政府机构发现使用小型扫描仪可以节约很多费用

奥农多加县消除纸张存储成本并不是数字化文档的唯一优点。 

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奥农多加县社会服务部门位于纽约州锡拉丘兹,其任务是为该县的居民提供医疗、法律和福利服务以帮助他们提高生活水平。 在过去五年中,该部门主要依靠约 800 台 Kodak Alaris 扫描仪将基于纸质的系统转换为数字工作流程。

像大多数政府机构一样,奥农多加县的社会服务部门正在适应缩减预算的新现实。 降低存储和检索纸质文档的成本是实现节约的一个明确机会。 福利管理系统助理协调员 Edward A. Hughes 说,“这是一切的起点。 我们传统的手动流程过于昂贵。 文档太多了。 在存储设施中检索他们需要太多的时间和精力。” 该部门仍在使用已有数十年历史的相同系统。 全部文件手动汇总和索引,然后放入盒子中运往当地仓库存储。 存储设施由五名全职员工管理。 当某个案例需要已存档的文档时,必须有人去异地搜索文档,然后将其带回办公室。 该部门需要以更经济的方式管理不断增加的文件资料。 Hughes 说,“因此我们采用了扫描文档并以电子方式索引和归档它们的方式。” 他们找到了大幅节约资金的方法。

Kodak ScanMate i1150 扫描仪非常适合我们。 它具有我们所需的各种功能。而且价格合理。 我们再高兴不过了。

开始使用扫描

数字工作流程的转换从购买 250 台 Kodak ScanMate i1120 扫描仪开始。 考虑许多不同的产品之后,该部门被 i1120 扫描仪独特的简单操作性、可靠性能和经济实惠的价格所吸引。 另外,这些扫描仪可轻松与他们现有的纽约州软件平台相集成。

最大程度提高工作效率,Hughes 有意让事情变得简单。 他表示,“我们所有计算机的设置都一样。 采用相同的操作系统、浏览器和软件。 我们所有员工必须做得是集中一把纸,然后将它们输入插槽 — 即使文档的尺寸不同。 扫描仪负责剩余的工作。”

扫描仪易于操作的界面使培训也变得简单。 新员工通常在两个小时内就能掌握索引和扫描流程。

从一开始,ScanMate 扫描仪就一直非常可靠。 Hughes 说,“我们采用扫描方式已有五六年了,仅有四次维修。 就我而言,这个可靠性记录非常好。 我们经常使用这些扫描仪。” 扫描仪使用了五六年,然后它们将被新的型号取代。

更多扫描仪,更高的工作效率

原来的工作流程采用共享式扫描工作站,最近已被只有一台扫描仪的系统所取代,该部门几乎所有 825 名员工都使用这台扫描仪。 “ScanMate 系列产品是低成本的扫描仪,能够满足我们的所有需求,包括适应桌面的能力。 因此,我们相信只需所有员工充分利用他们自己的扫描仪就能提高效率。 这是我们现在的目标。”

该部门最近从 Kodak Alaris 购买了 100 台 Kodak ScanMate i1150 扫描仪对原有设备进行了更新。 再说一次,充分利用有限的预算是做出该决定的推动因素。 Hughes 表示,“现在政府的优先事务是获得最大的利益。 我们再也没有过去曾经有过的资金了。 无论我们买什么,我们都需要物超所值,并且它必须可靠和简单。”

Hughes 对 i1150 扫描仪的业务模式所带来的工作效率提高也津津乐道,前十页的扫描速度比正常扫描速度高 60%。

奥农多加县社会服务部门采用的此数字解决方案现在属于第二代改进产品,实现了最初的承诺。 Hughes 说,“电子存储更快、更容易,也便宜很多, 而且更可靠。

如果您的仓库失火了,文档就会灰飞烟灭。 但是如果文件存储在有备份的服务器中,那它们就万无一失了。”

关闭文档仓库

征服了每天不断涌来的文档,Hughes 现在将注意力转向了仍积压在仓库中的纸质文档。 他表示,“我们正在提出存储的文档以扫描它们。 最后我们可以关闭仓库,不必为存储任何纸质文档付出资金。 在这一点上,成功转换到 Kodak Alaris 支持的数字工作流程功不可没。

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