/ Case study 小小掃描器讓政府機關大大節省成本

奧農達加縣透過將所有文件數位化免除了紙本文件的儲存成本。 

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奧內達加郡社會服務部位於紐約州的雪城,其任務是提供醫療、法律與福利等服務,以幫助郡內居民提升獨立工作的能力。 近五年來,該部門已經將以紙本為主的系統轉換為十分倚賴約 800 部 Kodak Alaris 掃描器的數位工作流程。

與多數政府機關一樣,奧內達加郡社會服務部也正在適應預算縮減的新局面。 減少儲存及檢索紙本文件的成本是顯而易見能夠節省預算的機會。 「這就是一切的起源,」福利管理系統助理協調員 Edward A. Hughes 如此說道。 「我們傳統的人工程序成本太高。 文件數量過於龐大, 因此從我們的儲存設施檢索這些文件既費時又費力。」 該部門還在使用已經數十年前採用的同一套系統。 文書工作都是以人工整編及索引,然後再裝箱並送到當地的倉庫儲放。 該儲存設施由五名全職員工負責管理。 如果需要已經封存歸檔的文件,他們必須派人到倉庫尋找文件,然後再帶回辦公室。 該部門需要找到一種成本較低的方式來管理持續增加的文書工作。 Hughes 說道:「因此,我們開始展開這趟掃描文件並以電子方式進行索引及歸檔的旅程。」 他們找到能夠節省大量成本的途徑。

Kodak ScanMate i1150 是我們的最佳選擇。 它完全符合我們的工作需求。價格也相當合理。 我們十分滿意。

從掃描開始

轉換成數位工作流程的工作從採購 250 部 Kodak ScanMate i1120 掃描器開始。 在考慮過許多不同的產品之後,該部門注意到 i1120 掃描器能夠提供操作簡便、效能穩定與價格實惠的獨特組合。 此外,此款掃描器還能與該部門現有的紐約州軟體平台輕鬆整合。

為了達到最高的生產力,Hughes 特意化繁為簡。 「我們讓所有的電腦全都保持一致。 相同的作業系統、瀏覽器、軟體等,」他表示。 我們的員工只需要將一些紙張集中在一起並放入紙槽中 — 即使文件尺寸不一也無妨。 掃描器會處理其他工作。」

掃描器簡單好用的介面也讓訓練變得十分輕鬆。 現在員工通常不到兩個小時就能熟悉索引與掃描程序。

一開始,ScanMate 掃描器就非常可靠。 Hughes 說道:「我們的掃描工作已經持續五六年,中間只用過四次叫修服務。 對我來說,這已經是相當優良、可靠的記錄。 更何況我們還經常使用這些機器。」 這些掃描器運作了五、六年,隨後便汰換成更新的機型。

掃描器越多,生產力越高

設置共用掃描站的原始工作流程已經被新的系統所取代,這套系統包括該部門共 825 名員工幾乎所有人都有一部掃描器。 「ScanMate 系列為我們提供了成本低廉且符合我們所有工作需求的掃描器,包括能夠安裝在桌面上的特性。 因此,我們認為讓所有員工都有自己的掃描器將會更有效率,」Hughes 表示。 我們現在正朝著這個方向邁進。」

該部門最近向 Kodak Alaris 採購了 100 部 Kodak ScanMate i1150 掃描器,以更新其陣容。 同樣地,促使他們做出這項決定的原因是充分利用有限的資金預算。 「政府機關現在的優先考量是盡量節省支出。 畢竟我們現在的資金預算已經不如從前,」Hughes 表示。 「不論採購什麼項目,我們都必須以低價購入,且購入的商品必須可靠又簡便。」

Hughes 也十分讚賞 i1150 掃描器的增速模式能夠幫助他們提高生產力,這種模式掃描一疊文件中前十份文件的速度比正常速度快了 60%。

奧內達加郡社會服務部所採用的這套數位解決方案,現在已進入第二代的微調階段,並持續實現其最初的承諾。 「電子儲存更加快速、簡便、更便宜,」Hughes 表示。 「而且也更為可靠。

如果倉庫發生火災,文件將毀於一旦; 但是如果將檔案放在已備份的伺服器上,文件就不會遺失了。」

關閉文件倉庫

在克服了每天文件大量湧入的問題之後,Hughes 現在將他的注意力轉到倉庫中依然堆積如山的紙本文件。 他指出:「我們正在將文件搬出來,全部進行掃描。 最後,我們可以關閉倉庫,而且不需要支出儲存任何紙本文件的費用。」 屆時,借助 Kodak Alaris 成功轉換到數位工作流程的程序將得以圓滿完成。

洞察資訊

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  • 彩色/黑白每分鐘高達 30 頁或前 10 頁高達每分鐘 40 頁 
  • 可自訂控制面板,具備掃描設定檔功能和彩色圖示

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