以下是有效理顺纸质帐单和邮件的方式

堆积如山的紊乱邮件、帐单和其他纸质文件实际上会让工作空间变得杂乱无章。如果需要整洁家或办公室环境的动力，请考虑以下事项：研究表明，普通人每周要花费四个小时以上的时间来寻找丢失的文件，这会对生产力产生负面影响，并增加压力和导致拖延行为。无法追踪某张帐单或银行对帐单也可能导致错过重要的到期日、延迟付款、缴纳滞纳金和财务费用，并可能降低您的信用评分。

以下是如何有效控制杂乱的纸质文件和文档，并以负责任的态度和有效的组织方式开启新篇章的方法。

创建工作站

指定一个专门用于文档组织、邮件分拣和帐单支付的空间，并尽力保持其整洁。

文件夹或纸盒可以很好地将重要的物理文档分类为简单的类别，例如“待付款”、“待切碎”、“尽快处理”或“发送”。您还应该在配备一台碎纸机以正确清除机密或私人文档，使用扫描仪将占用过多物理空间的文件数字化，带有截止日期和预算的计划表或日历，以及任何其他必要的工具，让您随时掌握帐单和邮件构成。

自动帐单支付

许多银行和公司都提供自动在线帐单支付功能，这是记不住到期日和余额的救星。自动支付功能会逐月在到期日扣除应付金额，而不是在文件和成堆的邮件中找寻哪个帐单需要最先支付。

您不必时刻关注帐单，可以将时间和精力放在其他地方，让帐单自己得到处理，甚至通过持续的按时付款来提高信用评分。

选择无纸化帐单和对帐单

为何不选择将一大堆纸质邮件（包括帐单和银行对帐单）发送到家庭或办公邮箱，为什么不选择更易管理、更环保的选项来实现无纸化呢？您的银行和其他许多帐单公司应该在自己的网站上有一个选项供人们决定是否使用纸质对帐单。

您很可能会粉碎或回收一半的纸张，不管怎样，消除纸张会清理出急需的空间，并让事情得到理顺。

消除纸质和电子垃圾邮件

取消垃圾邮件订阅服务可为您排忧解难，摆脱目录、新闻通讯、杂志、优惠券和其他每天都会寄到家门口的不必要文档的困扰。您只需要访问 DMAChoice.org 等网站注册，您的地址便不会再收到不需要的邮件。

现在，花点时间查看一下收件箱， 看看其中是否充斥着促销性信息、轰炸式推销电子邮件和来自与您不再关注的网站的更新信息？花点时间点击“取消订阅”按钮（通常可以在这些邮件的最下方找到），或将它们举报为垃圾邮件。从现在起，每当查看电子邮件时，不用再自动删除这些邮件了，只需找到取消订阅链接或将其标记为垃圾邮件即可开始清理收件箱。

以电子方式存储重要文档

将工资存根、税务文件、生日贺卡和私人信件等物品存放在任何旧文件夹或抽屉中都会有丢失或损坏的风险，并且使它们更难获取。为家庭工作区或办公室买一台高效的台式扫描仪，并开始将纸质文档转换为数字格式，结果将截然不同。

数字化文档有很多好处，例如节省纸制品的成本、节省实际存储空间、提高机密文档的安全性，以及允许以简单的方式在人与人之间共享扫描的文档。Alaris E1000 系列和 i1100 系列等台式扫描仪占用的空间很小，设计可以方便地简化文档数字化，并保持文件的有序性和可共享性。

确保税务资料独立

美国国税局建议保存税务申报表和记录最多七年，这取决于文档和当前的税务状况。如果出于任何原因需要引用这些文档，保持这些文档安全性和井然有序很重要，因此在工作区中放置保管箱或物理文件夹会很有帮助。扫描和数字化这些文件并保存在标有年份和表格类型的电子文件夹中也可能是理想之选。确保粉碎不再需要的所有缴税证明。

从指定纸张分类的地点到选择电子对帐单，让邮件和帐单井然有序的选项有很多。是否需要关于如何将家或工作场所变成无纸化环境的建议？需要推荐台式文档扫描仪帮助您追求建立更有序的工作空间的目标吗？请立即联系 Kodak Alaris，我们很乐意提供帮助。