Os especialistas estimam que cerca de 80% dos papéis que chegam na sua casa viram uma bagunça inútil. Eles se acumulam em pilhas, consumindo seu tempo, energia e paz de espírito.
De acordo com o Princípio de Pareto, também conhecido como Regra 80/20, os outros 20 por cento dos papéis que chegam até você não são apenas importantes, — mas muito importantes. Eles são os documentos essenciais que você muitas vezes não consegue encontrar quando precisa.
Digitalizar seus documentos pode ajudar, mas nem todos os sistemas de organização digital são criados da mesma forma. Aqui está o que você precisa saber para digitalizar documentos e mantê-los organizados para resolver seus problemas de bagunça de papéis de uma vez por todas.
O primeiro passo para gerenciar seus documentos é controlar a avalanche de papéis indesejados. Alcançar a perfeição nessa tarefa não é possível, mas até mesmo reduzir um pouco o fluxo ajudará. Maneiras fáceis de reduzir a avalanche de papel que vem em sua direção incluem:
A segunda etapa é reduzir a bagunça na papelada que você mesmo gera. Você é um criador de listas compulsivo? Tente usando um aplicativo em vez de pedaços de papel.
Você usa notas para se comunicar com membros da família com horários diferentes dos seus? Crie um canal do Slack para a família ou instale um quadro de anotações ou outro tipo de ferramenta de mensagem reutilizável.
A terceira etapa é facilitar a eliminação da bagunça da papelada. Posicione uma lixeira na garagem ou em qualquer outro lugar para onde você leva as correspondências. Crie o hábito de descartar circulares e outras correspondências indesejadas na lixeira antes mesmo que elas possam entrar na sua casa.
Por fim, defina um local específico para 20% dos papéis que você realmente precisa. Isso os manterá seguros até que você tenha tempo para lidar com eles.
Relacionado: Dicas de redução de resíduos de papel para o seu escritório
Depois de restringir o uso papel às coisas essenciais, você está pronto para entrar na era digital. Mas digitalizar sem um planejamento é um grande erro. Para evitar transformar a bagunça da papelada em uma bagunça digital, siga estas regras essenciais.
1: Nomeie seus arquivos da mesma maneira
Configure um método simples para nomear seus arquivos e use-o sempre. Não existe uma única maneira certa de fazer isso. O que importa é que funcione para você.
Considere incluir o ano e palavras-chave como "recibo" ou o sobrenome da pessoa ao qual o documento se refere. Isso tornará mais fácil localizar os documentos posteriormente.
2: Configure um sistema de arquivamento digital
Tal como acontece com os nomes dos arquivos, o importante é que o seu sistema faça sentido para você e que você o siga sem exceção. Crie pastas por ano, para cada membro da família ou por categoria de documento para facilitar o uso.
3. Toque uma vez
Deixe a popular regra do "toque uma vez" economizar tempo e energia. Digitalize e salve seus documentos imediatamente após abri-los. Se isso não for possível, agende um horário a cada semana para digitalizar em lote toda a papelada importante que você recebeu em uma semana.
Isso evita que os documentos sejam perdidos ou danificados. E também garante que eles sejam acessíveis digitalmente quando você precisar deles.
4. Salve com segurança
Salve seus documentos na nuvem. Se você precisar usar opções que não sejam da nuvem, certifique-se de ter um sistema de backup instalado. Use proteção de senha apropriada quando necessário para manter seus documentos privados seguros.
Entrar na era digital parece difícil? Você tem dúvidas sobre sua capacidade de acompanhar a digitalização e o arquivamento dos seus documentos depois que o sistema estiver configurado? Saiba que você não é o único.
Muitas pessoas nunca começam o processo de entrar na era digital porque estão muito intimidadas. Outros começam, mas nunca terminam. Muitas vezes, esse fracasso ocorre por:
O segredo para fazer sua estratégia de reduzir ou eliminar o uso de papel funcionar sem problemas é aprender a digitalizar como os profissionais.
Relacionado: Guia de eficiência no home office
Em um sistema que usa pouco, ou nenhum, papel, o scanner de mesa (ou qualquer outro dispositivo semelhante) torna-se um único ponto de falha. Resumindo, se ele não funcionar da maneira que você precisa, todo o sistema não funcionará.
Para ter sucesso, você não pode confiar no seu smartphone ou em um scanner de baixa qualidade. Estes e outros dispositivos semelhantes:
Em todos os casos, você acaba frustrado com o processo e com os resultados. Continuar usando o sistema, não importa o quão bem ele esteja configurado, será impossível.
Somente um scanner doméstico de boa qualidade é suficiente. Com um scanner de alta qualidade, você pode:
É importante observar, entretanto, que apenas ter acesso a um bom scanner não é suficiente.
Tentar usar o scanner de outra pessoa também é um erro. Quando você confia no scanner de outra pessoa:
Investindo em um scanner de mesa de qualidade, você terá o total controle nas digitalizações.
Relacionado: Melhor scanner de documentos para um pequeno escritório
Depois de instalar o scanner, é hora de emparelhá-lo com o software que irá aprimorar a qualidade das suas digitalizações. Após a digitalização em massa, um dos maiores problemas no gerenciamento de um sistema digital é colocar os arquivos onde eles precisam estar.
Smartphones e scanners de baixa qualidade salvam seus arquivos com nomes padrão em locais padrão. Depois de digitalizar um item, você precisa renomeá-lo manualmente. Em seguida, você precisa movê-lo para o destino.
Dependendo do scanner e do sistema, isso pode envolver usar serviços de compartilhamento de arquivos, envio por e-mail ou outras etapas intermediárias. Você pode até mesmo ter que ir para o ponto de destino mais tarde para mover o documento para o subarquivo correto.
Você precisa repetir esse processo para cada arquivo. É demorado e cansativo.
Além disso, muitos scanners não fornecem uma cópia digital pesquisável do documento de texto, transformando-o em uma imagem que você deve revisar manualmente.
Com o software certo, no entanto, você pode condensar todo o processo em alguns cliques rápidos. Com o software de digitalização Smart Touch você pode:
O que isso significa para você?
Combinando o software certo com o scanner certo, o seu sistema digital pode se tornar uma maravilha.
Mesmo os melhores sistemas estão sujeitos às imperfeições da vida real. Não deixe que o desgaste e os erros que você sabe que irão acontecer prejudiquem o seu sistema.
Planeje com antecedência. Escolha ótimos serviços de manutenção e suporte a partir do momento em que você instala o scanner e o software. Isso garante que, quando inevitavelmente acontecer uma falha, ela não seja uma catástrofe.
Serviços de suporte adequados e garantias podem transformar o que poderia ter sido uma emergência em um problema muito pequeno, e é por isso que a Kodak Alaris oferece garantia de software e assistência técnica para todos os nossos produtos, juntamente com vários planos de serviço de Substituição Avançada de Unidade (AUR) para reparo no local.
Esses recursos protegem seus documentos, seu sistema e sua paz de espírito. Invista neles com antecedência e você nunca se arrependerá.
Relacionado: Como proteger suas finanças contra desastres
O principal segredo para uma boa organização digital é ter as ferramentas e o sistema de que você precisa para ter sucesso a longo prazo. Depois de saber como digitalizar bem os documentos e ter as ferramentas disponíveis para isso, você estará pronto para o sucesso.
A Kodak Alaris pode ajudar. Encontre um parceiro de varejo na sua região e explore como nossos scanners de documentos de mesa e soluções de software podem ajudar a organizar seus documentos hoje.
Aumente a eficiência incluindo esses elementos-chave no seu home office.
Veja como reduzir o desperdício de papel em seu escritório por meio de alternativas para o uso de papel, envio de memorandos por e-mail e muito mais.
Veja como colocar a bagunça de arquivos e documentos em papel sob controle e começar o novo ano com uma atitude de responsabilidade e um método eficiente de organização.
O valor de transferir seu empreendimento para um mundo digital e como fazer isso
A Kodak Alaris é fornecedora líder de soluções de captura de informações e processamento inteligente de documentos que simplificam os processos de negócios. Existimos para ajudar o mundo a dar sentido às informações com soluções inteligentes e conectadas, alimentadas por décadas de inovação na ciência da imagem. Nosso premiado software, scanners e serviços profissionais estão disponíveis em todo o mundo e através de nossa rede de parceiros de canal.
Aviso de privacidade | Termos Legais/do Site | Aviso de coleta da Califórnia | Não compartilhe minhas informações pessoais
© 2024 Kodak Alaris Inc. TM/MC/MR: Alaris, ScanMate. Todas as marcas registradas e nomes comerciais utilizados são de propriedade de seus respectivos detentores. A marca comercial e a identidade visual da Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.