简化当前的应付帐款

提升效率的 5 个步骤

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应付帐款是推动企业前进的动力中非常重要的部分。采购单、合同、发票和许多其他文档均包含至关重要和时间敏感的信息,并且对于收入有直接影响。造成应付账款效率低下的原因通常来自对传统系统和书面流程的依赖。基本上,这是资料的问题:企业必须处理的资料越来越多,在没有数字化转型帮助的情况下,只能尝试解决当前解决方案无法解决的问题。

应付账款的障碍有许多形式:

  • 纸质表单,还有采购资料,都需通过众所皆知的人工后备网方式提交给业务部主管。
  • 核准签名需在不同工作组之间传递,各自有不同的期望从个别经理到业务部主管,然后才到采购部。
  • 追踪厂商付款状态,对于希望知道状态的供应商和负责响应要求的内部人员来说,是一个让人极具失落感的任务。

因此,大部分有规模的企业都采取延迟付款的方式精确来说,平均延迟 7.6 天。应付账款是企业评估总体经济情况所带来负面影响时,会第一个审视的方面,比如在中国,今年的经济衰退已显现在付款时间延长上。

基于这些理由(还有更多),提高 AP 业务效率似乎比建造宏伟的金字塔还要艰巨。但逐步改变现况还是可能的。一次解决一个问题。

伟大的事无法凭一时冲动完成,而需要逐步完成一件件小事。—Vincent Van Gogh

克服应付账款障碍—5 个快速步骤

1.建立主要厂商管理实务。

厂商名单需要时常维护才能确保记录是最新的,并且减少杂乱的情况。重复或一次性的项目厂商应该定期清除,相应的联系信息或主协议也需要重新修订。

建立所有厂商名单并养成维持其最新状态的习惯,让应付帐款作业拥有扎实的信息基础。确保所有厂商名单都能集中访问,这样维护的工作就不会落在单一个人身上。

AP 部门作为主要厂商管理的一部分,必须与采购部门联手筛选新厂商,并共同维护厂商名单以及协商确定最佳的费率。当业务部门提出新的工作要求时,采购部门即应扮演建议者的角色,而不仅仅是受命行事。采购与应付账款部门拥有双方均认可的供应商名单,才能真正满足业务的需求。

2.按照优先顺序改进异常情况的处理。

并非所有厂商的情况均相同。有些需要立即处理,因为厂商提供的服务是企业运营的根本,而款项的支付可能逾期。其他厂商提供的则是属于周边或重要性相对不高的产品与服务。

在考虑保持业务持续发展的前提下,按照紧急程度优先处理厂商可让您在必要时安排付款时间表。

3.流程的第一个阶段是将发票数字化。

数字化应付账款流程可提升效率和减少对书面文件的依赖——高达 90%,如我们在新英格兰文档系统中的成果。同时所展现的另一个 AP 数字化转型的优点是:节省的成本几乎高达 70%

数字化系统具有更快的处理速度,也简化了与其他团队的整合。AP 团队将网页采集和自动化信息提取相结合,真正简化了他们的作业。

4.提高发票处理的精确度。

提升发票处理精确度是定义必要和关键表单字段中的一个功能,而自动化系统则负责处理更大数量的发票。

适当的工具所带来的显著优势包含从过去处理的重要文件学习、识别重要字段以及启用自动化提取来减少未来处理作业可能发生的错误。AP 团队担任文档采集流程监督者而不是执行者的结果是精确度和管理均大幅提升。

必须与众多厂商合作的活动营销公司 EWI Worldwide 需要其复杂的应付账款流程能拥有百分之百的精确度。但是,通过适当的解决方案套件EWI Worldwide 能够提升效率并缩短理处时间,同时提高文档的访问能力。

5.建立后续追踪政策。

完成文档处理很重要,但后续追踪也一样重要。根据通信类型和紧急程度指定后续追踪政策,您可以避免重要文档的延迟。 

尤其在涉及待处理发票的时候,自动化后续追踪提醒是确保业务不中断且所有相关人员都满意的绝佳方式。

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企业需要有效率、可靠的应付账款团队才能成长。在数字化时代,加上深度嵌入的各种传统系统,AP 团队所面临的障碍急需新的解决方案。

通过适当的影像科学和采集技术,应付账款将能转变成为成长的动力。

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