成果惊人的数字化邮件收发室案例

数字邮件收发室的崛起

在许多组织中，邮件收发室是推动纸质通信的引擎。您可能没有想到的是，投资数字化转型会让公司的邮件递送方式发生天翻地覆的变革。

对于这些领导者来说，工作人员在部门之间用手推车来取送邮件的日子已经一去不复返了。今天，邮件已经实现数字化，投资回报率和客户满意度显著提高。

的确，邮件收发室的数字化并不是什么新鲜事。像办公室里几乎所有其他方面一样，这些年来，数字技术的进步也日新月异。

从强大的采集解决方案和文档扫描仪到数字中心

邮件收发室的第一轮数字化和自动化与功能强大的文档扫描仪和智能文档采集解决方案的引入密切相关。这就是我们对当今典型集中式邮件收发室模式的看法

近年来，这一模式一直面临困境。尽早采集邮件和文档的需求带来了更加分散和混合的模式。

中央邮件收发室通常只出现在非常大型的组织中，而分支机构和较小的公司往往采取混合模式。当然，每个公司都有自己的部署需求，这取决于推动业务的行业、地区和客户需求。

专门从事邮件收发的大型服务中心或 BOP 是采集和处理文档的中心。这也不算什么新鲜事。事实上，今天的邮件收发室中文档成像、采集和其他数字化过程依然是重要部分。当分析师第一次开始讨论数字邮件收发室服务时，基本上围绕接收邮件过程的数字化和自动化展开讨论。

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实施数字邮件收发室服务的好处

提高邮件可跟踪性和合规性

通过数字化，可以更轻松地跟踪整个邮件投递过程。

邮件到达邮件扫描室时接受扫描，并且可以将其存储在云中，直到收件人选择删除为止。对于无法数字化的邮件（例如包裹或重要信件），创建条形码和智能条形码读取使邮件收发室操作员能够跟踪每一个邮件，直到邮件送达。

跟踪所有邮件不仅能让发件人和收件人无后顾之忧，还可以创建可靠的审计跟踪。访问限制也可以防止机密信息落入坏人手中。

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卓越的客户服务

人工分拣和投递邮件通常速度慢、繁琐，而且容易出错。此过程的自动化意味着更快、更有效和更准确地投递，您的邮件运营商和客户都会感到满意。

更快的投递，加上收件人可以远程接收邮件并对其作出反应，也加快了客户的响应时间。

一般来说，数字邮件收发室服务通过确保邮件被传送给合适的人员来强化工作流程，让所有相关人员都能立即受益。

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远程访问

新冠肺炎疫情突然促使人们大规模地从面对面工作转向虚拟办公方式，因此远程办公日渐普及。现在看起来，即使一切恢复正常，许多新的远程办公人员也不会再回到办公室了：Gartner 对 127 家公司的领导者进行了一项调查，82% 的受访者表示，他们计划让员工继续部分时间居家办公。47% 的受访者表示，他们现在计划让员工今后完全居家办公。

考虑到这种剧变，向基于云的邮件收发室服务过渡比以往任何时候都更有意义，这样个人就可以从家里、办公室或任何工作的地方接收邮件了。对于经常出差的人来说，远程访问邮件尤为重要，因为错过邮件可能会影响他们完成基本工作的能力。

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降低成本

数字邮件收发室服务不再需要邮件分拣和投递等手动流程，节省了邮件收发室操作员或员工的时间。这些节省的时间反过来可以节省运营成本，或者让邮件收发室操作员承担更多的重要任务。

数字化邮件还减少了物理存储所有纸张的需要，以及与此相关的成本。同样，您也不必担心支付与错误放置发票和过期付款相关的费用，因为文档管理系统中存储的任何内容都不会丢失。

接下来，您甚至可以见证立即定位扫描邮件所带来的效率和成本节约，无需在存储室中翻找和手动搜索文件。

节省的所有这些时间和成本转化为更多的资金，企业可以用其增强竞争优势。

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实现邮件收发室服务自动化

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