O trabalho remoto costumava ser um privilégio reservado a certas funções de alguns setores, mas atualmente está se tornando muito mais comum: cerca de 50% da população dos EUA trabalha de casa pelo menos parte do tempo.
Embora vários fatores contribuam para essa tendência, como a digitalização e o aumento dos custos imobiliários, muitos empregadores favorecem o trabalho remoto devido ao aumento da eficiência que ele possibilita. Em uma pesquisa conduzida pela ConnectSolutions, 30% dos participantes relataram que produzem mais em menos tempo durante o teletrabalho e 24% relataram que produzem mais no mesmo período de tempo.
Se você possui seu próprio negócio ou é funcionário de uma empresa que favorece o trabalho remoto, o teletrabalho aumenta a eficiência, eliminando distrações, como reuniões pontuais, conversas no bebedouro e colegas de trabalho barulhentos. Como o próprio nome indica, o teletrabalho também acaba com o deslocamento, portanto, o tempo gasto no trânsito e procurando uma vaga para estacionar pode ser direcionado para o trabalho real.
No entanto, apesar de todo o potencial para aumentar a eficiência, trabalhar em casa também apresenta desafios únicos. Eu trabalho em casa em tempo integral há quase três anos e descobri que tirar proveito desse potencial requer enfrentar os desafios de um home office intencionalmente projetado.
Os desafios de trabalhar em casa
Embora trabalhar em casa elimine certas distrações, também abre as portas para novas distrações. Estas podem ser tarefas que precisam ser feitas, animais de estimação, crianças em casa nos dias de folga da escola e tentações de fazer atividades não relacionadas ao trabalho. Muitas vezes, os trabalhadores remotos sentem menos pressão em manter uma área de trabalho arrumada em casa e essa falta de organização também pode ser uma distração.
O próprio ambiente doméstico pode ser um desafio se ele não for adequado para trabalhar. Enquanto os escritórios são geralmente projetados para aumentar a produtividade, com iluminação e espaço adequados, sua casa provavelmente não foi projetada para isso. Se a área do seu home office estiver relegada a um canto apertado ou um porão escuro, a sua produtividade talvez diminua.
Por fim, se o seu empregador não estiver fornecendo recursos de alta qualidade, a sua eficiência pode ser prejudicada por equipamentos lentos ou móveis inadequados.
Elementos essenciais para a eficiência do home office
Área de trabalho delimitada
O primeiro e mais crucial elemento para o home office eficiente é ter uma área de trabalho delimitada. Dica profissional: se você tem filhos, assegure-se de que a área delimitada está em um cômodo com porta. Quando o escritório faz parte de uma área maior da sua casa, como a sala de estar ou a cozinha, a probabilidade de você se distrair é alta.
Se você não tiver um cômodo inteiro para dedicar ao trabalho, tente criar limites visuais entre a área de trabalho e a área de estar, usando estantes de livros, divisórias e itens similares. Quanto menos elementos não relacionados ao trabalho estiverem na sua linha de visão, menor a probabilidade de você se distrair.
Luz natural
Escolha uma área para o seu home office que tenha luz natural. Colocar a sua mesa de trabalho em frente a uma janela oferece uma bela vista e aumenta a sua produtividade. Aqui está a vista do meu escritório que ajuda nas chamadas longas.
Estudos mostram os muitos benefícios para a saúde da exposição à luz natural. Por exemplo, a luz azul presente na luz natural contribui para a constrição da pupila, aumentando a acuidade visual dos seus olhos. Em outras palavras, a luz natural aumenta a sua capacidade de leitura e produtividade.
A luz natural também estimula respostas do sistema endócrino que são necessárias para gerenciar o sistema imunológico, o humor e o sono. Ter exposição suficiente à luz natural pode melhorar a clareza e a imagem mental, além de reduzir dores de cabeça e enxaquecas.
Se o seu home office não tiver acesso à iluminação natural, a melhor opção é substituir as lâmpadas atuais por lâmpadas de espectro total. Embora não substituam a luz natural, as lâmpadas de espectro total apresentam a mesma temperatura equilibrada e, portanto, oferecem alguns dos mesmos benefícios. A luz branca nítida que elas emitem é perfeita para atividades que exigem acuidade visual, como a leitura.
Internet de alta velocidade
A internet deve acelerar o seu trabalho e não torná-lo mais lento. Se você estiver trabalhando com uma conexão de internet ruim, é provável que a sua eficiência diminua.
O relógio não para enquanto você está aguardando as páginas carregarem, os arquivos serem transferidos e os anexos serem baixados. De fato, um estudo de 2013 descobriu que os trabalhadores perdem cerca de uma semana por ano com a espera em computadores lentos.
Além de torná-lo mais lento, as conexões ruins desviam a sua atenção do trabalho e aumentam a probabilidade de você se distrair com outras coisas. Uma internet lenta também pode ser incrivelmente frustrante — esta é, de fato, a principal causa de frustração de funcionários na Austrália — e a irritação gerada não combina com um alto desempenho no trabalho.
Em vez de optar por uma internet lenta, analise as diferentes opções dos provedores de serviços de internet e decida qual é a melhor para o seu home office.
Roteador de rede
Você precisará de um roteador de rede se você ou a sua família usar mais de um notebook ou computador em sua casa. A escolha do roteador se torna ainda mais importante se os membros da sua família estiverem usando dispositivos como celulares, tablets ou smart TVs enquanto você estiver trabalhando no seu home office.
Para garantir que o roteador de rede possa atender às suas necessidades de conectividade Wi-Fi, você terá que considerar os tipos de dispositivo que você usará, bem como o tamanho da área que requer cobertura. Embora você precise escolher um roteador que otimize a sua eficiência, talvez você não precise do desempenho mais alto possível e deva optar por pagar apenas pelos recursos que necessita.
Se você já possui um roteador, mas o sinal não é forte o suficiente no seu home office, considere adquirir um repetidor sem fio (wireless). Ele irá captar o sinal fraco, aumentá-lo e retransmiti-lo. De qualquer forma, existem muitos roteadores de qualidade para escolher. Mas lembre-se de que você não precisa fazer todo o possível para otimizar sua rede e permanecer eficiente.
Mesa com regulagem de altura
Você terá que escolher uma mesa que se encaixe no seu home office e, naturalmente, você vai querer mantê-la limpa e organizada para permanecer eficiente. Mas, para realmente aumentar a eficiência, uma mesa com regulagem de altura é a opção a ser escolhida. Eu tenho uma colega de trabalho que anda em uma esteira ergométrica enquanto faz ligações – ela percorre muitos quilômetros por dia!
Se você não quiser uma esteira ergométrica, as mesas com regulagem de altura são divulgadas há muito tempo como uma alternativa saudável para não ficar sentado o dia todo, mas o alívio para quem tem um estilo de vida sedentário não é o único benefício que elas oferecem. Um estudo de 2018 realizado pela Universidade de Leicester revelou que 43% dos participantes que começaram a usar mesas com regulagem de altura, em vez de mesas convencionais, tiveram um desempenho melhor depois de um ano e 52% se sentiram mais engajados com o trabalho.
Um estudo conduzido pela Escola de Saúde Pública no Centro de Ciências da Saúde A&M do Texas revelou resultados igualmente encorajadores: 46% dos funcionários da central de atendimentos eram mais produtivos quando usavam mesas com regulagem de altura.
Esses picos de produtividade provavelmente se devem ao fato de que ficar em pé faz com que o sangue circule, enviando mais nutrientes e oxigênio ao cérebro e promove a neurogênese (a formação de novas células cerebrais). Também ficou demonstrado que ficar em pé aumenta o foco, com 71% dos funcionários relatando um melhor foco mental após reduzir em apenas uma hora o tempo diário em que permaneciam sentados.
Na hora de escolher uma mesa com regulagem de altura, as opções variam das mais básicas (e mais baratas) às mais complexas (e caras). Essa opção é totalmente portátil e inclui ventiladores embutidos para resfriar o computador, enquanto essa opção funciona com vários monitores. Ambas são ajustáveis, então, você pode alternar entre ficar sentado ou em pé ao longo do dia.
Espaço de trabalho organizado
A importância de manter um espaço de trabalho organizado é maior do que você imagina. Quando a OfficeMax fez uma pesquisa com 1.000 adultos, ela descobriu que:
- 90% acreditam que a desorganização afeta negativamente a vida e o trabalho.
- 77% relataram que a desorganização prejudica a produtividade.
- Mais da metade dos participantes afirmou que a falta de organização prejudica a motivação e o estado de espírito.
Um espaço de trabalho desorganizado também pode causar estresse — independentemente de você reconhecê-lo ou não. Por causa da desorganização, você pode estar se sentindo sobrecarregado sem saber o porquê. Dica profissional: acho que limpar a minha mesa de trabalho todas as noites ao desligar o computador a mantém limpa.
A conclusão: para pensar com clareza, permanecer motivado e ser produtivo e eficiente, você precisa se livrar da desorganização. Felizmente, fazer isso pode ser bem fácil. Basta remover papéis e itens desnecessários e estabelecer um sistema de organização eficaz.
Sistema de organização
Quando você remover os papéis e objetos aleatórios da sua mesa de trabalho, não coloque-os simplesmente em outro canto do seu escritório — organize-os para que você possa encontrá-los facilmente quando precisar.
O tipo de sistema de organização que você escolher deve depender do espaço e dos materiais que você precisa organizar. Para muitos home offices, um armário de arquivo com pastas suspensas é suficiente. Reiterando, certifique-se de colocar os seus documentos nessas pastas de maneira lógica, etiquetando tudo de maneira clara e consistente.
Provavelmente, você também precisará de armazenamento para todos os materiais do escritório, como utensílios para escrever, notas adesivas, cartões de visita etc. Um simples gaveteiro organizador deve ser suficiente, permitindo que você guarde tudo até precisar usar.
Scanner de documentos
Os scanners de documentos permitem que você não utilize papel, o que pode melhorar a eficiência do seu home office de várias maneiras: eliminando a distração causada pela desorganização de papéis, permitindo organizar os documentos digitalmente e acelerando os fluxos de trabalho.
Nós já estabelecemos que um espaço de trabalho bagunçado pode levar à diminuição da produtividade e da motivação e ao aumento do estresse. Como os scanners de documentos digitalizam os papéis que inevitavelmente acabam se espalhando pela sua mesa, eles reduzem a possibilidade de desorganização. E uma vez organizados, esses documentos não poderão mais distraí-lo.
Embora você precise manter um sistema de organização física para os documentos originais importantes, a digitalização de outros documentos diminui o número de armários de arquivos que você precisará e reduz a quantidade de tempo que você gastará procurando documentos. Ela também minimiza o risco de perda de dados, pois você não precisará se preocupar em perder documentos importantes. Em média, as pessoas gastam uma semana procurando papéis perdidos e outros itens todos os anos, e esse tempo consome produtividade.
Os scanners de documentos podem acelerar certos fluxos de trabalho, como o processamento de formulários. Enquanto a inserção manual de dados consome muito tempo e os documentos por correspondência interrompem o fluxo de trabalho, a digitalização e o envio por e-mail de documentos levam apenas alguns minutos.
Quando se trata de escolher scanners de documentos para home office, as opções são quase infinitas; mas se você estiver procurando por um scanner que melhore a sua eficiência no home office e que também seja eficiente, os scanners Alaris E1025 e Alaris S2040 são ótimas opções.
As duas opções apresentam uma configuração simplificada que permite ligar o scanner e começar a digitalizar em menos de 10 segundos. Você também pode configurar a digitalização com um toque para vários trabalhos diferentes — sem processos confusos de digitalização em várias etapas. E se você precisar de conexão sem fio, o scanner S2060w possui todos os mesmos recursos e você pode colocá-lo onde quiser.
Esses scanners possuem muitos dos mesmos recursos, como a tecnologia Perfect Page, reconhecimento óptico de caracteres e a capacidade de digitalizar passaportes e outros documentos pequenos e frágeis com segurança. No entanto, os scanners S2040 e o S2060w têm maior capacidade de digitalização diária, processamento de imagem incorporado e tecnologia de alimentação ativa para uma alimentação confiável.
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