Veja como você pode organizar com eficiência suas contas em papel e correspondências

Pilhas desorganizadas de correspondências, contas e outros documentos em papel podem realmente obstruir um espaço de trabalho produtivo. Se você precisa de um incentivo para organizar a bagunça, em casa ou no escritório, considere o seguinte: estudos têm mostrado que a pessoa média gasta mais de quatro horas por semana procurando por papéis perdidos, impactando negativamente a produtividade e aumentando o estresse e a procrastinação. A incapacidade de localizar uma determinada fatura ou extrato bancário também pode levar à perda de datas de vencimento importantes, atrasos nos pagamentos, cobrança de taxas de atraso e encargos financeiros e, possivelmente, redução da pontuação de crédito.

Veja como colocar a bagunça de arquivos e documentos em papel sob controle e começar o novo ano com uma atitude de responsabilidade e um método eficiente de organização.

Crie uma estação de trabalho

Designe um espaço especificamente para organização de documentos, classificação de correspondência e pagamento de contas e faça o possível para mantê-lo organizado.

Pastas de arquivos ou bandejas de papel funcionam bem para organizar documentos físicos importantes em categorias fáceis, como "pagar", "destruir", "tratar o mais rápido possível" ou "enviar". Você também deve ter um triturador no espaço para se livrar adequadamente de documentos confidenciais ou privados, um scanner para digitalizar arquivos que ocupam muito espaço físico, um planejador ou calendário com datas de vencimento e orçamentos e quaisquer outras ferramentas necessárias que manterão a organização de contas e correspondências.

Automatizar o pagamento de contas

Muitos bancos e empresas oferecem pagamento de contas on-line automatizado, o que ajuda muito quando se trata de lembrar datas de vencimento e saldos. Em vez de vasculhar arquivos e pilhas de correspondência para descobrir qual fatura vence primeiro, o pagamento automatizado retirará o valor devido na data de vencimento todos os meses.

Observe seus extratos e você pode começar a concentrar seu tempo e energia em outra atividade, deixando as contas se organizarem sozinhas e até mesmo aumentando sua pontuação de crédito por meio de pagamentos pontuais consistentes.

Opte por faturas e extratos sem papel

Em vez de receber uma grande pilha de correspondência em papel na caixa de correio da sua casa ou escritório, incluindo contas e extratos bancários, por que não optar por uma opção mais gerenciável e ecológica e não usar papel? Seu banco e muitas outras empresas que emitem faturas devem ter uma opção em seus sites para que você escolha não receber extratos impressos.

Eliminar esses papéis, metade dos quais você provavelmente irá destruir ou reciclar de qualquer maneira, deixará o ambiente mais limpo e facilitará na manutenção de um ambiente mais organizado.

Elimine papel e lixo eletrônico

Aproveite os serviços que permitem cancelar a assinatura de mensagens indesejadas, como catálogos, boletins informativos, revistas, cupons e outros documentos desnecessários que chegam à sua porta todos os dias. Sites como DMAChoice.org permitem que você se inscreva e pare de receber correspondências indesejadas em seu endereço.

Agora dê uma olhada na sua caixa de entrada de e-mail. Ela está repleto de mensagens promocionais, e-blasts de vendas e atualizações de sites que não são mais relevantes para você? Reserve um tempo para clicar no botão "cancelar", que geralmente você encontra na parte inferior dessas mensagens, ou denuncie-as como spam. De agora em diante, quando você verificar seu e-mail, não exclua automaticamente essas mensagens, mas procure o link de cancelamento de inscrição ou marque-as como spam para começar a limpar sua caixa de entrada.

Armazene documentos importantes eletronicamente

De recibos de pagamento e documentos fiscais a cartões de aniversário e cartas pessoais, armazenar esses itens em qualquer pasta ou gaveta antiga aumenta o risco de perdê-los ou danificá-los e torna o acesso mais difícil. Em vez disso, adquira um scanner de mesa eficiente para sua área de trabalho doméstica ou escritório e comece a transferir seus documentos em papel para um formato digital.

Digitalizar seus documentos traz muitos benefícios, como economizar dinheiro em produtos de papel, conservar espaço de armazenamento físico, aumentar a segurança de documentos confidenciais e permitir maneiras fáceis de compartilhar documentos digitalizados de pessoa para pessoa. Scanners de mesa, como o Alaris série E1000 e i1100 ocupam pouco espaço e são projetados para agilizar facilmente a digitalização de documentos e manter os arquivos organizados e compartilháveis.

Mantenha o material fiscal separado

O Serviço Interno de Renda recomenda manter formulários e registros fiscais por até sete anos, dependendo do documento e da sua situação fiscal atual. Manter esses documentos seguros e organizados é importante no caso de você precisar consultá-los por qualquer motivo, portanto, um cofre ou pasta de arquivos física em sua área de trabalho é útil. Digitalizar esses documentos e mantê-los em uma pasta eletrônica com o ano e o tipo de formulário também pode ser ideal. Certifique-se de descartar todos os documentos fiscais de que não precisa mais.

Desde designar um local para classificar papéis até optar por extratos eletrônicos, as opções para manter sua correspondência e contas organizadas são muitas. Precisa de conselhos sobre como transformar sua casa ou local de trabalho em um ambiente sem papel? Deseja uma recomendação sobre qual scanner de mesa o ajudará a ter um espaço de trabalho mais organizado? Entre em contato com a Kodak Alaris agora mesmo e ficaremos felizes em ajudá-lo.