/ Case study Estudo de Caso Notários Escreventes Argentina

A organização que agrupa os notários públicos de Buenos Aires consegue atualizar a captura dos documentos oficiais através da aquisição de uma solução de digitalização da Kodak Alaris

A instalação de novas estações de trabalho de produção composta por cinco scanners i4250 e 21 licenças do software baseado na web Info Input 4.0, automatizou os processos e aumentou a produtividade da instituição.

Em 2016, o então secretário jurídico e técnico assinou um novo acordo com a instituição que representa os notários da Cidade de Buenos Aires para editar o Diário Oficial da Argentina. O compromisso foi reduzir custos, mantendo a mesma equipe, vendas de assinatura da versão em papel, e implementar uma versão on-line de acesso livre e aberto via a Internet. Em muito pouco tempo, a organização teve que garantir que todos os usuários pudessem acessar a edição impressa ainda circulando na web, bem como as "edições anteriores".

Como resultado, seus funcionários começaram a gastar uma quantidade excessiva de tempo na digitalização manual, envio e classificação dos dados dentro do sistema de gerenciamento. Isso não só trouxe atrasos, mas também desempenho ineficiente na entrega e disponibilidade de informações oficiais.

Depois de identificar essas dificuldades, a equipe de negócios da Kodak Alaris se aproximou da instituição para oferecer uma atualização do sistema de digitalização e captura de documentos. A recomendação era instalar cinco estações de trabalho de produção, cada uma composta por um scanner i4250, com um ciclo recomendável de 40.000 folhas em 8 horas e duas unidades do scanner i2420, com uma capacidade sugerida de 5.000 folhas por dia.

Esses scanners são projetados de forma exclusiva para automatizar processos de captura de modo que sejam ideais para aplicações em nível de escritório. Os dispositivos também possuem um recurso de proteção inteligente de documentos que evita danos ao identificar problemas e emitir alertas antes que ocorram os problemas.

A compra dessas novas soluções baseadas em rede, projetadas para grupos de trabalho, permitiu ao time encarregado de editar o Diário Oficial da Argentina para trabalhar de forma descentralizada em vários locais e com um volume considerável para o tipo de documentos recebidos. Também trouxe uma redução no tempo de digitalização, indexação e integração com o Document Management System. Em termos de produtividade, essa otimização também implicou maior flexibilidade, já que o projeto incluiu a aquisição de 21 licenças do software baseado na web Info Input 4.0, que permite capturar informações usando dispositivos inteligentes, scanners, impressoras multifuncionais e e-mail .

Como funciona hoje?

Atualmente, todos os registros do governo nacional são digitalizados em formato PDF com imagens em escala de cinza e classificados pelo usuário em pelo menos três campos de acordo com um critério pré-estabelecido. Uma vez que a solução reconhece o código de barras que cada documento possui, ela cria um arquivo XML com todas as informações e atribui o PDF e XML no sistema de gerenciamento de documentos.

Se for necessário assistência, a Kodak Alaris possui uma equipe de serviço pós-venda completa na Argentina, tripulada diretamente por seus próprios técnicos e um fornecedor certificado que fornece cobertura nacional.

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