Como proteger suas finanças contra desastres: digitalização de documentos financeiros e outras dicas

No primeiro semestre de 2020, pelo menos 207 desastres naturais foram registrados em todo o mundo. Esse número salta para 284 desastres naturais durante os primeiros três trimestres de 2020, apenas nos Estados Unidos. Por mais chocantes que sejam, esses números são apenas a ponta do iceberg. Eles não consideram a pandemia global da COVID, a agitação social e outros eventos que perturbam a vida diária das pessoas.

Com a incerteza e a mudança definindo o ano, as pessoas em todo o mundo estão mais conscientes do que nunca da necessidade de proteger suas finanças contra desastres. No entanto, para muitos, a perspectiva de enfrentar esse desafio pode parecer devastadora. Felizmente, não precisa ser assim.

Aqui estão algumas dicas simples, mas valiosas, que você pode usar para digitalizar seus documentos financeiros e proteger suas finanças de todo tipo de desastre.

Faça um balanço do que você possui

O primeiro passo para proteger suas finanças contra desastres é ter conhecimento consistente e atualizado sobre o que você está protegendo. Reserve um pouco de tempo para fazer um inventário do que você possui. Considere usar um aplicativo para ajudá-lo a determinar e identificar:

• O que você possui
• Onde está localizado
• Qual o valor

Não identifique apenas os bens físicos. Faça um inventário dos seus documentos importantes também. Eles podem incluir:

• Escrituras de propriedade
• Títulos de veículos
• Prova de propriedade para investimentos de todos os tipos
• Documentação de contas bancárias, fundos de aposentadoria e outros ativos
• Documentação de hipotecas e outros empréstimos ou valores devidos

Você pode descobrir que estão faltando documentos financeiros importantes ou que eles estão incorretos ou desatualizados. Nesse caso, use esta oportunidade para imprimir, solicitar ou adquirir cópias novas e precisas.

Certifique-se de que seu seguro é adequado

Com seu estoque e os documentos financeiros mais recentes em mãos, analise suas apólices de seguro. Verifique os seguintes itens:

• Apólice de seguro de vida
• Cobertura do plano de saúde
• Seguro da residência, condomínio ou locação
• Apólice de seguro de automóvel
• Quaisquer outras apólices que você possua

Use uma calculadora de seguro on-line ou fale com seu agente. Certifique-se de ter cobertura suficiente para substituir, restaurar ou reconstruir totalmente sua casa, veículo e bens em caso de desastre.

• Verifique sua apólice em relação ao seu inventário para garantir que nada esteja faltando ou esteja fora do escopo de suas apólices
• Tenha uma avaliação de itens caros e o valor documentado, se necessário
• Se você tiver uma apólice de valor real, considere fazer uma atualização para uma apólice de valor de substituição
• Se você é um locatário ou proprietário em um condomínio, certifique-se de saber exatamente o que a apólice do locador ou da associação de proprietários de imóveis cobre e não cobre

Considere o seguro guarda-chuva, seguro contra inundações e outras coberturas que podem preencher as lacunas nas apólices padrão. Nada é pior do que ser atingido por um desastre e descobrir que seu seguro não cobre tudo o que você pensava que cobria.

Depois de atualizar seu seguro, certifique-se de ter a documentação das novas apólices para seus registros.

Avalie o seu fundo de emergência

Quase metade dos americanos não têm economias de emergência suficientes para cobrir despesas inesperadas de apenas US$ 400. Isso pode ser grave no caso de um desastre, quando eles podem precisar pagar por:

• Despesas de transporte
• Despesas de realocação temporária
• Franquias de seguros
• Serviços de saúde
• Consertos domésticos ou de veículos
• Reposição de bens

Se você já tem um fundo de emergência, reserve um momento para reavaliá-lo. Certifique-se de que os fundos têm uma quantia suficiente para a sua situação atual e que estão acessíveis em caso de desastre.

Se você não tiver um fundo de emergência, consulte o guia do Consumer Financial Protection Bureau para criar um. Faça um plano para criar um fundo para você e sua família.

Proteja seus documentos financeiros e senhas

Depois de colocar sua vida financeira em ordem, é hora de garantir que você tenha acesso a todo o seu trabalho árduo após um desastre. A maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é digitalizar documentos e salvá-los na nuvem.

Salvar na nuvem garante que seus documentos não fiquem presos a um único lugar ou dispositivo. Isso permite que você possa protegê-los com senha e ao mesmo tempo torná-los acessíveis para amigos, familiares e outras pessoas que possam precisar acessá-los para você após um desastre.

Os documentos que você deve digitalizar e salvar incluem:

• Seu inventário doméstico
• Títulos e ações
• Informações de contas bancárias e de aposentadoria
• Apólices de seguro e avaliações de valor de itens caros
• Prova de titularidade de investimentos e bens imóveis
• Declarações fiscais
• Cópias de passaportes, certidões de nascimento e certidões de casamento
• Testamentos, fundos e outros documentos financeiros ou jurídicos

Você também pode digitalizar e salvar:

• Fotos e documentos de valor pessoal ou sentimental
• Listas de logins e senhas
• Listas de contatos
• Outros documentos de referência com informações que você desejaria de ter se for forçado a sair de casa por cause de um desastre

Digitalizar e salvar documentos na nuvem é crucial, mesmo se você tiver um cofre bancário, cofre pessoal ou outro armazenamento seguro de documentos impressos. Isso ocorre porque, no caso de um desastre de grande escala ou regional, as cópias impressas podem ser destruídas ou perdidas. Isso é verdade tanto para as cópias na sua casa quanto em outros lugares.

Devido ao formato delas, as cópias na nuvem não são vulneráveis a esse tipo de perda. Elas podem ser recuperadas a qualquer hora, de qualquer lugar, independentemente da gravidade do desastre. As cópias na nuvem também podem ser facilmente compartilhadas, o que pode simplificar e agilizar a recuperação.

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A importância de um scanner de mesa de qualidade

Ao preservar documentos financeiros, não basta saber o que digitalizar e para onde enviar os documentos digitalizados. Também é extremamente importante ter um scanner de boa qualidade com o software de digitalização de documentos adequado.

Por que isso é importante?

Em primeiro lugar, você precisa de um scanner capaz de lidar com grandes volumes. As declarações de impostos e as apólices de seguro podem ter dezenas de páginas. Digitalizar e fazer upload desses tipos de documentos longos pode ser um pesadelo se você não estiver equipado corretamente.

Alimentar uma página por vez pode levar horas. Você pode, em seguida, passar ainda mais horas tentando agrupar e salvar páginas digitalizadas individualmente em arquivos coesos. O scanner e o software certos, no entanto, podem realizar o mesmo trabalho em segundos sem complicações.

Em segundo lugar, você precisa de um scanner que forneça qualidade e legibilidade de nível superior. Não adianta digitalizar documentos que não estão claros, nítidos e legíveis quando você os recupera ou reimprime posteriormente.

Por fim, você precisa de um scanner em casa para acessibilidade máxima. Se você não conseguir acessar seu scanner enquanto executa as outras etapas do processo de proteção dos seus documentos financeiros, você corre o risco de perder, esquecer ou deixar passar algumas coisas.

Investir em um scanner de qualidade, portanto, é uma etapa fundamental para proteger seu futuro financeiro.

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