/ Article 페이퍼리스로의 완벽한 안내서

디지털 전환이 기업에 선사하는 가치 및 그 실현 방법

서류 작업은 비즈니스를 수행하는 데 있어 필수적인 부분인 반면 실제 종이는 그렇지 않습니다. 실제로, 종이 문서에 의존하게 되면 수백만 달러의 낭비를 초래할 수 있습니다. 이러한 낭비는 페이퍼리스 도입을 통해 제거하거나, 적어도 현저하게 줄일 수 있습니다. 서류 작업이 증가함에 따라 다음 문제도 함께 발생합니다.
  • 종이 입력 기반의 일상적인 작업 완료에 걸리는 시간 지체
  • 분실 또는 도난 문서에 의한 보안 침해 위험 증가
  • 정보를 시스템에 입력하는 과정에서 발생하는 데이터 입력 오류 가능성
  • 단순히 종이 복사본을 보관하기 위해 사용되는 사무실 또는 외부 공간에 대한 비용 낭비

이러한 이유로 인해 모든 종류의 기업 및 공공 기관에서는 페이퍼리스 프로세스를 개발 중입니다. 변화는 기업 정책을 통해 하향식으로 일어나거나, 작업을 간소화할 수 있는 기회를 찾은 개인이 종이 의존 프로세스를 관리함으로써 상향식으로 진행될 수도 있습니다. 상향식이든 하향식이든 관계 없이, 미래의 변화에 앞서 미리 생각하고자 하는 경우, 귀하의 비즈니스를 페이퍼리스로 전환하는 실질적인 방법을 알아보세요.

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페이퍼리스를 위한 세계적인 노력

AIIM(정보 및 이미지 관리 협회)에서 페이퍼리스를 위한 노력을 주도하고 있습니다. 매년 열리는 세계 종이 안 쓰는 날(World Paper Free Day)은 일상 업무 또는 개인의 삶에서 사람들이 생성하는 종이의 양을 줄이기 위해 하루 동안 종이 없이 생활하도록 회사에게 권장합니다.

AIIM 수석 에반젤리스트인 John Mancini는 2016년 조사에서 "천천히 그러나 확실하게, 업체들은 비즈니스에 흐르는 많은 콘텐츠와 정보를 디지털화하여 재무 및 운영상의 이익을 얻을 수 있다는 생각에 다가서고 있습니다. 종이를 완전히 제거할 수는 없겠지만, 종이 없는 환경으로의 전환 투자에서 이익을 거두고, 이러한 전환이 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있다는 것이 분명해지면 기업은 페이퍼리스를 위한 기술에 더 많은 투자를 할 것입니다."라고 말했습니다.

페이퍼리스 사무실에 대한 간략한 배경

블룸버그 비즈니스위크(Bloomberg Businessweek)에서 디지털의 페이퍼리스 사무실을 처음 제안한 날은 1975년 6월 30일입니다. 그때로부터 40년 이상이 지났지만 페이퍼리스는 아직 실현되지 않았습니다.

2012에는 전 세계 종이 수요가 처음으로 4억 톤을 초과했습니다. 일상 구석구석에 종이가 퍼져 있어 더 이상 이에 대해 생각조차 하지 않습니다. 하지만 많은 비즈니스의 경우에는, 종이 사용을 최소화하거나 비즈니스 문서를 수령 즉시 디지털화하는 방법이 있습니다. 디지털 문서는 액세스, 보관 및 공유하기가 더 쉽습니다. 그렇다면 왜 아직도 페이퍼리스가 아닌 걸까요?

 페이퍼리스로 향하는 Kodak Alaris

70년대의 낙관주의 및 종이 사용을 줄이는 다양한 방법의 존재에도 불구하고, 대부분의 기업과 공공 기관은 페이퍼리스에 도달하려면 한참 멀었습니다. 디지털 전환 작업을 진행 중인 업체조차도, 종이 기반의 모든 자료를 디지털 형식으로 최대한 빨리 옮기는 방법을 최적화할 수 있는 많은 기회를 갖고 있습니다.

리서치 회사인 KeyPoint Intelligence는 2016년 12월 조사에서 페이퍼리스로 전환 중인 비즈니스의 상태를 분석했습니다. 페이퍼리스 사무실로의 전환 달성 가능성을 묻는 질문에 응답자의 15%만이 달성할 수 있다고 답변했고, 다른 23%는 불가능하다고 답변했습니다.

여러 면에서, 페이퍼리스로의 전환을 진행하는 업체들은 디지털의 다른 시대를 헤쳐 나가고 있습니다. 페이퍼리스 전환은 그 복잡성 때문에, 아날로그에서 디지털 정보 관리로의 전환에 필요한 단순 작업과는 비교가 불가능합니다.

종이가 아직도 널리 사용되는 이유

  • 편리성: 종이 문서는 대부분의 사무실뿐만 아니라 B2B 및 B2C 거래에서도 당연하게 사용됩니다. "읽기 쉽다", "서류철에 넣어야 한다", "보관해야 한다” 또는 "항상 이렇게 일해 왔다” 등 많은 합리화 이유를 팀원이 제시할지도 모릅니다. JPEG 및 PDF와 같은 형식은 해당 형식을 사용하는 여러 사업체보다 훨씬 더 오래 존속할 것입니다. 현재로서는 일부 구형 컴퓨터 기록에 접근하기 어려운 것이 사실입니다. 하지만, 표준 마이그레이션 작업과 장기 보관 프로세스를 통해 문서 수명 주기 관리의 일부로서 이러한 구형 컴퓨터 기록을 처리할 수 있습니다.

  • 규정 및 준수: 오랫동안 종이 문서는 특정 비즈니스 거래를 완료하기 위해 필수적이었습니다. 특히, 구속력을 갖기 위한 서명 또는 법정에서 무언가를 증명하기 위해서 종이 문서가 필요했습니다. 소비자의 삶에서 중요한 순간들 가운데 종이가 필요한 경우가 있는데, 이는 흔히 서명 때문입니다. 중요한 순간의 예로는 사업체 매각, 대출 신청 또는 자동차 구매 서명 등이 포함됩니다. 디지털화되거나 디지털 방식으로 작성된 문서가 법정에서 승인되기 위한 특정 요구 사항은 국가 및 문서 유형에 따라 다릅니다. 하지만 정부 규정은 종종 완전한 관리 연속성을 유지하는 디지털 프로세스에서만 충족 가능한 요구 사항을 포함합니다.

  • 경제성 착각: 언뜻 생각하면 종이가 더 저렴한 옵션으로 보일지도 모릅니다. 이러한 생각은 큰 비용을 동반한 실수를 초래하게 됩니다. 종이 중심의 사무실을 운영하는 총비용에는 프린터, 네트워크 연결, 잉크, 토너, 용지 자체 및 이 모든 유지 관리를 포함한 외부 효과 목록이 동반됩니다. 비즈니스가 성장함에 따라 비용도 증가합니다. 이러한 비용은 기업 수준에서 더욱 증대하며, 이는 낭비로 이어질 뿐입니다. 보험 청구 서식이나 조사 제출용 종이처럼, 종이가 비즈니스 입력의 일부인 경우에도 이렇게 들어오는 정보를 수작업으로 처리하는 데 상당한 인건비가 소요됩니다.

페이퍼리스 전환의 장점

  • 기업: 책상이나 선반 위의 서류 더미는 더 이상 없습니다. 부피를 많이 차지하는 서류 캐비닛도 필요 없습니다. 페이퍼리스를 통해 잘못된 서류철 또는 엉뚱한 위치에 보관된 문서를 찾느라 시간 낭비할 필요가 없어집니다. 시간 낭비가 없어짐에 따라, 고객에게 서비스를 제공하거나, 다른 비즈니스 우선 순위를 작업하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 파일과 문서를 훨씬 쉽게 찾고, 액세스하고, 공유할 수 있습니다.

  • 효율성: 디지털 문서는 종이보다 훨씬 편하게 관리하고, 보관하고, 검색할 수 있습니다. 위치와 관계없이 액세스할 수 있고, 고객과 공유할 수 있는 문서를 보유함으로써 팀 생산성을 높이고, 더 나은 고객 경험을 제공합니다. 종이에 적힌 내용을 키보드로 직접 타이핑하는 작업에 비해, 문서에서 필수 데이터를 기계 인쇄, 친필 또는 광학 마크 자동 인식을 통해 추출하는 게 속도도 훨씬 빠르며, 오류 발생률도 낮습니다.

  • 확장성: 페이퍼리스 작업은 매우 적은 공간만을 필요로 하며, 이에 따라 사무실 공간을 많이 차지하는 다수의 서류 캐비닛이 사라집니다. 성수기 또는 비즈니스 확장 중에 대량의 비즈니스 입력을 처리하는 데는 끝도 없는 인력이 필요하지만, 디지털 환경에서라면 이는 손쉬운 작업입니다.

  • 친환경: 인쇄가 줄어들수록 종이를 만드는 데 필요한 나무가 줄어듭니다. 또한, 종이는 생산과 운송 모두에서 많은 에너지 소비합니다. 페이퍼리스 전환의 친환경적인 측면은 직원들의 지지를 얻을 수 있는 비교적 쉽고 대중적인 개념입니다.

  • 더욱 신속한 커뮤니케이션: 보험 청구서를 신속하게 처리해야 하고 대리인이 청구 전문가에게 서둘러 제출해야 하는 경우 등, 당일 배달을 위해 청구서를 작성하지 않는 한, 종이 문서는 A 지점에서 B 지점으로 보내는 데 적어도 하루가 걸립니다. 심지어, 지연되거나, 엉뚱한 곳에 보내지거나, 완전히 잃어버릴 수도 있습니다. 문서는 일단 디지털화되면 위치에 관계없이 필요할 때 즉시 사용할 수 있습니다. 고객으로부터 더 빨리 납입 받을 수 있도록 납품 증빙 서류를 즉시 디지털화한 건설 회사를 확인해 보세요.

  • 문서 백업 및 복구: 종이 문서가 손상됐거나 잘못 배치된 경우, 이러한 문서를 대체하려면 비용과 시간이 많이 소요되며, 대개는 대체가 불가능합니다. 중요 문서가 든 서류철을 누군가 잘못된 곳에 놔두면 이해 관계자는 해당 문서를 다시 액세스하지 못하게 될 수도 있습니다. 또는, 200년 된 문서에 피해를 입힌 홍수 혹은 화재와 같은 재해가 발생하는 경우에도 문서는 손실됩니다. 페이퍼리스 사무실에서는 문서가 전자적으로 저장되어, 중요 정보를 안전하게 보관하는 원격 서버 또는 클라우드 저장소로 쉽고 간편하게 백업 할 수 있습니다.

  • 저렴한 비용: 문서를 보관하는 데는 많은 비용이 듭니다. 특히, 좋은 입지에 위치한 기업의 경우, 문서 보관 비용은 더욱 증가합니다. 인쇄 또한 비용이 듭니다. 종이, 프린터, 잉크, 우송료 및 인쇄 장비 유지 관리 비용이 수반되죠. 기업은 디지털 문서로 전환하여 보관 비용을 없앨 수 있습니다. 종이 사본을 보관해야 하는 필요성이 줄어들거나 없어지면, 비즈니스는 페이퍼리스 전환으로 더 많은 비용을 절감하기 위해 임대료가 저렴한 더 작은 위치로 이동할 수도 있습니다.

페이퍼리스의 효과

페이퍼리스의 일반적인 장점 외에도, 종이를 많이 사용하는 비즈니스 업무의 경우, 최대한 빨리 워크플로우에서 종이를 배제시키면 얻을 수 있는 특별한 장점이 있습니다.

다음을 트윗하세요. 5가지 업무를 종이에서 디지털로 전환하여 #디지털전환 여정을 시작하세요. https://ctt.ec/9mULr+ #DX

AP(Accounts Payable, 미지급금 계정)
송장 발행에도 비용이 수반됩니다. 프로세스에서 종이 서류를 제거하여 간접비를 줄이세요. 송장 처리는 가장 선진화된 업무 중 하나입니다. 송장 업무 전체를 수행할 수 있는 디지털 솔루션이 개발되어 있으며, 대개의 경우 사람의 개입이 필요하지 않습니다. AP 프로세스에서의 종이 입력을 디지털화하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

  • 결제를 신속하게 처리하고 손쉽게 관리하여 할인 혜택을 받거나 위약금을 피할 수 있습니다.
  • 송장과 구매 주문서를 일치시키기 위해 많은 시간과 비용을 들일 필요가 없어집니다.
  • 승인 확인 및 추적에 소요되는 수작업 시간을 단축합니다.

  • > AP 문제 해결에 대해 자세히 알아보기

우편물실 자동화
우편물실은 회사의 주요 병목 지점이 될 수도, 비즈니스 프로세스로 빠르게 연결하는 원활한 지점이 될 수도 있습니다. 우편물실을 디지털화하면 수작업 방식이 절대 도달할 수 없는 수준의 최대 작업량 처리가 가능합니다.

서식 처리
서식은 고객이 즉각적인 응답을 기대하는 비즈니스 업무에서 흔히 사용됩니다. 서식은 고객에게 디지털 전용 대안(예: 전자 서식) 또는 디지털화하여 자동 처리할 수 있는 중요한 기회를 제공합니다.

  • 데이터 입력 프로세스를 간소화하여 전체 비즈니스 프로세스가 빨라집니다.
  • 키보드로 일일이 재입력하는 작업에서 발생하는 오류율 대비 낮은 오류율을 자랑합니다.
  • 재입력 업무에서 해방된 지식 근로자가 고부가 가치 업무에 집중할 수 있습니다.

  • > 서식 처리 문제 해결에 대해 자세히 알아보기

가입
고객 가입을 디지털화하면 필요한 작업량이 훨씬 줄어듭니다. 적절한 플랫폼을 사용하면 새로운 고객을 더욱 빠르고 쉽게 가입시킬 수 있습니다. 또한, 디지털 가입을 통해 고객과 보다 친밀한 관계를 구축할 수 있습니다. 모순적으로 느껴질지도 모르겠지만, 이는 사실입니다. 문서 작업을 줄이면 새로운 고객을 가입시키는 데 걸리는 시간이 줄어듭니다. 이에 따라 고객과 직접 얼굴을 마주하고 응대할 시간이 생겨 고객은 더욱 존중받고 있다고 느끼게 되고, 더욱 친밀한 관계 구축이 가능하게 됩니다.

기록물 관리
많은 규제 대상 산업은 비즈니스 문서를 처리하고 보관하기 위해 명확하게 정의된 프로세스와 규칙을 따라야 합니다. 새로운 규정은 프로세스 수정, 추가 검증 및 문서화를 필요로 하며, 이는 기록물 관리를 끊임없이 변화하는 작업으로 만들고, 특히 종이 기반의 환경에서는 관리하기가 더욱 힘듭니다.

  • 종이 기반 시스템의 비효율성과 시간 낭비 및 추가 비용을 제거합니다.
  • 민감한 개인 정보를 보호합니다. 암호 보호, 데이터 암호화 및 이중 인증과 같은 기능을 통해 디지털 정보를 더욱 안전하게 보관할 수 있습니다.
  • 요구되는 규정을 준수하는 능력이 향상됩니다.

  • > 기록물 관리 문제 해결에 대해 자세히 알아보기

페이퍼리스를 현실화하기 위한 체크리스트

1. 종이에 의한 병목 현상 평가

  • 가장 중요하다고 판단되는 비즈니스 프로세스를 파악하세요. 예를 들어, 해당 프로세스가 지체될 시, 비즈니스가 중단되거나 손해를 입히는 결과를 초래하는 프로세스를 말합니다.
  • 기존 문서화 작업을 검토하거나, 프로세스 및 관련 작업에서 종이가 사용되는 지점을 파악하여 단계별 개요를 작성하세요.
  • 특정 프로세스에 필요한 매달 평균 종이 비즈니스 입력 수 및 수작업으로 종이 문서를 처리하는 데 드는 시간을 파악하세요.
  • 디지털화할 수 있는 중요한 기회를 제공하는 프로세스 단계를 파악하세요.

2. 실현 가능한 곳에서의 페이퍼리스 프로세스 수립

  • 종이 서식을 대체하기 위해 전자 서식을 제공하는 것과 같이, 종이 기반 입력에 의존하는 프로세스 중 쉽게 디지털로 전환될 수 있는 프로세스를 파악하세요.
  • 디지털 및 기존 프로세스를 동시에 처리할 수 있고, 종이에서 디지털로 바뀔 때 원활하게 전환될 수 있도록 디지털과 기존 프로세스가 완전히 통합되는지 확인하세요.

3. 스캔 및 디지털 파일로 변환

  • 종이 형태로 도착한 모든 서류는 수령 즉시 최대한 빨리 전자 양식으로 변환되어야 합니다. 고객, 공급 업체 또는 라이선스 담당자에게 페이퍼리스에 적응하라고 강요할 수는 없으며, 종이 문서 및 서류철이 한동안 업무의 일부가 될 가능성이 있습니다. 서류가 회사 또는 에이전시에 도착 즉시 해당 문서를 디지털화하는 것이 핵심입니다.
  • 기존 아카이브를 디지털로 변환하는 과정에 가치가 있을 수도 있지만, 이를 위해서는 높은 검색률 또는 새로운 비즈니스 입력 처리로의 잦은 통합이 필요합니다. 비즈니스 사례 평가는 비즈니스의 가치를 확인할 수 있어야 합니다.

4. 클라이언트에게 정보 제공

  • 완전한 전자식 또는 디지털화로 전환한 후에는, 클라이언트에게 변경 사항 및 이로 인해 발생하는 영향을 알려야 합니다. 전환에 따른 장점을 강조하는 이메일 공지를 전송하고, 보안 및 개인 정보 보호와 관련하여 존재할 수 있는 모든 종류의 우려 사항에 대해 설명할 수도 있습니다.
  • 해당되는 경우, 클라이언트에게 전자 서명을 설명하세요.
  • 디지털 환경 적응을 유도할 수 있도록 낮은 수수료, 추가적인 보너스 제공 등 클라이언트에게 변화에 대한 혜택을 제안하고 알리세요.

끝으로, 이제 장점을 누릴 일만 남았습니다! 시간과 비용 측면의 보상은 빠르게 증가할 것이며, 고객 만족 및 충성도에 대한 수익은 엄청납니다.

페이퍼리스를 위한 핵심 도구

개인별 종이 사용량을 줄이기 위한 생산성 리소스가 많긴 하지만, 조직 전체에서 종이가 사용되는 방식을 보다 자세히 살펴보는 게 가장 효과적입니다. 종이가 조직에서 쓰이기 시작하는 지점을 파악하고, 그 시작점을 디지털화하는 것이 중요합니다.

이 모든 일을 끝내기 위한 핵심 도구는 무엇일까요? Alaris IN2 Ecosystem은 수상 경력에 빛나는 스캐너와 소프트웨어를 서비스 및 파트너십과 결합함으로써 종이 문서에서 정보를 쉽게 수집하고, 페이퍼리스 환경을 구축할 수 있도록 돕습니다. The Alaris IN2 Ecosystem만의 독특한 접근 방식은 생산성 증대, 더 높은 ROI 및 비즈니스 가치를 향상시킬 수 있도록 설계되었습니다.

Kodak Alaris 스캐너

고급 비즈니스 스캐너는 단순히 이미지를 캡처하는 것 이상의 역할을 수행하며, 완전한 디지털화 프로세스와 긴밀한 관계가 있습니다. S2060w 및 S2080w와 같이, Alaris IN2 Ecosystem의 일부인 스캐너는 미가공 데이터를 실제 통찰력을 이끌어 내는 정보로 변환합니다. Alaris Capture Pro Software와 같은 캡처 소프트웨어를 함께 사용하면 스캔을 색인할 수 있고, 타이핑 또는 친필로 적힌 텍스트를 추출할 수 있으며, 수작업할 필요 없이 비즈니스 시스템에서 사용할 수 있도록 정보를 추출할 수 있습니다. 정보 캡처 프로세스를 자동화하는 것은 복잡성을 제거하고, 비즈니스에 새로운 기회를 제공합니다.

Capture Pro Software

Alaris IN2 Ecosystem 및 페이퍼리스 전환을 돕는 솔루션에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요. www.alarisIN2.com. 영업팀에 직접 문의하여 귀사의 정보 캡처 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 방법을 알고 싶다면 지금 연락하세요

다음에 읽을 내용: 혼돈에서 기회로: 데이터를 기회로 탈바꿈

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