Principais mitos sobre captura inteligente de documentos

Principais mitos sobre captura inteligente de documentos

Você provavelmente já ouviu a palavra da moda “captura inteligente de documentos”, mas se você não está aproveitando seus benefícios, é provável que você não tenha uma ideia precisa do que se trata. Embora os softwares de captura inteligente de documentos tenham avançado continuamente na última década, o entendimento das empresas sobre eles não continua sendo necessariamente o mesmo.

Este artigo mostra os seis maiores mitos que cercam a captura inteligente de documentos para que você possa tomar uma decisão informada com base no valor real que este software oferece.

1. A digitalização com scanners de mesa é suficiente para digitalização
Muitas empresas pensam que digitalizar e arquivar documentos impressos usando scanners de mesa é suficiente, mas se você nunca for além de apenas tirar uma foto do documento, sua organização não começará a perceber a economia de custos e maior produtividade e eficiência possíveis com a captura de documentos.

As soluções de captura inteligente de documentos fazem mais do que apenas digitalizar um documento. Elas transformam documentos em informações que você pode usar e permitem que as organizações capturem documentos de qualquer local, conectem essas informações aos seus sistemas de negócios automaticamente e escalonem esses processos cruciais conforme necessário.

Embora esses recursos possam não ser necessários para pequenas organizações que precisam executar arquivamento direto, é possível que sua empresa possa se beneficiar de uma automação mais avançada, conectividade generalizada e captura distribuída.

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2. A captura inteligente de documentos é muito cara
As soluções de captura de documentos de nível empresarial costumavam ser caras de implementar, mas elas se tornaram muito mais simples e acessíveis. Muitas soluções de captura inteligente de documentos são oferecidas em diferentes versões e modelos de preços para atender ao orçamento e às necessidades de cada empresa.

Por exemplo, a Kodak Alaris oferece o KODAK Capture Pro Software e o KODAK Info Input Solution com assinaturas de um ano. Este modelo de assinatura permite que as empresas paguem à medida que avançam e possam:

• Alinhar os gastos com o uso do software.
• Ampliar ou diminuir com base nas necessidades de negócios.
• Acessar a versão mais recente do software.
• Melhorar o fluxo de caixa eliminando grandes investimentos iniciais.

Mas, independentemente do custo da captura inteligente de documentos, as organizações também precisam ter em mente que o retorno sobre o investimento (ROI) costuma ser mais revelador do que apenas o preço inicial. O ROI para a captura de documentos costuma ser significativo, potencialmente até várias vezes o preço de compra.

Em um caso como esse, o que pode parecer uma grande despesa pode ser facilmente justificável.

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3. A captura inteligente de documentos é muito difícil de gerenciar
Soluções inteligentes de captura de documentos usadas para conectar sistemas complexos de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), exigindo integrações em grande escala, treinamento abrangente do usuário e amplo suporte de TI. Este não é mais o caso — o software de captura inteligente de documentos agora é muito menos complicado de usar e mais fácil de gerenciar.

Os Serviços da Kodak Alaris incluem serviços de captura gerenciada assim como garantia de software e soluções de gerenciamento de scanner para facilitar a implantação e o gerenciamento da captura inteligente de documentos e obter o máximo do seu investimento.

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4. Minha empresa não é grande o suficiente para precisar da captura inteligente de documentos
Muitas organizações supõem que não são grande o suficiente, não têm fluxos de trabalho suficientemente complicados, ou não digitalizam documentos suficientes para precisar da captura inteligente de documentos. Embora os benefícios da captura inteligente de documentos possam ser mais óbvios para grandes empresas com centenas ou milhares de usuários, organizações de qualquer tamanho ou escala podem se beneficiar.

Na verdade, determinar se sua organização requer captura inteligente de documentos tem menos a ver com tamanho e complexidade e mais a ver com a sua posição atual em direção à maturidade digital — e poucas organizações podem dizer que já progrediram ao máximo.

Se você usa a captura de documentos para abertura de novas contas, processamento de reclamações, impostos, transações bancárias, registros de processos criminais ou qualquer outra atividade, sua organização se beneficiará de processos simplificados que levam informações importantes para as pessoas certas o mais rápido possível.

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5. A captura inteligente de documentos não é escalonável
O preço da captura de documentos era originalmente baseado em volumes de digitalização e tinha um custo alto para muitas pequenas e médias empresas.

Felizmente, esse modelo de preço não é mais comum, permitindo que organizações de qualquer tamanho dimensionem a captura de documentos de maneira fácil e econômica à medida que examinam os fluxos de trabalho e descobrem necessidades adicionais. Modelos baseados em assinatura, como aqueles que a Kodak Alaris oferece , tornam especialmente fácil de aumentar ou diminuir quando os negócios precisam de mudanças. 

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6. Você não pode entregar a captura via nuvem
Outro mito sobre a captura de documentos que costumava ser verdadeiro, mas não é mais: a captura inteligente de documentos precisa ser fornecida por meio de soluções locais.

O software moderno de captura inteligente de documentos pode ser fornecido usando uma arquitetura escalonável e com capacidade de nuvem. Os dados da empresa podem ser armazenados externamente em um data center seguro, minimizando o suporte de hardware e os custos em seus escritórios e permitindo o suporte de sua equipe de TI.

Modelos de captura de documentos baseados em nuvem também garantem a segurança das informações da sua empresa no caso de um desastre natural — um aspecto crucial de qualquer plano de continuidade de negócios.

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A melhor hora para investir em uma solução de captura inteligente de documentos é sempre agora.

O KODAK Capture Pro Software tem quatro versões diferentes para atender a especificidade dos seus negócios. Tudo isso ajuda você a converter rapidamente documentos impressos em imagens de alta qualidade para fluxos de trabalho mais simplificados e precisos. O KODAK Info Input Solution, uma solução de captura de documentos baseada na Web, permite captura e acesso mais eficiente às informações de qualquer local. E a Solução Inteligente de Digitalização Infuse da Kodak Alaris é uma solução nova, segura e avançada que permite a captura direta em um processo de negócios.

Seja qual for a opção de software que você escolher, a Kodak Alaris estará aqui para ajudar com garantia de software, assistência técnica e central de suporte. Entre em contato conosco para esclarecer suas dúvidas e navegue pelo site dos nossos parceiros para saber onde comprar os softwares da Kodak Alaris na sua região.