/ Case study Logística simplificada para o varejo

Um sistema de digitalização descentralizado e fácil de usar reduz o tempo de treinamento das equipes e agiliza a obtenção de documentos

Iniciada como uma empresa familiar há mais de 185 anos, a Globus é uma das maiores varejistas da Alemanha. Ao longo dessa longa história, a empresa se reinventou várias vezes e, por mais de duas décadas, a digitalização desempenhou um papel importante na evolução da Globus.

A Globus está sediada em St. Wendel, onde Franz Bruch abriu uma mercearia em 1828 que se tornaria a rede de hipermercados de varejo da Globus, estações da Globus Drive (faça o pedido on-line e escolha um dos locais de retirada), lojas de eletrônicos e lojas de bricolagem.

Um pioneiro em gerenciamento de documentos digitais

Presente em três países (Alemanha, Rússia e República Tcheca), ideias inovadoras e processos eficientes são fundamentais na estratégia da empresa para prosperar no segmento de varejo altamente competitivo.

A Globus começou a criar um arquivo eletrônico em 1996, digitalizando documentos impressos importantes e, portanto, sendo pioneira no gerenciamento de documentos digitais. Inicialmente, a empresa começou com uma abordagem centralizada.

O varejista possui três scanners de produção (Kodak i4000 series) e um scanner para operações diárias em sua sede. Nesse ambiente centralizado de correspondência, todos os documentos recebidos, como faturas, contratos e outras correspondências, foram digitalizados e processados.

Passando da captura centralizada para a descentralizada

Agora, a Globus mudou para um modelo descentralizado de digitalização de documentos em seus 46 hipermercados e no centro de logística para economizar tempo e dinheiro.

As notas de entrega são digitalizadas no local. Para conseguir isso, cada local é equipado com scanners Kodak i2900 que economizam espaço. Tudo é suportado pelo software de digitalização personalizado no ambiente Microsoft .NET.

As razões essenciais pelas quais a Globus decidiu optar por um modelo descentralizado incluem economia de custos (documentos digitalizados e transformados em informações digitais no ponto de entrada), economia de tempo, menos “pressão” no escritório central, otimização de processos e aumento de produtividade, pois os dados estão disponíveis muito mais rapidamente.

Mais organizações escolheram uma abordagem de digitalização descentralizada/distribuída, mas é claro que não há uma resposta única para a questão de se optar por centralizado ou descentralizado. Existem muitos parâmetros e, como sempre, o contexto e os objetivos individuais são importantes.

No caso da Globus, as motivações são claras. Obter documentos mais rapidamente nos processos de negócios, nenhuma necessidade de enviar documentos (e, nesse processo, talvez até perder documentos), processos mais rápidos, etc.

Com os scanners que permitem a digitalização de grandes volumes, embora ocupem pouco espaço, essa é uma solução que se ajusta perfeitamente à empresa de varejo. Um elemento importante a ser considerado é a facilidade de uso, reduzindo assim o tempo necessário para treinar a equipe em vários locais, uma das muitas razões pelas quais a Globus escolheu o Kodak Alaris Information Management.

Markus Bölinger, que é responsável pela gestão de documentos na sede da empresa em St. Wendel, explica sua escolha pelos scanners da Kodak Alaris Information Management: “Fomos um dos primeiros a adotar a digitalização e já adquirimos muito conhecimento, inclusive quanto à própria digitalização. Após testes, os scanners da Kodak Alaris se destacaram como os mais robustos e confiáveis”.

Para garantir a continuidade dos negócios, a Globus também se inscreveu para um contrato de serviços.

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