Como obter o máximo do seu scanner de mesa

Qualquer pessoa que já trabalhou em um escritório moderno sabe a importância de digitalizar e enviar documentos.

Ter um scanner de mesa não confiável pode ser um problema para qualquer escritório, uma vez que, apesar do aumento das digitalizações de papéis e documentos, você precisa fazer seu trabalho e os documentos em papel ainda têm uma grande função a desempenhar em nossos locais de trabalho modernos. Obviamente, eles precisam ser catalogados e disponibilizados on-line, e é aí que entram os scanners de documentos.

Então, se o seu escritório tiver um scanner de mesa que você acha que é pouco utilizado, você pode estar se perguntando como torná-lo mais fácil e acessível. Aqui está tudo o que você precisa saber para obter o máximo do seu scanner.

Que tipo de scanner você precisa?

Se você já tem um scanner com o qual está satisfeito, fique à vontade para pular esta seção. Se você não tem certeza se o seu scanner atual foi desenvolvido para lidar com o que você precisa, continue lendo.

Embora a maioria das pessoas provavelmente esteja satisfeita com o equipamento padrão de escritório que possui, também é provável que existam alternativas melhores no mercado. Existem muitos tipos diferentes de scanners, incluindo scanners especializados, scanners alimentados por folhas e todas as formas de negócios e modelos de consumo.

Muitos escritórios não desejam obter scanners que são equipados para uso com maiores volumes de papel, e podemos entender os motivos. Os scanners de mesa ou em rede, que podem ser usados para digitalizar grandes quantidades de documentos de uma vez ou podem ser usados por várias pessoas simultaneamente, podem parecer um pouco exagerados ou desnecessários.

No entanto, se você descobrir que seu escritório está sempre ficando atrasado na linha de scanners, pode valer a pena considerar uma atualização.

Se a digitalização tomar uma grande parte do trabalho no escritório, então, um modelo para consumidor doméstico não é suficiente. Os scanners de mesa regulares destinam-se ao uso por uma pessoa diariamente. Eles serão facilmente sobrecarregados se várias pessoas o usarem todos os dias para digitalizar dezenas de páginas de material.

Ao decidir se deseja ou não atualizar o scanner do seu escritório, analise o quanto ele será usado. Se a resposta for “bastante”, então, considere fazer a atualização.

[Relacionado: Como escolher o melhor scanner para o seu escritório]

Então, como você maximiza a eficiência?

Noções básicas sobre scanner

Se você já tem o scanner ideal, provavelmente está se perguntando como garantir que ele dure o máximo possível e continue a funcionar como deveria. A resposta parece simples, mas é mais difícil de colocar em ação: use-o corretamente.

Cada scanner de mesa vem com instruções detalhadas sobre manutenção e operação, mas essas instruções, geralmente, são esquecidas quando se pega o jeito das coisas. Os scanners precisam ser tratados adequadamente se você quiser que eles tenham uma vida longa. E isso envolve algumas particularidades:

1. Se você tiver um scanner/impressora, certifique-se de que os cartuchos de tinta sejam substituídos regularmente. Certifique-se de usar apenas cartuchos aprovados pelo fabricante, pois cartuchos de terceiros ou imitações podem vazar e danificar as partes internas do scanner.
2. Limpe as peças regularmente. Ocasionalmente, é preciso desmontar, limpar as peças e montar novamente o scanner. Certifique-se de que isso aconteça pelo menos uma vez a cada poucos meses, ou você notará uma queda nítida na eficiência e usabilidade.
3. Sempre siga as instruções. Não alimente os documentos da maneira errada ou use um scanner com as mãos molhadas. Ações simples como essas, geralmente, não afetam a integridade do scanner, mas várias ações incorretas poderão danificar o scanner sem que você se dê conta. Sempre leia as instruções para se certificar de que você não está fazendo nada de maneira inadequada.

Essas são as três maiores dicas que precisam ser lembradas: mantenha tudo limpo, siga as instruções e, para scanners que usam tinta, certifique-se de usar cartuchos aprovados.

Produtos avançados

Atualmente, existem algumas ferramentas externas que você pode utilizar para garantir que seu scanner funcione perfeitamente. Elas incluem as ferramentas de software que monitoram o scanner e garantem que ele esteja instalado e funcionando. Por exemplo, o Scanner Manager da Kodak Alaris fornece alertas proativos, reduz o tempo de inatividade, fornece informações operacionais e permite que você melhore a produtividade do fluxo de trabalho de captura em toda a sua organização.

Embora você não ache que isso seja uma grande preocupação, os scanners podem ser visados por criminosos cibernéticos, assim como qualquer outro dispositivo conectado à Internet, então, também é importante que eles tenham recursos de segurança incluídos.

Os scanners são mais inteligentes e já percorreram um longo caminho em relação ao que você pode fazer com eles.

Embora sua experiência com scanners possa se limitar a simplesmente digitalizar um documento e enviá-lo por e-mail para alguém, o que acontece quando você precisa digitalizar um documento manuscrito confuso? Um documento com manchas? Ou um documento com contraste de imagem incomum que simplesmente não aparecerá claramente?

Nesses casos, o software de scanner avançado pode ser útil. As ferramentas podem isolar documentos manuscritos confusos e destacar a área para tornar as informações mais legíveis, corrigir as cores de imagens para torná-las mais agradáveis visualmente e muito mais. Diferentes marcas de scanner usam diferentes tipos de software, portanto, fique atento para ver se o seu scanner possui algum software disponível para tornar o uso dele uma experiência mais fácil.

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Gerencie seus documentos

Uma das melhores maneiras de obter o máximo do seu scanner de mesa é certificar-se de que ele está sendo usado corretamente. Você pode se surpreender ao descobrir que está digitalizando o mesmo documento várias vezes ao longo do dia devido ao gerenciamento inadequado ou usando um formato incorreto devido a alguma configuração padrão estranha.

Para garantir que você esteja sempre bem informado, recomendamos o uso de um scanner de mesa que se integra a um sistema de gerenciamento de documentos para ajudá-lo a controlar os documentos digitalizados de maneira clara.

Quando chega a hora de atualizar seu scanner de documentos ou o software do scanner, a Kodak Alaris pode ajudar. Entre em contato conosco ou encontre um parceiro na sua área para começar.

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