Descubra cómo organizar de manera eficiente sus facturas y correspondencia en papel

Las montañas desorganizadas de facturas, correspondencia y otros documentos en papel pueden abarrotar un espacio de trabajo que, de otro modo, sería productivo. Si necesita un incentivo para organizar sus papeles, ya sea en casa o en la oficina, piense en lo siguiente: Diversos estudios han demostrado que una persona normal pasa más de cuatro horas a la semana buscando documentos perdidos, lo que afecta negativamente a la productividad y aumenta el estrés y el aplazamiento de tareas. La incapacidad de localizar una factura o un extracto bancario determinados puede llevar a olvidar fechas de pago importantes, realizar pagos con retraso, incurrir en cargos por pagos atrasados y financiación, y posiblemente incluso reducir su calificación de solvencia.

Le explicamos cómo controlar el caos de archivos y documentos en papel para empezar el año nuevo con una actitud que le ayude a tomar las riendas y un método de organización eficiente.

Cree una estación de trabajo

Designe un espacio dedicado específicamente a la organización de documentos, la clasificación de correspondencia y el pago de facturas, y haga un esfuerzo por mantenerlo ordenado.

Las carpetas de archivos o las bandejas de papel son útiles para organizar los documentos físicos importantes en categorías, como «Pagar», «Destruir», «Resolver cuanto antes» o «Enviar». También debería disponer en este espacio de una trituradora para destruir adecuadamente cualquier documento privado o confidencial, un escáner para digitalizar los archivos que requieren demasiado espacio físico, un planificador o calendario con las fechas de pago y los presupuestos, y cualquier otra herramienta necesaria que le ayude a mantenerse al día con las facturas y la organización de la correspondencia.

Automatice el pago de facturas

Numerosos bancos y empresas ofrecen un servicio de pago automatizado de facturas en línea, que resulta especialmente útil a la hora de recordar fechas de pago y saldos. En lugar de tener que buscar en pilas de archivos y correspondencia para encontrar la factura que vence primero, el pago automatizado debitará el importe debido en la fecha de pago cada mes.

Sus facturas se gestionarán sin intervención e incluso aumentarán su calificación de solvencia gracias a la puntualidad de los pagos cada mes. De este modo, solo tendrá que prestar atención a los extractos de cuenta y podrá centrar su energía en otras tareas.

Opte por facturas y extractos en formato digital

En lugar de recibir una pila de papeles en el buzón de su hogar o en la oficina, como facturas y extractos bancarios, considere no utilizar papel y cambiar a una opción más fácil de gestionar y más respetuosa con el medioambiente. Tanto su banco como muchas otras empresas emisoras de facturas deberían tener una opción en su sitio web para cancelar la recepción de extractos impresos.

Probablemente destruya o recicle más de la mitad de estos papeles de todos modos, por lo que su completa eliminación le permitirá disponer del espacio que tanto necesita y conseguir que todo fluya sin problemas en lo que respecta a la organización.

Elimine el correo basura tanto físico como electrónico

Aproveche los servicios que le permiten cancelar la suscripción a correo basura, como catálogos, boletines de noticias, revistas, cupones y otros documentos innecesarios que recibe cada día en su buzón. Algunos sitios web, como DMAChoice.org, le permiten crear una cuenta y dejar de recibir correo no deseado en su dirección.

Ahora, eche un vistazo a su bandeja de entrada de correo electrónico. ¿Está atestada de mensajes promocionales, correos masivos de rebajas y actualizaciones de sitios que ya no le interesan? Si es así, dedique algo de tiempo a hacer clic en el botón Cancelar suscripción, que generalmente aparece en la parte inferior del mensaje, o marque los mensajes como correo no deseado. A partir de ahora, cuando compruebe su correo electrónico, no elimine los mensajes automáticamente: localice el enlace para cancelar la suscripción o márquelo como correo no deseado para empezar a limpiar su bandeja de entrada.

Almacene los documentos importantes en formato electrónico

Desde nóminas y documentos fiscales hasta tarjetas de cumpleaños y cartas personales, almacenar estos documentos en una carpeta antigua o un cajón aumenta el riesgo de que se pierdan o sufran daños, además de dificultar el acceso a ellos. En cambio, compre un escáner de escritorio eficiente para su espacio de trabajo doméstico u oficina, y empiece a transferir sus documentos en papel a formato digital.

La digitalización de documentos aporta numerosas ventajas, como el ahorro de gastos en productos de papelería, el ahorro de espacio físico de almacenamiento, el aumento de la seguridad para los documentos confidenciales y la capacidad de compartir fácilmente los documentos digitalizados con otras personas. Los escáneres de escritorio, como los de las series Alaris E1000 e i1100 ocupan poco espacio y se han diseñado para optimizar la digitalización de documentos y facilitar la organización y el uso compartido.

Mantenga los documentos fiscales aparte

El Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. recomienda conservar los formularios impositivos y los registros durante hasta siete años, según el tipo de documento y su situación fiscal actual. Mantener estos documentos ordenados y a salvo es importante en caso de que tenga que consultarlos por cualquier motivo, de modo que una caja de seguridad o un archivador físico en su espacio de trabajo resultará útil. Asimismo, es ideal digitalizar estos documentos y guardarlos en una carpeta electrónica etiquetada con el año y el tipo de formulario. No se olvide de destruir los documentos fiscales que ya no sean necesarios.

Desde designar un espacio para ordenar el papeleo hasta optar por extractos electrónicos, existen numerosas opciones para mantener el orden de sus facturas y correspondencia. Si necesita ayuda para convertir su hogar o espacio de trabajo en un entorno libre de papel o desea obtener una recomendación sobre qué escáner de documentos de escritorio le ayudará a lograr su objetivo de tener un espacio de trabajo más ordenado, póngase en contacto con Kodak Alaris hoy mismo. Estaremos encantados de ayudarle.