A captura e a criação de imagens de documentos estão desempenhando um papel essencial em transformações digitais e processos de ponta a ponta em várias funções de negócios e operações voltadas ao cliente.

Juntamente com as realidades em mudança na organização, a criação de imagens de documentos está evoluindo. Basta pensar no elo entre consumerização, virtualização, web, nuvem e áreas de trabalho móveis, por um lado, e digitalização descentralizada e captura/criação de imagens de documentos, por outro. Ou sobre as evoluções em TI, onde o foco muda para sistemas de engajamento e valor de cliente/negócio, de um lado, e a crescente necessidade de adicionar inteligência nos processos de captura, processamento, conversão e extração de documentos, do outro lado.

Captura de documentos e reconhecimento (inteligente) de dados.

A primeira etapa na automação de processos para entrada de documentos, independentemente de sua natureza (impresso ou eletrônico/digital), é capturar dados usando o reconhecimento (inteligente) de documentos. Camadas adicionais de inteligência podem então ser usadas para outras tarefas típicas, como roteamento de dados/informações, processamento, arquivamento, etc.

No entanto, como mostram as pesquisas que realizamos com o AIIM, ainda há muito trabalho nos níveis essenciais. Embora 56% dos profissionais pesquisados usem o reconhecimento de dados em algum momento em seus processos de captura e gerenciamento de documentos, isso ainda é pouco mais da metade e os reconhecimentos de dados certamente não são usados nos principais processos onde poderiam ser usados.

Existem benefícios comerciais reais para a inteligência de documentos, começando com a captura real usando scanners e com soluções de captura. Processos otimizados permitem que as organizações reduzam custos e, mais importante, foquem no valor e na equação de negócios do processo de informação. Isso geralmente gira em torno da otimização da experiência do cliente, eficiência de custos e melhores processos. O foco na experiência do cliente pode – e deve – andar de mãos dadas com a otimização de processos. O resultado final? Melhor eficiência, maior velocidade e capacidade de adaptação ao cliente.

Mudança do papel para os processos de negócios

Em um mundo cada vez mais digital, as organizações têm de enfrentar desafios completamente novos de gestão de conteúdo empresarial (ECM), gestão da informação e de dados. Mesmo assim, facilmente se esquece de que muitas ainda possuem montanhas de papéis que precisam ser digitalizados e transformados em informações que podem ser processadas. A criação de imagens de documentos e de imagens eletrônicas são operações cruciais para a maioria das empresas, especialmente quando passam por importantes transformações.

Nas últimas duas décadas, as organizações têm estado ocupadas resolvendo problemas com papéis e ainda o fazem.

Nós evoluímos da captura para:

• Captura avançada: extraindo dados do papel e vinculando-os a sistemas de registros
• Gerenciamento de processos de negócios: por exemplo, automação de faturas
• Colaboração: SharePoint e outros

Agora nós estamos nos movendo para uma situação totalmente integrada. No entanto, ao mesmo tempo, problemas com papéis ainda existem. Na verdade, à medida que novas entradas não relacionadas a papel chegam à organização, quase que por padrão imprimimos e, assim, as convertemos em papel. Pense em e-mails com ou sem anexos em PDF, por exemplo. De fato, estima-se que 45% dos documentos digitalizados sejam criados digitalmente. (Roland Simonis em um webinar de 2013 na AIIM).

Na conferência da Harvey Spencer Associates Capture 2014, da qual participamos também, Ralph Gammon, editor do conhecido boletim informativo sobre captura e impressão de imagens “ Relatório de criação de imagem de documentos (Document Imaging Report)”, deu uma boa visão geral dos dez anos de evolução do mercado de captura e resumiu cinco tendências que foram fundamentais no mercado na última década em seu blog.

1. A consolidação da captura de documentos com o Enterprise Content Management (ECM). Este é o estágio, mencionado acima, onde a captura avançada entrou em cena e permitiu a extração de dados de papéis para vinculá-los aos chamados sistemas de registro, como as plataformas originais de ECM eram essencialmente (agora evoluindo para sistemas de engajamento).
2. Um movimento contundente de transformação de fornecedores de hardware em software e serviços de captura. Enquanto o equipamento físico é, por definição, uma solução, uma solução completa é geralmente mais holística. As soluções podem ser ampliadas para abranger softwares e serviços de captura, a fim de solucionar um problema maior de negócios do cliente que aquele que pode ser resolvido apenas por hardware. Além disso, o ecossistema de parceiros para analisar as necessidades do cliente e implementar uma solução integrada é crucial para essa integração.
3. O surgimento de tecnologias móveis e na nuvem. O setor continua evoluindo com soluções baseadas em dispositivos móveis e em nuvem. A captura de documentos baseada na web mudará a face da captura e, com a captura móvel, os limites de tempo e local desaparecem.
4. O surgimento do SharePoint como uma plataforma de ECM. Isso adiciona colaboração à equação. Além disso, a BPM entra em jogo aqui com alguns das outras tendências da Ralph.
5. A aceitação da captura distribuída. Isto é, de fato, o que vemos cada vez mais acontecendo com evoluções como a captura baseada na web, móvel e, é claro, a nuvem. Não é uma substituição de outras formas de captura, mas um acréscimo à uma integração contextual em evolução. Como em muitas outras áreas, o trabalho híbrido aqui parece se tornar o sinônimo de TI “adaptado ao contexto individual de negócios, clientes e tecnologia”, com a digitalização no ponto de entrada se tornando mais importante.

Sala de correspondências e BPOs

Grande parte do trabalho de captura de imagens e captura de documentos ainda acontece nas salas de correspondências, onde vemos várias evoluções e oportunidades de gerenciamento de entrada na sala de correspondência digital.

Muitas vezes, muitos processos de captura de documentos são feitos por meio do BPO (Business Process Outsourcing), por agências de serviços e por Document Process Outsourcers (DPO). Esses tipos de parceiros são especializados em criação de imagens de documentos, processamento e gerenciamento de documentos no ponto de entrada de serviços. À medida que as necessidades dos clientes se tornam mais sofisticadas, os BPOs se concentram mais na abordagem geral, na qual a criação de imagens de documentos e a captura de documentos fazem parte de uma conversa mais ampla voltada para os negócios. Os últimos se especializam mais em transformação digital específica do setor.