Localizado em Syracuse, NY, o departamento de serviços sociais do condado de Onondaga tem como missão fornecer serviços médicos, jurídicos e de assistência social para ajudar os residentes do condado a trabalhar rumo a níveis mais altos de independência. Nos últimos cinco anos, o departamento fez a transição de um sistema baseado em papel para um fluxo de trabalho digital que depende em grande medida de aproximadamente 800 scanners da Kodak Alaris.
Como a maioria dos órgãos governamentais, o departamento de serviços sociais do condado de Onondaga está se adaptando à nova realidade do corte orçamentário. Reduzir os custos de armazenamento e busca de documentos em papel foi sem dúvida uma oportunidade para economizar. “Foi aí que tudo começou”, conta Edward A. Hughes, coordenador assistente do sistema de gestão de seguridade social. “Nosso processo manual e tradicional era muito caro. Havia um número grande demais de documentos. E buscá-los em nossas instalações de armazenamento exigia bastante tempo e esforços.” O departamento ainda estava usado o mesmo sistema adotado havia décadas. A papelada era reunida e indexada manualmente e então guardada em caixas e enviada para um depósito local para armazenagem. Cinco funcionários em tempo integral gerenciavam a instalação de armazenamento. Quando um caso exigia um documento que havia sido arquivado, alguém tinha de sair do recinto para procurar o documento e em seguida trazê-lo de volta para o escritório. O departamento precisava encontrar uma maneira menos cara de gerenciar o bombardeio contínuo de documentos em papel. “Por isso, optamos por esse caminho de digitalizar os documentos e indexá-los e arquivá-los eletronicamente”, conta Hughes. Eles haviam encontrado uma solução para gerar economias significativas.
O Scanner KODAK ScanMate i1150 é perfeito para nós. Ele faz tudo o que precisamos. O preço foi justo. Estamos completamente satisfeitos.
Iniciando com a digitalização
A transição para um fluxo de trabalho digital começou com a compra de 250 scanners Kodak ScanMate i1120. Após considerar muitos produtos diferentes, o departamento optou pela exclusiva combinação de operação simples, desempenho confiável e preço acessível do Scanner i1120. Além disso, os scanners se integraram facilmente com a plataforma de software existente no estado de Nova York.
A fim de maximizar a produtividade, Hughes mantém as coisas simples intencionalmente. “Todos os nossos computadores são os mesmos. O mesmo sistema operacional, navegador software”, diz ele. “Tudo o que nossos funcionários precisam fazer é reunir um punhado de papéis e inseri-los no slot – mesmo que os documentos sejam de tamanhos diferentes. O scanner se encarrega do resto.”
A interface fácil de usar do scanner também facilita o treinamento. Os novos funcionários podem geralmente dominar o processo de digitalização e indexação em menos de duas horas.
Desde o começo, os scanners ScanMate têm se mostrado extremamente confiáveis. “Estamos digitalizando há cinco ou seis anos e tivemos que abrir apenas quatro chamados para reparos”, conta Hughes. “Pelo que me consta, isso é um histórico de confiabilidade bastante impressionante. E usamos muito esse equipamento.” Os scanners funcionam por cinco ou seis anos e então são substituídos por modelos mais novos.
Mais scanners, mais produtividade
O fluxo original de trabalho com estações de digitalização compartilhadas foi substituído por um sistema que inclui um scanner para quase todos os 825 funcionários do departamento. “A linha ScanMate oferece-nos scanners de baixo custo que fazem tudo que precisamos e cabem em uma escrivaninha. Por isso, pensamos que seria mais eficiente ter um scanner para cada um de nossos funcionários”, conta Hughes. “Essa é a direção para a qual estamos prosseguindo no momento.”
O departamento atualizou recentemente sua frota com a compra de 100 scanners Kodak ScanMate i1150 da Kodak Alaris. Mais uma vez, fazer o máximo possível com um orçamento limitado determinou a decisão. “A prioridade no governo agora é fazer o dinheiro render. Não temos mais os recursos financeiros que costumávamos ter”, explica Hughes. “O que quer que venhamos a comprar precisa ter um bom preço, além de ser confiável e simples.”
Hughes também se agrada do aumento de produtividade possibilitado pelo modo de transação do scanner i1150, que digitaliza os dez primeiros documentos de uma pilha 60% mais rápido que as velocidades normais.
Agora, mais refinado em sua segunda geração, essa solução digital adotada pelo departamento de serviços sociais do condado de Onondaga está cumprindo o prometido. “O armazenamento eletrônico é muito mais rápido, muito mais fácil e muito mais barato”, conclui Hughes. “Também é muito mais confiável.
Se houver um incêndio no depósito, os documentos são destruídos. Mas, se você tiver arquivos em um servidor com backup, não há como perdê-los.
Fechamento do depósito de documentos
Tendo vencido o dilúvio diário de documentos, Hughes agora volta sua atenção ao acúmulo de documentos em papel ainda existente no depósito. “Estamos no processo de digitalizar todos os documentos armazenados”, diz ele. “Por fim, poderemos fechar o depósito e não teremos que pagar para armazenar nenhum documento impresso.” A essa altura, a transição bem-sucedida para um fluxo de trabalho digital, possibilitada pela Kodak Alaris, terá completado seu ciclo.
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