Companhia de seguros do Sri Lanka

As empresas hoje estão passando por uma revisão tecnológica para simplificar processos e melhorar a eficiência. A tecnologia está englobando todos os aspectos das operações de negócios e a digitalização desempenha um papel dominante em todos os setores para aumentar a produtividade. Embora as empresas tenham começado a mudar de procedimentos baseados em papel para processos digitais, o governo do Sri Lanka exige que o setor de seguros implemente um processo rigoroso de gerenciamento de registros e solicitações. Em uma tentativa de encontrar o equilíbrio certo entre aderir às diretrizes do governo e adotar uma abordagem digitalizada, uma empresa de seguros líder precisava de uma solução integrada.

O processo de liquidação de sinistros dentro da empresa exigia que tamanhos diferentes de papel fossem digitalizados em um ritmo rápido para liquidação imediata. Acelerar esse processo significou fornecer acesso fácil aos documentos relacionados à política, o que exigiu que a empresa realizasse uma revisão completa do lote existente de scanners e apresentasse uma solução coerente, sinalizando uma mudança para a digitalização.

O desafio

A companhia de seguros oferece uma variedade de produtos para seus clientes que vão desde seguro de vida, seguro de saúde, seguro de título e seguro contra incêndio. A liquidação de formulários de solicitações faz parte integrante dessas ofertas no ciclo de seguro.

Como muitas outras seguradoras do Sri Lanka, essa entidade também mantinha um equilíbrio entre os métodos operacionais informatizados e tradicionais. Isso resultou na empresa acumulando documentos em papel; tornando assim o processo de solicitações longo e trabalhoso. A liquidação de uma solicitação de acordo com a política necessitava de consulta e acesso rápidos a documentos, o que não era possível no cenário atual, pois eles ainda seguiam um método tradicional de operação. A empresa percebeu que esse processo estava ficando tedioso devido à falta de documentação adequada. Um dos principais requisitos para a rápida liquidação de sinistros foi o armazenamento e o gerenciamento de documentos de maneira centralizada, para que pudessem ser acessados sempre que necessário. A fim de garantir um processo simples e funcional para os clientes que deram entrada em uma solicitação, eles introduziram um sistema para liquidação imediata. O processo exigiu que papéis de tamanhos diferentes como A4 e documentos legais fossem digitalizados e armazenados, para fácil referência, para corroborar com a solicitação. Os scanners, que formam uma parte essencial desta operação, foram implantados para subscrição e tratamento de solicitações. Em 2008, essa empresa estava digitalizando 100 páginas por dia e em 2016 o número aumentou para 250 páginas por dia. Dada a mudança na necessidade, a empresa precisava de scanners que pudessem escalonar e atender às demandas de maneira perfeita. A série existente de scanners de mesa não conseguiu digitalizar um grande volume de papéis em um período de tempo programado, levando a um aumento no consumo de tempo. Além disso, os scanners não permitiam recursos como alimentação automática de papel ou ampliação e os fracos serviços de suporte do fornecedor se apresentavam como um obstáculo. Uma abordagem abrangente para resolver essas dificuldades levou a empresa a buscar no mercado uma solução de gerenciamento de informações homogênea. Uma solução que poderia não apenas acomodar a digitalização de diferentes tamanhos de papel com precisão e inteligência, mas também fornecer armazenamento seguro de documentos que permitissem acesso rápido quando necessário. Uma abordagem digitalizada foi a necessidade da hora para amplificar a experiência eficiente do cliente.

Além disso, a seguradora queria uma solução que os ajudasse a não utilizar papel em um futuro próximo, acelerando o processo de liquidação de sinistros e, assim, permitindo que eles atendessem melhor e com mais eficiência aos clientes.

Soluções

Depois de fazer um estudo de mercado completo, a gerência decidiu implantar os scanners Kodak Alaris i940, i1150 e i2400 da Ninehearts Imaging. A empresa implantou 80 scanners em 60 filiais com o objetivo de simplificar o processo completo de liquidação de sinistros. Os scanners foram considerados como fáceis de usar, com a capacidade de digitalizar diferentes tamanhos de papel variando de A4 a Legal em um curto espaço de tempo. Além disso, os scanners da Kodak Alaris se integraram bem ao sistema de gerenciamento de documentos existente. A empresa conseguiu armazenar e manter de forma centralizada todos os documentos relacionados a seus clientes e suas políticas, o que era imprescindível para a rápida liquidação de sinistros. Durante um período de tempo, o tempo de trabalho da equipe reduziu imensamente, uma vez que a documentação poderia ser concluída dentro do prazo estipulado, possibilitando assim melhor atendimento ao cliente e eficiência.

Resultados

Depois de instalar as soluções de gerenciamento de informações de ponta da Kodak Alaris, a seguradora testemunhou os seguintes resultados:

• Documentos relacionados a várias políticas estavam agora disponíveis com o clique de um botão e sua dependência de documentos em papel reduziu significativamente.
• A unidade mecanizada de alimentação de folhas nos scanners de documentos das séries Kodak Alaris i940, i1150 e i2400 aumentou a produtividade em 100%.
• A empresa conseguiu digitalizar 250 páginas por scanner por dia, aumentando assim a produção para quase 20.000 páginas por dia, em comparação com 8.000 páginas quando ainda estava usando scanners de mesa antigos.
• O recurso de digitalizar diferentes tamanhos de papel significava que uma variedade de documentos poderia ser digitalizada sem qualquer inconveniente em um curto período de tempo.
• A boa capacidade de manuseio de papel reduziu os danos ao papel, melhorou a confiabilidade da alimentação de documentos e também resultou em redução do tempo de trabalho para a equipe.
• Níveis mais altos de produtividade foram alcançados devido à redução do tempo na extração de informações para poder agir sobre ela, levando ao rápido pagamento de sinistros.
• O processo completo permitiu que a companhia de seguros trabalhasse com o objetivo de ser um escritório sem papel e fizesse uso eficiente de documentos digitalizados no funcionamento diário do negócio, levando a uma resolução mais rápida das consultas dos clientes.