/ Artigo O caso atraente para salas de correspondência digital

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A popularidade crescente da sala de correspondência digital

A sala de correspondência é o motor que impulsiona a comunicação baseada em papel em muitas organizações. O que você não previa é como a entrega de correspondência mudou para algumas empresas que estão investindo na transformação digital.

Para esses líderes, já se foram os dias de um funcionário que entregava e pegava correspondência em um carrinho entre os departamentos. Hoje, o correio se tornou digital, trazendo melhorias significativas no ROI e benefícios na satisfação do cliente.

É verdade que a digitalização na sala de correspondência não é totalmente nova. Como em quase todos os outros lugares do escritório, os avanços digitais têm acontecido de forma crescente ao longo dos anos.

Vemos que os processos baseados em papel ainda são a norma e não a exceção, prejudicando a produtividade. Doug Miles AIIM, Fórum do Reino Unido 2015

De soluções poderosas de captura e scanners de documentos a hubs digitais

A primeira onda de digitalização e automação na sala de correspondências estava intimamente ligada à introdução de scanners de documentos e soluções de captura inteligente de documentos. É assim que pensamos no modelo típico de sala de correspondência centralizada de hoje

Nos últimos anos, esse modelo tem enfrentado dificuldades. A necessidade de capturar correspondência e documentos o mais cedo possível leva a modelos mais descentralizados e híbridos.

As salas de correspondência centrais são normalmente vistas apenas em organizações muito grandes, enquanto as filiais e empresas menores tendem a adotar abordagens híbridas. Obviamente, cada empresa tem suas próprias necessidades de implantação e isso depende dos requisitos do setor, da região e dos clientes que impulsionam os negócios.

Grandes agências de serviços ou BPOs especializados em salas de correspondência são centros de captura e processamento de documentos. Isso também não é nada novo. Na verdade, uma parte significativa da geração de imagem de documentos, captura e outros processos de digitalização ainda acontecem em salas de correspondência atualmente. Quando os analistas começaram a discutir os serviços de correspondência digital, as discussões giraram essencialmente em torno da digitalização e automação dos processos de correspondências recebidas.

[Relacionado: Os serviços de escritório contam com a Alaris para entregar soluções superiores de correspondência e gerenciamento de documentos]

Benefícios da implementação de serviços de sala de correspondência digital

Melhoria da rastreabilidade e conformidade de correspondências

Tornar-se digital torna mais fácil rastrear as correspondências durante a entrega.

A correspondência é verificada quando chega na sala de correspondência e pode ser armazenada na nuvem até que o destinatário opte por excluí-la. Para correspondências que não podem ser digitalizadas, como pacotes ou cartas importantes, a criação de código de barras e a leitura inteligente de código de barras permite que os operadores da sala de correspondência rastreiem cada correspondência até que ela seja entregue.

O rastreamento de todas as correspondências não apenas proporciona a paz de espírito a quem envia e recebe a correspondência, mas também cria uma trilha de auditoria confiável. As restrições de acesso também podem impedir que informações confidenciais cheguem às mãos erradas.

[Relacionado: Como organizar contas e correspondências com eficiência]

Atendimento superior ao cliente

A classificação e a entrega manual de correspondência costumam ser lentas, tediosas e sujeitas a erros. Automatizar esse processo significa uma entrega mais rápida, eficaz e precisa, algo que sua operadora de correio e seus clientes irão apreciar.

A entrega mais rápida, além do fato de que os destinatários podem receber e reagir aos seus e-mails remotamente, também acelera o tempo de resposta do cliente.

Em geral, os serviços de correspondência digital aprimoram os fluxos de trabalho, garantindo que a correspondência seja entregue à pessoa certa, instantaneamente, beneficiando todos os envolvidos.

[Relacionado: A implementação de serviços de digitalização acelera os serviços postais]

Acesso remoto

O trabalho remoto vinha se tornando cada vez mais popular quando a pandemia de COVID-19 de repente levou à uma mudança massiva do trabalho presencial ao virtual. Agora, parece que muitos funcionários remotos não vão voltar para o escritório quando as coisas voltarem ao normal: Em uma pesquisa da Gartner com 127 líderes de empresas, 82% dos entrevistados disseram que planejam permitir que os funcionários continuem trabalhando em casa em tempo parcial no futuro. 47% disseram que agora planejam permitir que os funcionários trabalhem em casa o tempo todo.

Considerando essas mudanças drásticas, faz mais sentido do que nunca fazer a transição para serviços de sala de correspondência baseados em nuvem para que as pessoas possam receber suas correspondências em casa, no escritório ou onde quer que estejam trabalhando. O acesso remoto às correspondências é especialmente importante para quem viaja com frequência a trabalho, uma vez que uma correspondência perdida pode afetar a capacidade de realizar tarefas essenciais.

[Relacionado: Ferramentas para criar uma força de trabalho virtual]

Redução de custos

Os serviços de sala de correspondência digital eliminam a necessidade de processos manuais, como classificação e entrega de correspondência, economizando o tempo do operador ou do funcionário da sala de correspondência. Essa economia de tempo pode, por sua vez, economizar custos operacionais ou liberar o operador da sala de correspondência para tarefas mais importantes.

A digitalização da correspondência também reduz a necessidade de armazenar fisicamente todo o papel e os custos associados ao armazenamento. Da mesma forma, você não precisará se preocupar com o pagamento de multas associadas a faturas perdidas e pagamentos em atraso, uma vez que nada armazenado em seu sistema de gerenciamento de documentos pode desaparecer.

Com o passar do tempo, você pode até ver redução de custo com a eficiência gerada pela capacidade de localizar correspondências digitalizadas instantaneamente, sem ter que vasculhar a sala de armazenamento e pesquisar arquivos manualmente.

Todas essas economias de tempo e custo se traduzem em mais dinheiro que sua empresa pode investir para aumentar sua vantagem competitiva.

[Relacionado: Elimine a complexidade de sua sala de correspondência]

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