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O investimento tecnológico certo pode ser mais do que uma rápida vitória

Executivos ao redor do mundo estão falando sobre a transformação digital. Mas aqui está a verdade: Um grande número de processos de negócios ainda é executado em papel. Mais de três quartos dos profissionais globais dependem de papel no trabalho. Na verdade, mais da metade das pessoas se sente “ligada emocionalmente” aos documentos em papel.¹ Então, por que maltratamos nossos documentos durante o processo de captura?

Papéis rasgados ou amassados resultam em dores de cabeça, adicionando custos e impedindo a eficiência. E sem soluções inteligentes de captura, os dados importantes nunca chegam aos fluxos de trabalho de negócios. Veja como os recursos inteligentes de digitalização protegem os dados corporativos à medida que são transferidos pela organização:

1. Classificação: a chave para reduzir as tarefas pré e pós-digitalização

A digitalização é apenas parte da carga de trabalho. Antes que as informações possam ser capturadas, os funcionários precisam remover grampos, inserir folhas de cabeçalho ou classificar documentos por tipo ou departamento. Após a digitalização, eles indexam documentos, corrigem erros ou removem exceções que precisam ser devolvidas aos seus proprietários.

“A quantidade de mão-de-obra que vai para o trabalho de preparação e pós-trabalho é, em geral, muito maior do que a quantidade usada na digitalização, ” diz Tony Barbeau, Vice-Presidente de produtos e soluções, Information Management, Kodak Alaris.

Essas tarefas tediosas são um grande obstáculo para a produtividade. A nova funcionalidade de classificação fornecida pelos scanners Kodak de alta produção reduz a carga de trabalho pré e pós-digitalização. Quer seja depositando automaticamente as folhas de correção em uma caixa separada para reutilizar quer seja isolando documentos, como certificados de estoque ou licenças de drivers, a classificação é uma valiosa economia de tempo.

2. Proteção de quatro camadas do documento: mantendo os papéis intactos

Apenas classificar não é o suficiente, diz Barbeau. “Mesmo com a melhor preparação de documentos, há várias condições que podem causar desafios para a operação de digitalização”, diz ele. Insira quatro camadas de proteção. Esse recurso impede o que Barbeau chama de “acidente de trem de documentos”— quando uma folha fica presa no transporte e desencadeia uma reação em cadeia de papéis presos ou rasgados. A detecção de comprimento protege contra papéis que ficam presos ou sobrepostos e aparecem como um documento longo, quando na verdade são dois documentos. A detecção ultrassônica de documentos duplos também garante que apenas um documento entre no scanner por vez, o que é especialmente útil quando um documento pequeno é inserido em um documento maior. A proteção inteligente de documentos "escuta" um som de desintegração e interrompe imediatamente o processo de digitalização para proteger os papéis. Por fim, a detecção de metais evita que grampos e clipes esquecidos transmitam esses resíduos no processo e arranhem o vidro do scanner. Esses recursos estão disponíveis nos scanners Kodak i5250, i5650 e i5850.

3. Códigos de barras e extração de dados: obtendo o máximo dos seus dados

Os códigos de barras fornecem dados essenciais necessários para indexar documentos. Quando os códigos de barras não são interpretados até que os documentos tenham sido digitalizados, dados importantes podem ser perdidos. Novos scanners, como as séries Kodaki4000 e i5000, leem os códigos de barras durante a digitalização. Eles capturam uma versão bruta de alta resolução dos códigos de barras, que é mais facilmente interpretada por meio de mecanismos de reconhecimento de código de barras. Isso resulta em menos casos em que os funcionários precisam inserir dados manualmente devido a um código de barras danificado que o software não poderia ler, diz Barbeau.

4. Impressão inteligente: tornando mais fácil rastrear documentos

Documentos desorganizados são uma ameaça dispendiosa aos fluxos de trabalho de negócios. Uma pesquisa global feita pela empresa de inteligência de mercado IDC descobriu que o gerenciamento ineficiente de documentos custa às organizações US$ 19.732 por profissional de informação por ano.² Uma solução? Recursos inteligentes que ajudam a rastrear documentos em papel. O scanner Kodak i5850 vem equipado com três recursos inteligentes para impressão física ou digital em documentos e imagens. O endereçamento de imagens, a indexação e a contagem de patches ajudam a rastrear dados em sistemas de negócios, automatizando tarefas tediosas e aumentando a eficiência.

Ao manusear apenas alguns documentos, a digitalização de uma página pode não ser um grande problema. Mas em um ambiente de grande volume, refazer esse tipo de trabalho é um grande obstáculo para a motivação, a produtividade e a eficiência. Esses recursos do scanner Kodak resolvem os maiores problemas apresentados pelos processos de captura hoje e conduzem os negócios ao sucesso.

  1. Atolamento de papel: Por que os documentos estão nos arrastando para baixo”, Adobe Systems, março de 2015
  2. Preenchendo a lacuna de produtividade dos profissionais que trabalham com informações: novos desafios e oportunidades para TI, ” IDC, setembro de 2012

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