Por que usar a Kodak Alaris na captura de informações

Por Kara Rayburn

As organizações, ao fazerem a transformação digital, reconheceram os benefícios da digitalização de documentos. Mas agora eles podem ampliar a jornada de transformação digital indo além dos processos manuais e adicionando software de captura e automação de processos. Quando sua organização consegue automatizar essas tarefas ou identificar as melhores soluções para concluí-las, você consegue oferecer diversos benefícios que influenciam positivamente o desempenho e a lucratividade da organização e protege os investimentos feitos nos sistemas de back-end.

Por que a Kodak Alaris

Kodak AlarisDe scanners e softwares de captura premiados a serviços líderes do setor, a Kodak Alaris transforma documentos e dados em informações melhor do que ninguém. Na Kodak Alaris, fazemos o percurso do documento para a digitalização e, em seguida, para um processo rápido, preciso e fácil. E você pode contar com maior tempo de atividade com nossa confiabilidade e serviços líderes do setor.

A captura de informações começa com scanners precisos e confiáveis

A primeira etapa dessa jornada começa com a captura precisa de documentos. Os scanners da Kodak Alaris capturam documentos utilizando nossa tecnologia de digitalização Perfect Page para otimização de imagem que desbloqueia com precisão informações até mesmo em documentos danificados. Nosso premiado manuseio de papel SurePath reduz as etapas manuais e erros de alimentação, e você pode contar com maior tempo de atividade com nossa confiabilidade e serviços líderes do setor.

  • Os testes da BLI descobriram que os scanners da Kodak Alaris podem alimentar lotes de diferentes tamanhos de mídia melhor do que a concorrência. Executamos 35.000 páginas sem problemas de alimentação*

Tudo isso significa que, para qualquer processo que você esteja fazendo – digitalização simples para arquivo, iniciando um processo de negócios ou fazendo automação de processo repetível (RPA) – nossos scanners de documentos são a escolha certa.

Os processos podem ser otimizados com o software de captura

Uma vez que os dados são capturados e digitalizados, os softwares de captura do nosso portfólio podem automatizar qualquer processo de negócios com tecnologia inteligente de captura de informações que funciona bem com seus processos de negócios. Depois que um documento é capturado ou um arquivo digital é coletado, algumas das tarefas de automação de processo mais comuns que você pode adicionar são: conversão, aprimoramento, classificação, extração de dados, validação de dados e encaminhamento.

Os softwares de captura e os scanners da Kodak Alaris podem ajudá-lo em todas as fases do processo

Conversão

Os dados chegam constantemente às organizações em diversos formatos (papel ou digital), contendo conhecimento essenciais para a organização, e todos eles geralmente têm um processo que precisa ser seguido. Converter documentos impressos ou dados digitais para o formato digital correto é o primeiro passo crucial para automatizar qualquer processo. Os scanners da Kodak Alaris podem trabalhar rapidamente com qualquer quantidade de documentos impressos e com maior precisão do que outros scanners. Este fato foi confirmado pela Keypoint Intelligence - Buyers Laboratory (BLI) durante anos consecutivos na Linha de scanner do ano.

  • Com uma linha completa de scanners que vão de scanners de uso pessoal a scanners de mesa e de produção, temos o scanner certo para qualquer negócio ou processo
  • Para converter dados digitais, nossa solução de entrada de informações pode fazer a captura de informações diretamente dos scanners, bem como dos dispositivos inteligentes e arquivos digitais (incluindo e-mail) de um aplicativo na sua organização – qualquer que seja a localização

Aprimoramento

Ser capaz de aprimorar a imagem digital para reduzir o ruído desnecessário em um documento e amplificar os dados é importante para a precisão do processo. A precisão do OCR é o coração das taxas de automação de processos e um aumento nos níveis de automação tem um impacto direto nos lucros. Os scanners da Kodak Alaris, com tecnologia Perfect Page, podem fazer a limpeza automática de documentos e aprimorá-los, removendo a interferências e amplificando os dados. Esse recurso está integrado ao portfólio de scanners Kodak Alaris para garantir que a clareza dos dados seja otimizada para que a precisão do OCR seja maximizada ao criar os menores tamanhos de arquivo possíveis.

  • Os testes da BLI descobriram que o Kodak Alaris fornece uma taxa de leitura de OCR 20% melhor em média do que a concorrência e até 70% melhor do que os de pior desempenho*
  • A BLI também descobriu que os scanners da Kodak Alaris produzem tamanhos de arquivo em quase ½ do tamanho médio dos dispositivos concorrentes*

O software de captura premiado da Kodak Alaris também possui ferramentas poderosas de ajuste de imagem que melhoram a qualidade da imagem corrigindo digitalizações distorcidas, ajustando o contraste e muito mais. Isso significa que os operadores podem fazer ajustes rápidos para obter imagens de alta qualidade, que promovem menor desperdício e maior produtividade.

Classificação

Depois que os dados são convertidos e aprimorados, entender qual tipo de documento entrou no sistema e qual é a próxima etapa para esse tipo de documento é crucial para automatizar processos de várias etapas. Com nosso software Capture Pro ou Info Input, essas soluções podem obter imagens dos nossos scanners (ou scanners de terceiros, telefones celulares, e-mails, MFPs) e impor regras de classificação com base no conteúdo do documento, layout do documento, códigos de barras ou dados de indexação.

  • Nosso software pode determinar que tipo de documento é processado usando o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) e/ou o Reconhecimento Óptico de Marcas (OMR).
  • A classificação determinará se um documento é, por exemplo, uma fatura, prontuário de paciente, arquivo de empréstimo ou registro de imposto. E nossa Info Input Solution pode fazer captura avançada de documentos com apenas uma ou duas amostras para “aprender” para classificar os documentos.

A Kodak Alaris faz isso por meio de algoritmos de aprendizado de máquina patenteados. O sistema usa uma variedade de técnicas para classificar os dados: pesquisa de conteúdo, imagens, códigos de barras e fusão de um documento. Se o sistema tem pouca confiança em qualquer documento que tenta classificar, o processo pode chamar um operador humano para confirmação.

Extração de Dados

Extrair as informações mais importantes de um documento para usar como metadados ou dados de índice é vital para recuperação e processamento. A classificação automatizada com base em regras informa o sistema sobre quais informações-chave devem existir em um documento e, frequentemente, onde essas informações devem ser colocadas. Nossas soluções de software podem identificar, extrair e criar uma cópia dessas informações para usar como metadados para a próxima fase do processo. No caso de documentos, os metadados podem ser usados para organizar, localizar e/ou alimentar documentos em outro tipo de sistema de negócios. Com essas soluções, você pode extrair os dados com base nas regras de negócios e informações de que uma empresa precisa por meio de pesquisas em banco de dados e os usuários podem configurar o processo de indexação para extrair automaticamente os dados principais dos documentos (via código de barras, OCR, ICR ou OMR), reduzindo o tempo de processamento.

Validação de Dados

Conseguir validar a integridade e a precisão dos dados que você coletou é importante para a precisão do processo. Nossas soluções também são capazes de realizar algumas verificações simples de validação de dados, como garantir que as caixas sejam preenchidas e as assinaturas estejam presentes para garantir que os dados estejam completos. Também podemos realizar algumas verificações simples para garantir que os dados sejam consistentes e precisos. Isso pode ser tão simples quanto verificar se o pagamento mensal declarado em um formulário e o extrato bancário de suporte são os mesmos. Se algum documento ficar abaixo dos níveis de tolerância predefinidos, ele será destacado para revisão humana.

  • Por exemplo, isso pode acontecer quando há manchas, respingos, caracteres borrados, campos ausentes ou se o sistema não tiver certeza se identificou a linha correta em um extrato bancário. O sistema alerta você sobre esses documentos para verificação e correção manual.

Essa funcionalidade é vital para garantir que nenhum dado seja processado incorretamente e oferece suporte ao padrão regulatório de uma organização e reduz os custos e a insatisfação do cliente que podem surgir devido à perda ou processamento incorreto de documentos. Nas ocasiões em que os documentos de clientes ou fornecedores chegam ao seu sistema de registro, os dados principais podem ser usados para pesquisar esses registros conduzindo verificações de autenticidade.

  • Por exemplo, o número, nome e endereço declarado do cliente são consistentes com o que você tem registrado? O sistema não apenas pode fazer essas verificações e sinalizar quaisquer documentos inconsistentes, mas também é capaz de extrair informações adicionais desses registros de back end e adicioná-las ao novo documento como índice ou metadados. Enriquecer dados como esse torna a recuperação e o processamento mais eficientes e precisos.

Encaminhando para um processo

Por fim, depois que todos esses processos forem concluídos, você precisará encaminhar essas informações para a próxima etapa do processo para tomada de decisão e arquivamento. Conectividade é tudo. Ter o sistema roteado automaticamente para um ponto de extremidade com regras de negócios aplicadas economiza tempo e evita erros. Bem como uma longa lista de destinos de saída padrão, como e-mail, SharePoint e pastas de arquivo do nosso software grátis, Smart Touch, pode haver links diretos feitos por nossa Solução Inteligente de Digitalização - INfuse em sistemas de terceiros para permitir que o scanner envie diretamente para o aplicativo de negócios.

E o Capture Pro e o Info Input podem enviar informações diretamente para ECM, sistemas EMR e FTP seguro. Eles usam leitura inteligente de códigos de barras para ler códigos de barras e dados de encaminhamento automaticamente. Para uma solução mais personalizada, os serviços profissionais da Kodak Alaris podem criar links personalizados para sistemas e bancos de dados de terceiros.

Aumente a captura

As soluções de automação avançadas como a Automação Robótica de Processos (RPA) e a Inteligência Artificial (IA) aumentam o poder da transformação digital. As imagens de alta qualidade e as informações precisas e legíveis fornecidas por soluções de captura inteligentes da Kodak Alaris são a base para que dados precisos, tomada de decisão avançada e automação de processos sejam bem-sucedidos. A Kodak Alaris tem parceria com líderes globais de tecnologia para fornecer as melhores soluções de transformação digital e automação que impulsionam os negócios digitais.

Em resumo, os processos automatizados são muito mais rápidos. Quando uma organização escolhe uma solução da Kodak Alaris, ela pode tornar os processos manuais em processos mais eficientes e precisos, adicionando automação e inteligência que podem aplicar regras comerciais ou regulatórias. E toda essa economia de tempo, precisão aprimorada e processos automatizados influenciarão positivamente o desempenho e a lucratividade de uma organização.

*Com base em testes de terceiros realizados pela Buyers Lab e encomendados pela Kodak Alaris. O teste foi desenvolvido pela Kodak Alaris e todos os dispositivos foram testados em condições e métodos operacionais semelhantes.

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