Como o processamento de dados aumenta a eficiência em uma empresa de estatísticas governamentais na Argentina.

Contexto

As estatísticas públicas são dados obtidos através de censos, inquéritos por amostragem ou registos administrativos e destinam-se a uma tomada de decisão atempada e a uma gestão eficiente. É por esta razão que a informação estatística gerada deve ser fiável, homogénea e comparável.

Para que os dados coletados tenham uso prático, as estatísticas precisam ser de qualidade adequada e podem ser apresentadas de forma a facilitar seu uso adequado. Por esta razão, as soluções de captura de dados incorporadas nos documentos melhoram o desempenho no processo de quantificação.

Desafios

Os principais desafios deste projeto a cargo da empresa Modoc S.A. para uma empresa de Estatísticas Governamentais da Argentina foram: o tempo designado para realizar o processo e a necessidade de obter imagens de qualidade, a partir das quais seria realizada a interpretação dos dados.

As cartilhas (12 e 32 páginas) foram impressas em frente e verso em papel tamanho A3, dobradas e encadernadas com sela presa por meio de ganchos; durante o processo de preparação, a lombada das cartilhas foi recortada, transformando-as em folhas A4 individuais para serem colocadas no scanner. Embora o papel fosse cortado com guilhotinas específicas para esse tipo de trabalho, às vezes ficavam alguns resíduos de corte que poderiam fazer com que duas ou mais folhas grudassem ou desprendessem resíduos de papel, causando transtornos no processamento eficiente.

Assim, seu objetivo era digitalizar os cadernos censitários no menor tempo possível, obtendo imagens monocromáticas e coloridas, de forma automática e simultânea.

Solução

Este projeto realizado pela empresa Modoc S.A. consistiu na digitalização de cadernetas, utilizadas para recolha de dados, onde foram utilizados cerca de 40 scanners de produção Kodak i4650, dos quais 34 unidades estavam em funcionamento e 6 unidades de backup, isto para facilitar a manutenção preventiva e corretiva perante eventualidades técnicas que pudessem surgir em alguns equipamentos e minimizar o impacto nas paradas antes do processamento necessário, aumentando a produtividade da organização responsável por essa tarefa.

A solução foi acompanhada por uma plataforma de software para captação dos documentos e extração dos dados, para o qual foi utilizado o software Kodak Alaris Capture Pro Limited Edition, que permitiu a transferência dos dados para o sistema para análise com confiança, quantitativa e qualitativa, em além da incorporação do software de reconhecimento da empresa ReadSoft para armazenamento.

Benefícios

Os documentos foram organizados em caixas com código de barras, localizadas em paletes ordenadas pelas províncias. A digitalização dos documentos foi realizada por palete/caixa e uma vez digitalizados os mesmos foram guardados na respetiva caixa correspondente.

Do início ao fim do processo, o número da caixa era capturado com um leitor de código de barras, para que o sistema de rastreabilidade atualizasse o status do processo em que cada caixa estava localizada.

Capturadas as imagens das folhas do livreto, os dados de cada uma foram processados e interpretados com software de reconhecimento ICR, OCR, OMR e BCR (código de barras) específico para pesquisas e censos, atingindo o objetivo estabelecido de forma otimizada e precisa.

Com o acima Modoc S.A. atingiu 435 milhões de imagens digitalizadas e 5,4 bilhões de dados processados. A integridade das cartilhas foi mantida, evitando o dano das informações, alcançando a facilidade de operacionalização do ambiente da solução de forma correta.