/ Estudo de caso Peru usa as soluções da Kodak Alaris e digitaliza milhões de documentos

A instalação de scanners Kodak Alaris Série Kodak i4650 com ADF e Kodak Capture Pro Software, permitiu a digitalização de uma ampla variedade de documentos relacionados com o setor governamental, obtendo uma redução de tempo significativa e atendendo às necessidades do usuário ao extrair as informações solicitadas de forma satisfatória.

Contexto:

Uma das organizações jurídicas do Peru buscou soluções de digitalização ampliando em sua base a quantidade de equipamentos instalados, pois não contava com uma quantidade adequada para agilizar o processo de captura inteligente de informações. Devido aos milhares de documentos que manuseiam diariamente, foi necessário renovar a frota de scanners Kodak Alaris, permitindo que a equipe continuasse realizando suas tarefas de forma fácil e sem necessidade de sujeitar-se a tarefas manuais.

Situação atual:

A instituição manuseia diariamente milhões de documentos que possuem sua própria estrutura, funções e competências. Contando com documentos de assuntos civis, penais e trabalhistas nos diferentes distritos do país. Devido a um requisito legal e de transparência, os expedientes não podem desprender-se em nenhum momento e devem permanecer intactos a todo momento referindo-se ao processo de digitalização, evitando a alteração da ordem dos documentos e casos; manter a transparência da gestão dos documentos é crucial para a instituição, por isso investigamos a situação e implementamos uma solução de digitalização que atendesse às necessidades comentadas anteriormente.

Objetivo:

Tornar o processo de digitalização mais eficiente, otimizando o tempo do operador e o procedimento de nomear os documentos.

Tudo com um formato leve e eficaz para, assim, poder enviar a uma aplicação que o cliente já possui, sem esquecer que os referidos documentos contém informações sensíveis e são complexos de capturar de forma eficaz, devido aos diferentes tipos de tamanho, espessura e idade.

Solução:

Mediante a colocação de 40 unidades do scanner da Série Kodak i4650, ao terminar a instalação destes scanners, realizou-se um piloto e foram feitos testes de conceito em todas as entidades onde foi possível levar o scanner e treinar os operadores presencialmente para garantir o uso correto das nossas soluções oferecendo fácil acesso e conversão dos documentos. É de suma importância assegurar-nos do correto entendimento sobre o panorama da extração de metadados e base de dados, já que o cliente costumava usar uma interface diferente.

A digitalização foi feita por meio do Kodak Capture Pro Software, ocorrendo de maneira rápida e precisa, executando a extração dos dados para a base de dados do cliente e integrando-se facilmente às aplicações atuais do cliente e seus processos institucionais.

Benefícios e resultados:

Graças à solução integral Kodak Alaris composta por vários elementos e instalada para a captura de informações, a velocidade, o aprimoramento de imagem e a detecção de metais agregaram valor à proposta de uma forma notável, tornando-se um diferencial, uma vez que esta instituição precisa lidar com milhões de documentos e, eventualmente, os grampos podem se soltar.

O Kodak Capture Pro Software agora compartilha as informações em toda a instituição de maneira segura, gerando imagens de alta qualidade, oferecendo dados precisos para as aplicações com as quais o cliente já conta. Além disso, há o benefício de poder usá-lo sem conexão à Internet, estando sempre disponível e pronto para ser consultado.

Concluindo, foi agregado valor conseguindo uma otimização do tempo no processo de digitalização, satisfazendo o pessoal interno e dinamizando a carga de documentos, mediante a fusão do nosso software com as aplicações do cliente, alcançando o objetivo inicial: a otimização do tempo e a agilização do trabalho operativo com um formato leve e eficaz, de forma eficiente, graças às nossas soluções sustentáveis que facilitam o desenvolvimento das instituições.

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