, rede e sem fio da Kodak Alaris possuem telas sensíveis ao toque e fáceis de usar, e podem ser configurados para oferecer digitalização com um toque, permitindo que os funcionários iniciem ou continuem automaticamente um processo de negócio diretamente de vários dispositivos. Como a tecnologia é fácil de usar e de integrar em fluxos de trabalho existentes, ela pode ser adotada — e começar a produzir resultados — imediatamente. Além disso, o Info Input é baseado na web e pode ser incorporado aos aplicativos corporativos existentes que os funcionários usam todos os dias.

Erro nº 3: ignorar o BYOD

A nova tecnologia também precisa ser compatível com os dispositivos que os funcionários usam todos os dias. O crescimento das políticas de adoção da nuvem e do BYOD (bring-your-own-device - traga seu próprio dispositivo) contribuiu para a consumerização de TI e não mostra sinais de desaceleração. De acordo com a Tech Pro Research, 60% das organizações já permitem que os funcionários usem seus dispositivos pessoais para trabalhar, e 14% pretendem fazer o mesmo nos próximos 12 meses.¹ Permitir que os funcionários trabalhem com dispositivos com os quais estão familiarizados não apenas os torna produtivos, mas também ajuda a reduzir custos de infraestrutura de TI nos negócios.

Os scanners de desktop avançados, como o scanner Kodak i1190WN e o scanner Kodak ScanMate i1150WN, oferecem conectividade sem fio a dispositivos móveis. Em vez de ter que ligar um PC e conectar-se ao servidor da sua organização toda vez que eles precisarem digitalizar documentos, os funcionários podem facilmente sincronizar com o scanner usando o próprio smartphone ou tablet. Usando o aplicativo móvel ScanMate+, em iOS e Android, eles podem acessar os documentos digitalizados em seus telefones e localizar o processo de negócios associado com o toque de um botão. Isso não só permite que os funcionários sejam mais eficientes, mas garante que os processos comecem mais cedo e sejam executados mais rapidamente — uma vitória para a empresa e para os seus clientes.

Erro nº 4: gerenciamento ineficaz de mudanças

Um investimento em hardware e software pode agilizar os fluxos de trabalho, estimular a produtividade e atender às necessidades móveis, mas se não for introduzido estrategicamente, as empresas correm o risco de que os funcionários não o adote plenamente. Um estudo da MIT Sloan Management Review e da Capgemini Consulting² revela que, embora a grande maioria dos funcionários ache que a transformação digital é necessária, a maioria acredita que está acontecendo muito lentamente em sua organização, sugerindo uma lacuna entre como tomadores de decisão e funcionários veem essas mudanças.

Derik Timmerman, co-fundador e CEO da empresa de serviços de inspeções Spreadsheet Sherpa, diz que há três Ms para priorizar ao liderar a mudança tecnológica: a mensagem, o mensageiro e o método. Antes de elaborar uma mensagem, ele recomenda que as empresas consultem seus funcionários e identifiquem suas frustrações com a tecnologia atual.

“Não é simplesmente qualquer mensagem que possa fazer sentido. É entender como criar essa mensagem de uma forma que seja direcionada como um laser diretamente nos pontos problemáticos das pessoas que precisam adotar [a tecnologia], ” diz ele.

Igualmente importante como desenvolver mensagens que façam sentido para os funcionários, é selecionar um mensageiro que seja respeitado e confiável. Alguém que trabalhe ao lado de funcionários nas linhas de frente é muitas vezes uma escolha mais contundente para este papel de defensor do que um gerente, porque ele ou ela pode servir como um exemplo para o resto da equipe, diz Timmerman.

Finalmente, o método pelo qual a transformação é comunicada e executada é crucial para o seu sucesso. Timmerman sugere manter o foco nos pontos problemáticos comuns discutidos e como a tecnologia os alivia ou elimina.

Soluções avançadas de gerenciamento de informações são essenciais para operações competitivas e enxutas. Ao tomar medidas para garantir uma implementação e adoção simples de scanners e software de captura, as suas empresas podem começar a ver os resultados rapidamente e, no final, conseguir um ROI maior.

  1. Wearables, BYOD and IoT: Current and Future Plans in the Enterprise” Tech Pro Research, Janeiro de 2015
  2. Embracing Digital Technology,” MIT Sloan Management Review and Capgemini Consulting, 07 de outubro de 2013.

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