Como lidar com impostos comerciais remotamente

A apresentação de uma declaração estadual ou federal de seus impostos comerciais exige grande volume de documentos comprovativos. O tipo e a quantidade desses documentos dependem da estrutura e do tamanho da sua empresa. Quer sua empresa seja uma pequena empresa com um só proprietário quer seja uma grande corporação, é essencial fornecer ao seu preparador de impostos ou contador público certificado (CPA) todas as informações necessárias para comprovar sua declaração de impostos.

Muitos contadores e proprietários de empresas trabalham fora do escritório durante esse período. A impossibilidade de se encontrar pessoalmente para discutir ou preparar uma declaração de imposto de renda necessita de ferramentas remotas de declaração de impostos. Se você está se perguntando como pode tornar a preparação de impostos remota rápida e fácil, leia algumas dicas essenciais.

1. Saiba o que você precisa

Muitos empresários perguntam: "quais documentos devo guardar para fins fiscais?" O Serviço Interno de Renda (Internal Revenue Service - IRS) compartilha algumas dicas em seu site sobre os documentos que você deve guardar. Isso inclui registros imobiliários, extratos bancários, relatórios de investimento e quaisquer recibos ou comprovantes de pagamento necessários para as deduções. Se você não tiver certeza de quais tipos de documentos precisa manter para impostos sobre negócios, consulte um contador ou consultor financeiro.

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2. Crie um arquivo digital

O gerenciamento de documentos é essencial quando se trata de preparação de impostos para empresas. Seu contador precisará de muitos registros diferentes de despesas, declarações de renda e outros documentos relacionados aos negócios. Para garantir que você tenha tudo o que precisa para a preparação remota de impostos, considere converter todos os seus arquivos impressos em um sistema de arquivos digitais. Os arquivos digitais são fáceis de classificar, pesquisar e recuperar. Os scanners de mesa modernos da Kodak Alaris podem converter recibos, faturas, contratos e muito mais em um catálogo digital de informações útil. Existem opções de scanner que podem processar de 25 a 200 páginas por minuto.

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3. Discuta o arquivamento de imposto remoto com seu contador

Se trabalhar remotamente é uma experiência nova para você e sua empresa, reserve um tempo para discutir a situação com seu contador. As empresas de contabilidade fizeram a transição para soluções de trabalho remoto. Elas fornecem serviços virtuais de preparação de impostos e arquivam os impostos comerciais online.

Normalmente, há uma reunião no início de qualquer compromisso de contabilidade para discutir o escopo do trabalho. Durante a reunião, você pode perguntar ao seu contador como ele prefere receber documentos importantes. Eles podem pedir que você envie vários formulários e arquivos por e-mail ou forneça um sistema de compartilhamento de arquivos para fazer o upload da sua papelada.

Digitalizar documentos e fornecê-los como arquivos eletrônicos é essencial para preencher uma declaração de imposto de renda. E o arquivamento remoto de impostos facilita o pagamento pontual de impostos.

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Documentos digitais na era do distanciamento físico

Como a maioria das empresas, contadores e outros profissionais que prestam serviços fiscais agora estão acostumados ao trabalho remoto. O arquivamento remoto de impostos pode ser fácil se você tiver uma maneira de compartilhar documentos importantes com o seu preparador de impostos. Os scanners de mesa ou departamentais são compactos o suficiente para caber confortavelmente na mesa do seu escritório em casa. E são poderosos o suficiente para converter registros e recibos impressos em arquivos digitais que você pode enviar ao seu contador.

Para saber mais ou solicitar um orçamento de scanners de documentos de alta capacidade para a sua empresa, entre em contato agora. Vamos ajudá-lo a planejar o sistema de gerenciamento de registros digitais perfeito.

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