/ Artikel Werkzeuge zur Schaffung einer virtuellen Belegschaft

Nach Kara Rayburn, Global Manager, Portfolio Marketing & Web

Software und Technologie, die die Möglichkeit virtueller Meetings unterstützen, machen die Digitalisierung und den Austausch von Dokumenten einfacher denn je.

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In dem Maße, wie immer mehr Millennials und die Generation X-er die Belegschaft übernehmen, wird auch die digitale Technologie zu einem der Hauptelemente, die für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens verantwortlich sind. Von Software und Webcams, die die Möglichkeit virtueller Besprechungen unterstützen, bis hin zu hochwertigen Scannern, die die Digitalisierung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten einfacher als je zuvor machen, öffnen diese Tools die Türen zur Arbeit an entfernten Standorten mit besserer Kommunikation, effizienteren Abläufen und verbesserter Zusammenarbeit.

Videokonferenz-Software
Die Zeiten der traditionellen Telefonkonferenzen sind vorbei. Virtuelle Konferenzprogramme machen es einfach, mit Kunden und Mitarbeitern von überall auf der Welt in Verbindung zu treten, machen kostspielige Reisepläne überflüssig und fördern bessere Beziehungen zwischen den Teammitgliedern, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Visuelle Hinweise, die von der Konferenzsoftware bereitgestellt werden, helfen bei der Organisation von Besprechungen, da Sie in der Lage sind, zu sehen, wer spricht und wann sie sich gerne einmischen. Videokonferenzsoftware, wie z.B. Zoom oder GoToMeeting, kann auch die Zugänglichkeit für Schulungen, Teambildungsaktivitäten und ähnliches verbessern.

File-Sharing-Tools
Ein einfacher Austausch von Dateien und Dokumenten ist für einen produktiven virtuellen Arbeitsplatz unerlässlich. Anstatt jemandem eine Kopie eines Dokuments zur Genehmigung zuzusenden oder eine physische Besprechung mit einer Gruppe von Mitarbeitern zum Brainstorming über ein Dokument einzurichten, ermöglichen Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dateien wie Dropbox und Google Drive eine schnelle und einfache Zusammenarbeit. Die gemeinsame Nutzung von Dateien fördert auch die Zusammenarbeit und Innovation und ermöglicht es den Teammitgliedern, neue Ideen auf den Tisch zu bringen und die Effizienz Ihres Unternehmens zu stärken.

Instant-Messaging-Programme
Instant-Messaging-Dienste wie Slack und Google+ Hangouts machen die Projektplanung und das Brainstorming mühelos. Die Möglichkeit, mit einem Teammitglied in Echtzeit zu chatten, unabhängig davon, wo sich alle befinden, ermöglicht ein schnelles Feedback und macht zeitraubende Besprechungen oder lange E-Mail-Threads überflüssig.

Diese Programme sind auch ein großartiges Instrument zur Teambildung, zur Organisation von Arbeitsveranstaltungen und Partys sowie für zwanglose Fragen und Gespräche.

[Hierzu: Der Weg zur digitalen Transformation]

Zeiterfassungssoftware
Für Fernarbeiter ist das Ein- und Ausstempeln mit einer Zeitkarte nicht möglich, wodurch die Manager weniger Einblick in die aufgewendete Zeit und die geleistete Arbeit haben.

Zeiterfassungssoftware ist nicht nur ein großartiges Mittel zur Produktivitätssteigerung, sondern auch eine genaue Methode, um zu bestätigen, wie viel Zeit und Geld in Kundenprojekte investiert wird. Software wie Wrike und Toggl verbessern den Fokus, geben den Mitarbeitern einen besseren Einblick in ihre Arbeitsabläufe und helfen auch den Managern zu erkennen, was verbessert werden muss.

Zu den weiteren Vorteilen der Zeiterfassungssoftware gehören die Möglichkeit, ein rationalisiertes Gehaltsabrechnungssystem zu organisieren, eine genauere Kundenabrechnung zu erstellen und zu ermitteln, wo Ausgaben eingespart werden können. Scanner

Hochwertige Dokumentenscanner sind ein perfektes Werkzeug für diese neue Umgebung der Digitalisierung. Für Unternehmen mit einer Überlast an Papierakten können Scanner, die für schwere Aufgaben gebaut wurden, wie der i3500 Scanner, bei der Organisation Ihrer Unternehmensdaten helfen, sie den richtigen Parteien zugänglich zu machen und Ihren Papierverbrauch zu verringern. Für kleinere Unternehmen, Heimbüros oder mobile Unternehmen mit Kundenkontakt machen kleinere, tragbare Scanner wie der Scanmate i940 die Verarbeitung von Formularen und den Informationsaustausch unterwegs kinderleicht. Programme zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) wie Smart Touch können Text und Bilder von Papier schnell in digitale Bilder umwandeln, die durchsucht, bearbeitet und weitergegeben werden können. Das Scannen ermöglicht Ihnen den sofortigen Informationsaustausch mit dem Rest Ihres Teams, unabhängig davon, von wo aus Sie arbeiten, was es somit zu einem unverzichtbaren Werkzeug zur Schaffung einer virtuellen Belegschaft macht.

Wenden Sie sich an Kodak Alaris, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Dokumentenscanner und unsere Scannertechnologie Sie auf Ihrem Weg zu einer virtuellen Belegschaft unterstützen können.

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