Captura moderna de informações para empresas de empréstimos

A viabilidade econômica de uma região depende amplamente de garantir financiamento de várias fontes, como entidades públicas e privadas. Empresas de crédito sólidas são, dessa forma, um subconjunto importante que contribuem de forma significativa para o crescimento. Uma economia emergente prospera com o financiamento como um de seus parâmetros cruciais para manter o crescimento. Com um conjunto de negócios de diversas escala entrando no trem do crescimento, o Sri Lanka se deparou com a demanda de estabelecer um conjunto robusto de entidades de empréstimo para atender a requisitos de capital. Em 1980, o governo do Sri Lanka, sob recomendação do Banco Mundial, decidiu criar uma estrutura para financiamento na forma de empréstimos flexíveis para fomentar os prospectos econômicos do país.

No Sri Lanka, a indústria de empréstimo envolve muitos interessados, incluindo o governo, que têm um papel nas operações de negócios diárias, gerando um enorme volume de informações relevantes para a indústria e para o consumidor.

Uma renomada empresa de empréstimos do Sri Lanka, atendendo a diversos tipos de clientes, de pessoas físicas, pequenas e grandes empresas até gigantes de outros países, queria impulsionar seu desempenho operacional por meio de tecnologia. Devido ao fato de que a indústria depende fundamentalmente de dados e documentação, era necessária uma abordagem sólida para a digitalização a fim de acelerar operações e possibilitar um funcionamento em tempo real.

A empresa precisava melhorar as operações de filiais para melhor auxiliar os clientes. Como uma prática, a maioria das decisões de negócios em suas unidades é baseada em documentos carregados no sistema de gestão da informação da empresa. A digitalização de documentos importantes para os serviços oferecidos aos clientes era, dessa forma, uma etapa crucial em toda a cadeia de operações.

O desafio

A empresa de empréstimos atende a mais de 200.000 clientes no Sri Lanka e oferece soluções e serviços em seguros, microfinanças e empresas de crédito. Serviços como esses oferecidos pela empresa exigem a manutenção de um arquivo seguro e confiável de dados de clientes. Com múltiplas etapas envolvidas no processo de aprovação para serviços de negócios prestados pela organização, a digitalização de documentos se tornou uma tarefa crucial nas seguintes operações:

• Localização de arquivos de marketing de filiais para aprovação de unidades de crédito (leasing/empréstimos)
• Digitalização de documentos de segurança da sede para o processo de pagamento de unidades de crédito
• Digitalização de todos os documentos das filiais para possibilitar o arquivamento de todas as exigências de depósitos fixos e poupanças
• Formulários de solicitação e outros documentos de filiais para aprovação de apólices de seguro
• Contas com fotografias de veículos após reparos para qualquer processo de liquidação de pedidos de seguro

Com esse contexto, era necessário o acesso dinamizado a dados a fim de economizar custos com a fotocópia de documentos desnecessários, algo que, por sua vez, aumentaria a produtividade de negócios. Além disso, a empresa precisava de scanners de documentos que pudessem se integrar perfeitamente com a solução de arquivamento de documentos atual. Uma solução de captura inteligente de documentos era necessária para elevar uma experiência eficiente de atendimento ao cliente. Além disso, com vários departamentos na organização (por exemplo, departamento de depósitos fixos e poupança, departamento de coordenação de filiais, departamento de gestão de cooperativas e escritório de digitalização de departamentos) espalhados por todo o país, a empresa se deparou com o desafio de implementar scanners capazes de acelerar o processo de digitalização para facilitar o compartilhamento de documentos internamente e garantir níveis mínimos de manutenção.

Solução

Com um objetivo de acelerar as operações de negócios e aprimorar os serviços ao cliente, a empresa decidiu implementar um mecanismo de digitalização que pudesse se fundir com o sistema de captura de documentos da empresa sem maiores dificuldades. Após uma minuciosa busca no mercado e uma grande recomendação da DMS Software Solutions, uma provedora de sistemas de gestão da informação para a empresa, a gerência ficou confiante de que o scanner Kodak Alaris i2400 era a melhor opção para atender às exigências da empresa. Além disso, dois scanners Kodak Alaris i3200 foram mobilizados para digitalização em lote na sede. Em um intervalo de quatro anos desde que os scanners da Kodak Alaris foram mobilizados, a qualidade e a facilidade de uso dos produtos se mostraram um recurso tangível para operações de negócios. Além disso, a empresa implementou o scanner de livros SceyeX A3, que simplificou a digitalização de documentos costurados, mantendo a coerência com os requisitos do departamento jurídico da empresa. Devido aos planos futuros de expansão da empresa e do foco na consolidação de operações, ela tem certeza de que os scanners da Kodak Alaris estão preparados para suportar sua carga de trabalho dinâmica e proporcionar resultados incríveis.

Resultados

Após implementar as soluções de gestão de informação da Kodak Alaris, ela conseguiu alcançar os seguintes resultados:

• Documentos relacionados a inúmeros processos de negócios (de aprovações e processos de pagamento de empresas de crédito, arquivamento de todos os documentos relacionados a depósitos fixos e economias, aprovações e pedidos de apólices de seguros) estão agora disponíveis ao clique de um botão, com a dependência sobre documentos impressos significativamente reduzida.
• A qualidade, durabilidade e velocidades de scanners aumentou a produtividade em 90%. Os scanners de ponta da Kodak Alaris ajudaram a aumentar a eficiência de trabalho e a economizar à empresa o custo de fotocópia de documentos desnecessários.
• Os scanners da Kodak Alaris exigem mínima manutenção e isso permitiu que a empresa reduzisse custo em uma margem de 40% entre todas as filiais no país.
• Após usar os scanners Kodak Alaris i2400 por mais de quatro anos, a empresa recentemente ficou interessada em empregar os modelos Kodak Alaris i3200. Uma unidade de digitalização separada foi criada na sede da empresa, onde dois scanenrs i3200 foram mobilizados para digitalização em lote, dobrando assim a eficiência de negócios de processos de back-end.
• A empresa está no processo de digitalizar todo o processo de negócios na sede ao adicionar mais departamentos e integrá-los no sistema de gestão da informação geral. Isso vai permitir que a organização utilize documentos digitalizados no funcionamento diário dos negócios, reduzindo assim o tempo necessário para extrair informações e responder, algo que leva a um processamento mais rápido de pedidos e a uma solução mais ágil das solicitações de clientes.