/ Article Como escolher o melhor scanner para o seu escritório

Por Kara Rayburn, Gerente Global, Marketing de produto e web

Aprenda a escolher o melhor scanner de escritório - avalie as necessidades de digitalização, selecione o tipo de scanner correto e considere recursos como o OCR para fazer a escolha certa.

Nem todos os scanners são criados da mesma forma. Como qualquer outra ferramenta, os scanners são projetados para trabalhos específicos, então, o que pode ser o melhor da categoria para uma situação, pode ser um pouco atrasado em outra. Reconhecer isso, considerando suas necessidades e procurar um scanner que priorize essas necessidades é uma ótima maneira de encontrar o melhor scanner para o seu escritório.

Considere suas necessidades

Antes de poder encontrar a ferramenta certa para o trabalho, você deve considerar o trabalho em si. Especificamente, você precisará ter uma visão clara de todas as suas necessidades de digitalização para integrá-las a um produto mais tarde. Para começar, faça-se as seguintes perguntas:

O que você está digitalizando?

Esse é o fator mais importante para determinar qual scanner você deve usar. Sua necessidade de digitalizar documentos pode variar de bastante simples a muito complexa, mas tudo se resume ao tipo de documento e ao que você precisa fazer com as informações que estão nesses documentos. Aplicativos simples, como registros de digitalização reversa em seus gabinetes de arquivos para economizar espaço, exigem scanners que possam lidar com volumes altos, mas não precisam de recursos de ponta. Procure recursos mais avançados, como capacidade de pesquisa e indexação, quando quiser extrair informações digitais para reutilização em aplicativos de negócios digitais. Documentos como faturas, registros médicos, recibos de emissão, pedidos de empréstimo ou de novos clientes e documentação de novos funcionários são bons candidatos para integração nos sistemas de negócios. Depois de selecionar o que você estará digitalizando, você pode entrar nos detalhes dos modelos e na lista de verificação correta dos recursos de digitalização. (As demais perguntas irão ajudá-lo com esses aspectos).

Com que frequência você digitaliza?

O volume de digitalização que você precisa concluir em um determinado dia decidirá qual classe de scanner você deve comprar. Se você planeja apenas digitalizar alguns itens por dia, investir em um scanner para trabalho intenso não faz sentido. Boas opções para necessidades pontuais de digitalização podem ser um scanner dedicado para pequenos escritórios, uma impressora multifuncional (MFP) com digitalização integrada ou até mesmo um aplicativo de digitalização em seu smartphone, dependendo de suas necessidades. A principal questão a se fazer aqui é: o que você deseja obter dos seus documentos? Essas opções são ótimas para volumes menores, mas espere compensações por funcionalidade, velocidade ou confiabilidade. Se você precisa de uma solução mais robusta, um scanner comercial de nível de entrada é o equilíbrio perfeito entre necessidades de baixo volume e capacidade atualizada.

Quanto mais pesada a carga, mais robusto o seu scanner de documentos de negócios precisa ser para atender às demandas. Quando você analisar as especificações do scanner, preste atenção ao ciclo de tarefas listado para fazer comparações entre os modelos sobre o número de digitalizações que uma unidade pode fazer por dia. Observe que o ciclo de trabalho listado fornece o volume máximo e você deve selecionar um modelo que esteja abaixo desse número. O ciclo de trabalho lhe dará uma indicação da robustez e classe do scanner quando você estiver fazendo comparações.

Você precisa de reconhecimento óptico de caracteres?

O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um software que converte imagens digitalizadas em texto legível por máquina. Essa tecnologia libera o poder das informações em seus documentos, permitindo que você reutilize conteúdo valioso que estava preso na página de várias maneiras. Depois que seus dados forem digitalizados, é possível editá-los, pesquisá-los e compartilhá-los.

A resolução é importante?

Quase todos os scanners de documentos de negócios têm especificações semelhantes de resolução, portanto, avaliar os dispositivos com base na resolução não é suficiente. O que é mais importante é a tecnologia de processamento de imagens que aciona o scanner selecionado e o software de captura de imagens. Para otimizar os dados de OCR dos documentos digitalizados, a qualidade da imagem é fundamental. Imagens digitalizadas borradas ou obscurecidas não poderão ser lidas de forma consistente pelo software OCR. Isso significa que você estará de volta à prancheta para digitalização; as pessoas da sua equipe precisarão dedicar um tempo significativo para preparar documentos para digitalização e digitalizar os documentos que não foram convertidos corretamente.

Quando você tem uma pilha de tecnologia com os recursos de processamento de imagem, é mais fácil automatizar a captura de informações e eliminar a pilha manual que está criada em processos de negócios. Procure alguns dos principais recursos da sua próxima solução de digitalização para aproveitar ao máximo seu investimento:

  • Enquadramento e autocorte
  • Orientação automática
  • Brilho automático
  • Nitidez
  • Suavização de cores
  • Remoção de riscos
  • Redução de ruído
  • Abandono da cor do fundo
  • Segmentação de fotos
  • Binarização (otimizando em preto e branco para melhores taxas de leitura de OCR)

E a conectividade da nuvem?

Hoje, temos mais opções do que nunca para armazenar arquivos e informações, e sua solução de digitalização deve ser flexível o suficiente para acomodar seu fluxo de trabalho. Seu software de captura de imagens determinará para onde você pode enviar suas imagens digitalizadas. A maioria dos scanners vem com software para que você possa começar a usá-lo imediatamente. A tecnologia Smart Touch, disponível na maioria dos scanners da Alaris, permite digitalizar e direcionar para o destino com um toque. Os botões predefinidos permitem que você envie seu trabalho para o lugar certo - emails, sua área de trabalho ou repositórios na nuvem, como o SharePoint ou o Box.

Quando você deve atualizar o software?

É hora de um software de captura de imagens com mais recursos quando você captura regularmente documentos grandes, de alta resolução ou descomprimidos. Você é um bom candidato para fazer um upgrade se precisar de uma funcionalidade de captura de lote mais avançada, incluindo indexação avançada, processamento de imagem e recursos de saída. As soluções de captura de imagem, como o software Alaris Capture Pro, são aplicativos completos para usuários avançados e podem suportar scanners da marca Alaris e Kodak, além de mais de 160 scanners de outros fabricantes.

 

Encontre a ferramenta certa para o trabalho

Área de trabalho

Os scanners de mesa são compactos e silenciosos, o que os torna uma excelente opção para transações voltadas ao cliente. A digitalização pode ser realizada rapidamente, sem a necessidade de se afastar da recepção. Os scanners Alaris S2050/S2070 permitem que os usuários criem PDFs, anexem documentos a e-mails e enviem para a nuvem ou outros destinos, conforme necessário. Apesar do pequeno tamanho e operação silenciosa, esses scanners podem digitalizar até 5.000 documentos por dia.

Departamental

Os scanners departamentais são perfeitos para grandes escritórios, onde vários usuários de diferentes departamentos compartilham equipamentos. Com uma taxa de transferência de até 110 páginas por minuto, o scanner Kodak i3300 pode manipular vários usuários e um volume de até 25.000 páginas por dia. Mesmo com todo esse poder, o i3300 é pequeno o suficiente para ser usado em uma mesa de trabalho, deixando o espaço livre.

Produção

Os scanners de produção são projetados para operações de grande escala, como salas de correspondência e departamentos de produção. Com produção de até 150.000 páginas por dia, a série de scanners Kodak i4000 é construída para se manter ocupada. Esses scanners de produção oferecem tratamento de exceção para itens fora do padrão com uma saída traseira direta que permite o carregamento de materiais como papelão ou documentos extra longos.

Scanners portáteis

Os scanners portáteis são pequenos o suficiente para portabilidade em qualquer lugar. Eles podem ser úteis quando você precisa digitalizar um documento e tirar uma foto dele não é suficiente. Não é novidade que os scanners portáteis geralmente não oferecem recursos de fax ou indexação. O scanner Kodak i940 é alimentado por USB e, apesar de seu tamanho compacto, lida facilmente com vários tipos e tamanhos de documentos.

Scanners de rede e sem fio (wireless)

Os scanners sem fio são um benefício para empresas que desejam compartilhar um dispositivo entre vários usuários ou quando precisam de flexibilidade para mover um dispositivo sem se preocupar com a possibilidade de queda de rede. Com os drivers padrão TWAIN ou ISIS, não há instalação de software complicada, e os administradores de TI podem desativar o recurso sem fio, garantindo a segurança do sistema. Procure modelos como o Alaris S2060w/S2080w para melhor desempenho com capacidade de rede sem fio. Quando é necessário digitalizar a partir de um dispositivo móvel, a integração com um scanner oferece uma qualidade de imagem superior à da câmera do dispositivo. O aplicativo móvel ScanMate + permite que os usuários digitalizem diretamente para um dispositivo móvel, compartilhem arquivos por e-mail e façam o upload para a nuvem.

Scanners de mesa digitalizadora modular especializados

Se o seu processo de negócios exigir a verificação regular de passaportes ou outros documentos pequenos, espessos ou frágeis para verificação de identidade, é necessário ter uma capacidade integrada dedicada de uma mesa digitalizadora modular. O acessório de mesa digitalizadora modular do Alaris Passport consegue isso, através da integração total com os scanners da série Alaris S2000. O acessório de digitalização da mesa digitalizadora modular acopla diretamente ao scanner, economizando espaço valioso. O acessório de mesa digitalizadora modular oferece maior segurança em relação à fotocópia e também permite que a digitalização ocorra com o documento à vista, deixando os clientes tranquilos, pois seus documentos valiosos estão à vista durante a transação.

Começar

Tendo determinado o que você precisa e analisado suas opções, agora você está no caminho certo para escolher o scanner certo para a sua empresa.

Sobre a autora
Kara Rayburn gerencia as funções globais de produto, lançamento e marketing na web para os negócios da Alaris. Kara é apaixonada por tecnologia, com quase 15 anos de experiência em tecnologia B2B. Para manter contato, conecte-se com ela no LinkedIn.

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