Dicas para digitalizar documentos pessoais e organizar sua vida digital

Os especialistas estimam que cerca de 80% dos papéis que chegam na sua casa viram uma bagunça inútil. Eles se acumulam em pilhas, consumindo seu tempo, energia e paz de espírito.

De acordo com o Princípio de Pareto, também conhecido como Regra 80/20, os outros 20 por cento dos papéis que chegam até você não são apenas importantes, — mas muito importantes. Eles são os documentos essenciais que você muitas vezes não consegue encontrar quando precisa.

Digitalizar seus documentos pode ajudar, mas nem todos os sistemas de organização digital são criados da mesma forma. Aqui está o que você precisa saber para digitalizar documentos e mantê-los organizados para resolver seus problemas de bagunça de papéis de uma vez por todas.

Gerenciando seus documentos

O primeiro passo para gerenciar seus documentos é controlar a avalanche de papéis indesejados. Alcançar a perfeição nessa tarefa não é possível, mas até mesmo reduzir um pouco o fluxo ajudará. Maneiras fáceis de reduzir a avalanche de papel que vem em sua direção incluem:

• Escolher faturamento sem papel sempre que possível
• Inscrever-se para receber lembretes por e-mail ou mensagem de texto do consultório do seu médico e de outros provedores de serviços sempre que possível
• Cancelar assinaturas de jornais e revistas impressos que você não gosta mais
• Mudar para assinaturas digitais de publicações que você ainda gosta

A segunda etapa é reduzir a bagunça na papelada que você mesmo gera. Você é um criador de listas compulsivo? Tente usando um aplicativo em vez de pedaços de papel.

Você usa notas para se comunicar com membros da família com horários diferentes dos seus? Crie um canal do Slack para a família ou instale um quadro de anotações ou outro tipo de ferramenta de mensagem reutilizável.

A terceira etapa é facilitar a eliminação da bagunça da papelada. Posicione uma lixeira na garagem ou em qualquer outro lugar para onde você leva as correspondências. Crie o hábito de descartar circulares e outras correspondências indesejadas na lixeira antes mesmo que elas possam entrar na sua casa.

Por fim, defina um local específico para 20% dos papéis que você realmente precisa. Isso os manterá seguros até que você tenha tempo para lidar com eles.

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Entre na era digital

Depois de restringir o uso papel às coisas essenciais, você está pronto para entrar na era digital. Mas digitalizar sem um planejamento é um grande erro. Para evitar transformar a bagunça da papelada em uma bagunça digital, siga estas regras essenciais.

1: Nomeie seus arquivos da mesma maneira
Configure um método simples para nomear seus arquivos e use-o sempre. Não existe uma única maneira certa de fazer isso. O que importa é que funcione para você.

Considere incluir o ano e palavras-chave como "recibo" ou o sobrenome da pessoa ao qual o documento se refere. Isso tornará mais fácil localizar os documentos posteriormente.

2: Configure um sistema de arquivamento digital
Tal como acontece com os nomes dos arquivos, o importante é que o seu sistema faça sentido para você e que você o siga sem exceção. Crie pastas por ano, para cada membro da família ou por categoria de documento para facilitar o uso.

3. Toque uma vez
Deixe a popular regra do "toque uma vez" economizar tempo e energia. Digitalize e salve seus documentos imediatamente após abri-los. Se isso não for possível, agende um horário a cada semana para digitalizar em lote  toda a papelada importante que você recebeu em uma semana.

Isso evita que os documentos sejam perdidos ou danificados. E também garante que eles sejam acessíveis digitalmente quando você precisar deles.

4. Salve com segurança
Salve seus documentos na nuvem. Se você precisar usar opções que não sejam da nuvem, certifique-se de ter um sistema de backup instalado. Use proteção de senha apropriada quando necessário para manter seus documentos privados seguros.

Como digitalizar documentos como um profissional

Entrar na era digital parece difícil? Você tem dúvidas sobre sua capacidade de acompanhar a digitalização e o arquivamento dos seus documentos depois que o sistema estiver configurado? Saiba que você não é o único.

Muitas pessoas nunca começam o processo de entrar na era digital porque estão muito intimidadas. Outros começam, mas nunca terminam. Muitas vezes, esse fracasso ocorre por:

• Usar as ferramentas erradas
• Usar o processo errado
• Problemas criados por digitalizações de baixa qualidade

O segredo para fazer sua estratégia de reduzir ou eliminar o uso de papel funcionar sem problemas é aprender a digitalizar como os profissionais.

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Dica especial 1: a forma como você digitaliza é importante

Em um sistema que usa pouco, ou nenhum, papel, o scanner de mesa (ou qualquer outro dispositivo semelhante) torna-se um único ponto de falha. Resumindo, se ele não funcionar da maneira que você precisa, todo o sistema não funcionará.

Para ter sucesso, você não pode confiar no seu smartphone ou em um scanner de baixa qualidade. Estes e outros dispositivos semelhantes:

• São lentos e complicados de usar
• Não permitem que você digitalize várias páginas com rapidez e facilidade
• Não produzem digitalizações agrupadas de documentos de várias páginas
• Produzem digitalizações de baixa qualidade que são difíceis de ler e reimprimir
• Podem criar arquivos digitalizados em formatos de arquivo estranhos e difíceis de usar

Em todos os casos, você acaba frustrado com o processo e com os resultados. Continuar usando o sistema, não importa o quão bem ele esteja configurado, será impossível.

Somente um scanner doméstico de boa qualidade é suficiente. Com um scanner de alta qualidade, você pode:

• Digitalizar documentos com rapidez e facilidade
• Obter a qualidade de digitalização que você precisa
• Utilizar o seu sistema com sucesso

É importante observar, entretanto, que apenas ter acesso a um bom scanner não é suficiente.

Você precisa do seu próprio scanner

Tentar usar o scanner de outra pessoa também é um erro. Quando você confia no scanner de outra pessoa:

• Seu sistema para se o scanner ficar indisponível
• Você não pode controlar a qualidade das digitalizações
• Trabalhar no seu sistema se torna mais difícil e demorado

Investindo em um scanner de mesa de qualidade, você terá o total controle nas digitalizações.

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Dica especial 2: o software certo faz toda a diferença

Depois de instalar o scanner, é hora de emparelhá-lo com o software que irá aprimorar a qualidade das suas digitalizações. Após a digitalização em massa, um dos maiores problemas no gerenciamento de um sistema digital é colocar os arquivos onde eles precisam estar.

Smartphones e scanners de baixa qualidade salvam seus arquivos com nomes padrão em locais padrão. Depois de digitalizar um item, você precisa renomeá-lo manualmente. Em seguida, você precisa movê-lo para o destino.

Dependendo do scanner e do sistema, isso pode envolver usar serviços de compartilhamento de arquivos, envio por e-mail ou outras etapas intermediárias. Você pode até mesmo ter que ir para o ponto de destino mais tarde para mover o documento para o subarquivo correto.

Você precisa repetir esse processo para cada arquivo. É demorado e cansativo.

Além disso, muitos scanners não fornecem uma cópia digital pesquisável do documento de texto, transformando-o em uma imagem que você deve revisar manualmente.

Simplificando com software

Com o software certo, no entanto, você pode condensar todo o processo em alguns cliques rápidos. Com o software de digitalização Smart Touch você pode:

• Digitalizar documentos para PDF
• Digitalizar documentos para Word
• Digitalizar documentos para outros formatos de sua escolha
• Otimizar as digitalizações para facilitar a leitura e a pesquisa
• Obter digitalizações limpas, mesmo de documentos não muito limpos
• Encaminhar documentos para onde eles precisam ir (incluindo destinos de nuvem) em uma etapa

O que isso significa para você?

• Você obtém digitalizações de alta qualidade sempre
• Você gasta menos tempo digitalizando e arquivando seus documentos
• Você corre menos risco de perder documentos
• Você se estressa menos tentando digitalizar bem um documento
• Seus documentos são pesquisáveis
• Você pode lidar com texto, imagem e outros tipos de documentos com a mesma facilidade

Combinando o software certo com o scanner certo, o seu sistema digital pode se tornar uma maravilha.

Dica especial 3: faça backup do seu sistema com o suporte certo

Mesmo os melhores sistemas estão sujeitos às imperfeições da vida real. Não deixe que o desgaste e os erros que você sabe que irão acontecer prejudiquem o seu sistema.

Planeje com antecedência. Escolha ótimos serviços de manutenção e suporte a partir do momento em que você instala o scanner e o software. Isso garante que, quando inevitavelmente acontecer uma falha, ela não seja uma catástrofe.

Serviços de suporte adequados e garantias podem transformar o que poderia ter sido uma emergência em um problema muito pequeno, e é por isso que a Kodak Alaris oferece garantia de software e assistência técnica para todos os nossos produtos, juntamente com vários planos de serviço de Substituição Avançada de Unidade (AUR) para reparo no local.

Esses recursos protegem seus documentos, seu sistema e sua paz de espírito. Invista neles com antecedência e você nunca se arrependerá.

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O principal segredo para uma boa organização digital

O principal segredo para uma boa organização digital é ter as ferramentas e o sistema de que você precisa para ter sucesso a longo prazo. Depois de saber como digitalizar bem os documentos e ter as ferramentas disponíveis para isso, você estará pronto para o sucesso.

A Kodak Alaris pode ajudar. Encontre um parceiro de varejo na sua região e explore como nossos scanners de documentos de mesa e soluções de software podem ajudar a organizar seus documentos hoje.