Órgão governamental no Peru consegue digitalizar seus documentos de uma maneira eficiente e veloz.

O ambiente governamental conta com muitos documentos armazenados com o passar dos anos; a instalação dos scanners Kodak i4650 e do Kodak Capture Pro Software fez a diferença, conseguindo conservar a integridade dos documentos graças ao uso do acessório da mesa digitalizadora modular para A3.

Contexto:

O órgão governamental buscou soluções de digitalização, adquirindo uma solução integral com Software e Hardware para agilizar o processo de captura inteligente de informações. A entidade contava com scanners, contudo a velocidade de processamento não permitia reduzir o tempo despendido pelos operadores de forma significativa.

Situação atual:

A instituição manuseia diariamente milhões de documentos; papéis soltos, grampeados, em pastas, etc. Estamos falando de milhões de registros de imóveis para digitalizar por localidade, já que muitas vezes um dossiê pode estar constituído por uma ou duas folhas, assim como 500 ou 1.000, buscando manter a integridade do dossiê todo o tempo, evitando a todo custo o deterioramento. Os documentos, uma vez digitalizados e armazenados, deverão cumprir o período correspondente para que possam ser destruídos.

O cliente desejava desenvolver uma aplicação por si mesmo para extrair os metadados gerados, já que no Peru é difícil encontrar soluções integrais sem que seja necessário contratar um serviço à parte que ajude a gerar os metadados. Como o Kodak Capture Pro Software é integrado ao scanner, nós contávamos com a solução e a tecnologia, e assim o cliente concluiu que não havia necessidade de desenvolver a aplicação.

Objetivo:

Otimizar o tempo e aumentar a velocidade durante o processo de digitalização, conservando os documentos em perfeitas condições, facilitando a obtenção e acesso aos dados pelos usuários dentro da instituição com um formato leve e um software amigável para a fácil compreensão do processo.

Solução:

Mediante a instalação de 120 unidades do scanner Série Kodak i4650 juntamente com o Kodak Capture pro Software, instalados por localidade, buscou-se oferecer um fácil acesso e conversão dos documentos, satisfazendo a necessidade de adquirir um software complementar para a digitalização dos documentos, com a finalidade de ter um armazenamento em servidores próprios e proteger as informações.

Além da digitalização, conservou-se o estado de cada documento delicado, já que graças à mesa digitalizadora modular para A3, foi possível acomodar de forma muito natural o documento para que fosse posteriormente digitalizado. Vale mencionar ainda que em cada etapa do processo de implementação da solução, se contou com o suporte da equipe técnica da Kodak Alaris para esclarecer as possíveis dúvidas sobre o entendimento do panorama da extração dos dados e base de dados

Benefícios e resultados:

Graças à solução integral de Kodak Alaris instalada para a captura de informações, o processo de digitalização foi aprimorado, garantindo a integridade dos documentos graças à versatilidade da mesa digitalizadora modular para A3. O mais valioso em cada procedimento são os dados gerados, já que as informações são enviadas diretamente para uma base de dados e é aqui onde fazemos a diferença frente a todos os fabricantes atualmente no Peru, já que o cliente não precisa adquirir um módulo adicional ao software.

Um dos principais benefícios foi a detecção de metais nas folhas, uma vez que muitas delas estavam grampeadas. Houve comentários positivos em favor da marca pela solução integral, mas sobretudo pelo equipamento ser um scanner de alta velocidade e em relação à melhoria da automação do processo referente às informações carregadas na nuvem, já que alguns processos simples, tais como a nomeação dos documentos, eram feitos de forma manual. Agora, graças ao Kodak Capture Pro Software, é possível extrair o índice gerando dados de forma automática.

Concluindo, este projeto e implementação tiveram um papel muito importante para a instituição, já que além de contar com os equipamentos instalados na corporação, favoreceram a equipe que destinava uma parte considerável de seu tempo digitalizando estes documentos. Ao contar com os scanners Kodak Alaris a produtividade aumentou significativamente, rendendo melhores resultados no dia a dia em relação à preservação dos documentos e otimização do tempo de digitalização.