Velocidade e transparencia
Além do aumento de produtividade e eficiência nos processos, a digitalização permite oferecer ao público que solicita procedimentos para essa organização processos mais eficientes e transparentes.
Objetivo
Digitalize aproximadamente 10 milhões de páginas ou 20 milhões de páginas por ano fiscal do universo de arquivos que o Arquivo Geral Agrário e as Delegações Estaduais mantêm.
Processo
Atualmente o processo é bastante simples: no momento de receber nova documentação, o primeiro passo é a captura dos metadados, seguida da verificação e classificação dos documentos, nos quais uma capa com identificadores é atribuída; em seguida, a fase de digitalização é passada e, finalmente, o processo de controle de qualidade é realizado.
Sem dúvida, o principal benefício que se tornou evidente é o aumento da produtividade e eficiência no processo. O fato de o processo ser 100% digital permitiu que eles tivessem uma consulta dinâmica em tempo real dos documentos.
Implementação
No total, são 33 pontos de atenção (1 para cada estado da República, além de um módulo especial na Comarca Lagunera). Dependendo da demanda de cada módulo, ele é instalado de 1 a 3 scanners.
Resultados
- Inicialmente digitalizar 800 aplicações, excedendo 2.600 por dia.
- Digitalização de todos os novos aplicativos que entram pela janela.
- Atendimento de 1.500 solicitações diárias e produção de 600.000 páginas mensais.
- Redução do tempo de digitalização de arquivos para um máximo de 3 meses.
Caminho para a Digitalização
Após 10 anos de busca por um sistema de digitalização eficiente, a RAN identificou as possibilidades e vantagens de implementar esses processos por meio das soluções Kodak Alaris. Em 2015, a instituição tomou a decisão de fazer uma mudança radical no processo, como era conhecido até então, e começou com o processo de digitalização oferecido pela Kodak Alaris.
Ao comparar dispositivos de diferentes marcas em operação, as vantagens da Kodak Alaris se tornaram evidentes; principalmente seu alto calibre de operação e a velocidade de captura de imagem, o que lhes permitia digitalizar até 6.000 folhas por dia, com uma velocidade de 85 folhas por minuto
Após avançar constantemente por mais de dois anos, novas oportunidades de desenvolvimento para o RAN são apresentadas, revelando três iniciativas para digitalizar: Certificados e Títulos, Arquivo Histórico e Planos.
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