/ Informe técnico Manipulación óptima de documentos

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La captura de documentos es el primer paso fundamental para automatizar los procesos empresariales con base en papel. Los escáneres que ofrecen capacidades avanzadas de manipulación del papel, además de un procesamiento de imágenes rápido y eficiente, reducen significativamente el tiempo de digitalización de los documentos. Muchas organizaciones no prestan atención a los cuellos de botella relacionados con la manipulación del papel que demoran el proceso de captura. La eliminación de pasos manuales innecesarios al preparar documentos es fundamental para ahorrar tiempo y dinero, y garantiza que la información valiosa fluya de manera óptima a los sistemas empresariales.

Enfrentando la montaña de papel

Según AIIM*, aproximadamente el 40 por ciento de las organizaciones lidia con un volumen sin precedentes de información que debe conservarse debido a las políticas gubernamentales y a los requisitos legales o normativos. Esto puede representar un desafío incluso para las organizaciones más avanzadas digitalmente que usan tecnología para capturar y digitalizar de manera óptima y productiva. Una dependencia exagerada en el papel y procesos ineficaces para capturar y digitalizar de manera óptima la información empresarial representan obstáculos para la eficiencia operativa, la respuesta de los clientes y el crecimiento rentable.

En la economía competitiva actual, la transformación digital requiere tiempo, y el tiempo es dinero. Uno de los elementos que más tiempo requieren en el proceso de la digitalización es la preparación de los documentos, el primer paso, y el más importante, en los procesos de digitalización por lotes. La mitad del personal involucrado en la mayor parte de las operaciones de digitalización está dedicada a la preparación de los documentos. Esto puede incluir la eliminación de ganchos, grapas y otros materiales para unir documentos, verificar que ninguno de los bordes presente dobleces e inspeccionar que las páginas no estén rasgadas ni dañadas. También está el requisito de ordenar previamente los papeles que podrían provocar problemas durante el proceso de digitalización. Cuando los escáneres no pueden procesar documentos de diversos tamaños y formas, el personal tarda mucho tiempo en el orden previo y en pasos adicionales como pegar documentos pequeños en hojas de tamaño A4/carta o recortar documentos para que se alineen con los de tamaño A4. El orden previo también es una solución alternativa para cuando los escáneres no producen resultados uniformes en el procesamiento de documentos con color y contraste de calidades diversas.

"La alimentación confiable es uno de los 5 criterios de compra superiores para una aplicación de digitalización para la producción. Para el 67 % de las personas encargadas de las decisiones, una alimentación confiable es importante o extremadamente importante al seleccionar un escáner de bajo volumen". - Encuesta patrocinada por Alaris entre usuarios de LVP globales, octubre de 2018

En muchas organizaciones, incluso del sector público, la digitalización comienza en la sala de correspondencia. El correo que llega debe procesarse de manera eficiente a diario. Con frecuencia, el personal tiene objetivos temporales para escanear documentos a fin de que estén listos para su procesamiento antes de una hora del día determinada. Cuando la digitalización se subcontrata, los contratistas para procesos empresariales (BPO) y los proveedores de servicios de digitalización deben cumplir contratos de nivel de servicio (SLA) con los clientes. Estos SLA incluyen metas de producción y resultados que pueden resultar un desafío. Incluso en las aplicaciones de digitalización de bajo volumen en contacto directo con los clientes, es posible que se produzcan problemas con la alimentación de papel. Estos problemas tienen como resultado la frustración del empleado y la insatisfacción del cliente.

Los documentos no son perfectos

En un mundo perfecto, cada proyecto de digitalización comenzaría con lotes de papel del mismo tamaño y peso apilados de manera ordenada. Sin embargo, en el mundo real, las organizaciones Alaris Paper Handling procesan una extensa variedad de tipos de documentos a diario, incluidos documentos de formato dA4/carta, A3/tabloide y otros formatos más grandes o largos, sobres, postales, cheques, cupones e identificaciones. En su mayoría, las aplicaciones de digitalización para la producción incluyen lotes con distintos tamaños, distintas calidades de papel o documentos muy livianos.**

Los documentos no llegan en un estado perfecto. Están doblados, las esquinas están plegadas o desgarradas y el papel puede estar arrugado, ser liviano o ser frágil. Los documentos pueden tener fotos adheridas, notas adhesivas pegadas o grapas o ganchos que los sostienen juntos.

La combinación y el estado de los documentos que deben digitalizarse definirán los requisitos para la manipulación del papel del escáner utilizado.

¿Adónde van sus documentos?

También es importante tener en cuenta qué sucede con los documentos después de digitalizarlos. Esto determina los requisitos del apilamiento de salida.

  • Situación 1: Los documentos en papel regresarán a carpetas después de la digitalización; por lo tanto, debe conservarse el orden original.
  • Situación 2: Los documentos en papel se guardarán en cajas para archivarse; por lo tanto, el orden no siempre es fundamental. Sin embargo, cuando la conservación del orden original es un imperativo, la clasificación de imágenes permite aplicar números secuenciales a cada documento digitalizado a fin de hacer el seguimiento de cada lote con códigos de separación.
  • Situación 3: Los documentos en papel se destruirán después de la digitalización; por lo tanto, el orden de salida de los documentos no es importante.**

Una encuesta patrocinada por Kodak Alaris destacó que más del 48 % de las aplicaciones de digitalización de producción de bajo volumen pertenecen a la situación 1; por lo tanto, el orden de los documentos es de fundamental importancia.

Tomar decisiones correctas en relación con la tecnología desde el principio puede tener beneficios de gran alcance, como garantizar que las características de manipulación de materiales sean adecuadas para el propósito, a fin de que los usuarios puedan llevar a cabo el proceso de digitalización sin inconvenientes.

Desafíos en la alimentación de papel

Los desafíos en la alimentación aumentan exponencialmente en los entornos de producción de alto volumen. Por ejemplo, una alimentación doble (cuando dos páginas quedan juntas) detiene el proceso de digitalización y obliga al usuario a revisar en qué lugar se produjo. El usuario generalmente debe eliminar una imagen parcial y volver a digitalizar todos los documentos pertinentes. Si los documentos se dañan durante la alimentación múltiple, deben tomarse pasos adicionales engorrosos que pueden incluir pegar con cinta o con adhesivo las páginas a otro documento para una mayor estabilidad. Esto detiene durante varios minutos la operación de digitalización y tiene un impacto adverso importante en la productividad.

Desplazamiento óptimo del papel

La trayectoria del papel es una parte importante en el diseño de los escáneres. Los fabricantes líderes dedican mucha atención y experiencia en ingeniería a desarrollar la mejor tecnología para la alimentación del papel. El diseño debe tener en cuenta los tipos de documentos que deben procesarse. Con frecuencia, es necesario compensar otros aspectos, ya que el ancho del recorrido del papel influye en la calidad de las imágenes, según el tipo de documento. Hay aspectos del diseño que son sencillos y, al mismo tiempo, fundamentales, como garantizar que no haya puntos donde puedan trabarse las páginas en el recorrido del papel. El concepto de diseño en “cascada” es importante para garantizar que el papel fluya de manera óptima.

El manejo del papel con Alaris

El diseño de un desplazamiento eficiente del papel comienza con la elección de la forma en que se transporta, ya sea en forma de "C" o recto. En términos de comodidad del usuario, facilidad de uso y confiabilidad, el desplazamiento en forma de "C" es muy superior para la mayoría de los usos. Un recorrido del papel en forma de C bien diseñado puede procesar papeles con mayor peso y espesor.

Escáner de documentos Kodak i3400, AlarisPor otro lado, un recorrido del papel recto mantiene el orden en documentos de gran espesor o rigidez, sin presentar mayores ventajas

Mínima intervención del usuario

Los requisitos de bandeja de entrada, tamaño y diseño del escáner varían según las necesidades de la operación. Es posible que los usuarios prefieran una bandeja de entrada que se alinee con los tamaños de los lotes, que varían según la aplicación empresarial y, en menor medida, según los requisitos operativos de la organización.

Escáner de documentos Kodak i3400, Alaris

También es fundamental garantizar que la bandeja de entrada pueda procesar documentos largos sin la intervención del usuario. Alaris s2070 desktop scanner

Para las aplicaciones de digitalización ad hoc, también es importante el factor de la forma del escáner. Por ejemplo, la capacidad de plegar la bandeja de entrada para minimizar el espacio ocupado cuando el escáner no está en uso puede agregar valor.

Una productividad mucho más intensa

Los usuarios de escáneres de gama alta con bandejas de entrada de gran tamaño podrán sacar provecho del diseño de elevación automática y de la capacidad para alojar pilas de documentos de 25, 100, 250, 500 o 750 hojas. Cuando la bandeja de entrada elevable se coloca en la posición de alimentador de documentos, se quedará en la posición más alta. Cuando se posiciona para alojar una cantidad específica de páginas, se eleva automáticamente para alimentar documentos y baja una vez alimentado el último documento de la pila. Esto ahorra mucho tiempo al cargar y cambiar de lote.

Tecnología de Alimentación Activa

Alimentación ActivaPara los proyectos de digitalización que incluyen pilas desordenadas de documentos, algo muy común en las aplicaciones con lotes de documentos de distintos tamaños, el usuario debe alinear todas las páginas antes de alimentarlas al escáner. Esto es importante para controlar la orientación de los documentos cuando ingresan al escáner, a fin de evitar que las esquinas se corten. El diseño de las compuertas de registro admite la alineación de los lotes. Alaris optimizó el diseño ubicándola en la parte inferior de modo desplegable.

En una operación de digitalización para producción, esto con frecuencia se hace mediante un dispositivo de avance gradual. Esto requiere un paso adicional en el proceso. Tecnología avanzada, como la Tecnología de Alimentación Activa de Alaris incluida en los escáneres Alaris de la serie S2000, optimiza la alimentación para que la preparación de la digitalización sea más sencilla al eliminar el requisito de apilar los documentos de manera perfecta en el alimentador de documentos. La Tecnología de Alimentación Activa introduce las páginas poco a poco para alinearlas y para evitar errores en la digitalización. Pilas de documentos pequeños también avanzan gradualmente para una alimentación óptima. Esto reduce en gran medida la omisión de hojas y la alineación incorrecta que pueden llegar a requerir un trabajo manual engorroso para volver a digitalizar los documentos.

Evite perder datos críticos

Para los usuarios de escáneres, al igual que para todas las personas que trabajan con el conocimiento, el tiempo es fundamental. Es esencial maximizar la producción por hora y por día, porque cualquier demora puede afectar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad. Si el papel se atasca, el proceso de digitalización se detiene. Esto produce demoras importantes: debe solucionarse el atasco de papel y debe determinarse qué documentos no se digitalizaron. Así, la capacidad de cumplir los SLA internos y con los clientes puede verse afectada de manera importante.

Manipulación avanzada de papel con Alaris La detección interactiva de alimentación múltiple, característica exclusiva de los escáneres de producción Alaris, detecta al instante los documentos de capas múltiples o de alimentación múltiple, como una hoja de papel con una nota adhesiva. Alaris llevó a un nivel superior la detección de alimentación múltiple, con sensores ultrasónicos incorporados que usan varios micrófonos para sentir el ruido de las hojas que comienzan a verse afectadas. Los documentos que envían una alerta se direccionan hacia la bandeja de salida del escáner sin detener el proceso y el usuario puede decidir si acepta, omite o vuelve a digitalizar las imágenes.

Además, esta funcionalidad de Alaris permite que los usuarios omitan las alimentaciones múltiples registradas, a fin de permitir la digitalización de elementos como sobres entre otros documentos. Esto garantiza que no se ignoren páginas en el proceso de digitalización y evita la pérdida de datos fundamentales.

La Detección Interactiva de Alimentación Múltiple ofrece una exactitud del 99,999 % en la alimentación de documentos en escáneres Alaris, según pruebas de Keypoint Intelligence-Buyers Lab.

Protección Inteligente de Documentos

El mejor enfoque para los problemas de alimentación de papel son su identificación y su resolución proactivas. El equipo de investigación y desarrollo de Alaris creó otra tecnología de nuestra propiedad exclusiva denominada Protección Inteligente de Documentos. Esta tecnología ofrece una defensa contra los documentos dañados y el extravío de los datos para mejorar la eficiencia sin poner en riesgo el control de la calidad.

Escáner de documentos Kodak serie i5000, AlarisLa Protección Inteligente de Documentos supervisa el estado del papel que se digitaliza mediante sensores ultrasónicos que detectan problemas y alertan al usuario antes de que se produzcan un atasco o una alimentación incorrecta. Detiene de inmediato el proceso de digitalización ante la primera indicación de daños en el documento. De este modo, los usuarios pueden proteger el documento y la información que contiene. Esta característica detecta también las grapas que podrían haberse omitido en el proceso de preparación anterior a la digitalización.

Recolección y apilamiento de documentos

Como ya observamos, los requisitos para apilar dependen de la manera en que se manipulan los documentos después del proceso de digitalización. Para las situaciones en que los documentos deben volver a clasificarse en el mismo orden o incluso trasladarse a carpetas, el orden y la calidad del apilamiento tienen un rol fundamental. Más del 52 % de las personas a cargo de las decisiones para la producción de bajo volumen considera que la calidad de apilamiento es un criterio de compra importante o extremadamente importante.**

La digitalización de lotes con documentos de distintos tamaños y documentos livianos representa un desafío importante. Es posible que los usuarios deban pasar mucho tiempo con pilas desordenadas después de la digitalización. El orden de los documentos puede verse afectado fácilmente. Esto dificulta la ubicación de documentos específicos o puede provocar problemas en un entorno de BPO donde los originales con frecuencia deben devolverse al cliente.

Escáner de escritorio Alaris s2070Alaris ofrece una tecnología líder para el apilamiento controlado en los escáneres de producción Kodak y en la serie Alaris S2000. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo requeridos al ordenar el papel correctamente en la bandeja de salida.

Los escáneres Alaris aseguran que el papel liviano, como el papel de arroz, se curve levemente en el medio para una mayor rigidez. Además, el deflector de salida "sostiene" las páginas, algo particularmente importante para garantizar que las hojas pequeñas queden en posición inferior junto al escáner y permitir que las páginas siguientes queden arriba. Es ajustable para alineare fácilmente los bordes de los documentos después de la salida a fin de producir una pila ordenada. También puede retirarse si se desea.

El apilamiento de salida controlado también se mejora con software que controla y modifica la velocidad de las hojas al trasladarse a la bandeja de salida. Los operadores pueden capturar las imágenes a alta velocidad y reducir la velocidad de salida mediante el software. Esto asegura que las páginas livianas, por ejemplo, queden en la bandeja de salida en lugar de caer al piso.

Una mayor productividad comienza con una clasificación más inteligente

En su mayoría, los escáneres de alto volumen con capacidad de clasificación requieren software de propiedad exclusiva. Alaris diseñó los escáneres i5650S e i5850S para permitir la mayoría de los trabajaos de clasificación mediante controladores estándar como TWAIN e ISIS. Así, los usuarios pueden alcanzar con mayor facilidad un nivel de productividad superior sin tener que aprender un sistema completamente nuevo.

Los escáneres de producción de Alaris ofrecen una clasificación de tres etapas diseñada para las exigencias extremas de digitalización de las oficinas de servicio, los BPO y las salas de correspondencia empresariales. La combinación de la clasificación inteligente, la producción a alta velocidad y la calidad superior de imágenes genera una mayor productividad y costos de captura de documentos significativamente menores.

En algunas aplicaciones de los sectores de la banca y de los seguros, los documentos originales (como las identificaciones) deben devolverse al cliente después de la digitalización. Esto significa que los usuarios deben preparar con cuidado los documentos antes de digitalizarlos y separarlos después de la digitalización. Este proceso manual puede ser propicio a errores, requerir mucho trabajo y resultar costoso.

Escáneres de documentos Kodak serie i5850, AlarisLos escáneres i5650S e i5850S simplifican el proceso al reducir el trabajo manual. Con la función de reconocimiento de láminas de separación para apartar lotes de documentos, las láminas de separación reutilizables se apartan y dirigen a la bandeja de salida posterior. Los documentos originales de los clientes se apartan y dirigen automáticamente a una bandeja de excepciones de la parte delantera del escáner. Con las capacidades de clasificación automática de estos escáneres, las láminas de separación pueden utilizarse muchas veces. Los proveedores de servicios de digitalización ya no tienen que descartar millones de láminas de separación al año. La capacidad de reutilizar las láminas de separación ofrece un ahorro importante y reduce los desperdicios.

Optimice la digitalización de pasaportes

La digitalización de pasaportes representa una dificultad para muchos usuarios de escáneres. En general, es necesario insertar el pasaporte en una funda o empujarlo (forzarlo) dentro del alimentador automático de documentos (ADF) del escáner. Los escáneres Alaris de la serie S2000 se complementan con el Accesorio de Cama Plana para Pasaportes Alaris, que se coloca de manera conveniente debajo del escáner y es extremadamente fácil de usar. Los usuarios pueden escanear documentos pequeños o delicados. Además, pueden escanear la página de la foto de un pasaporte en tan solo dos segundos, sin peligro de que el pasaporte se dañe.

Conclusión

Las capacidades avanzadas para la manipulación del papel pueden eliminar en gran medida la complejidad y la intervención manual del proceso de digitalización. Alaris ofrece la mejor tecnología de su clase para manipular y alimentar lotes diversos sin atascos de papel, en particular para los lotes con distintos tamaños y formas de documentos tanto delgados como gruesos.

Detalles del escáner i2900

  • Los escáneres Alaris ofrecen un innovador sistema de desplazamiento en forma de "C" que se optimizó para la latitud y el estado del papel a fin de garantizar que diversos tamaños y espesores de papel se trasladen de manera segura.
  • La Tecnología de Alimentación Activa garantiza que los documentos de papel se alimenten de manera óptima y eficiente.
  • El Apilamiento de Salida Controlado asegura que los documentos se apilen de manera ordenada en la bandeja de salida.
  • La Protección Inteligente de Documentos garantiza que las alimentaciones múltiples y los atascos de papel se eviten o descubran antes de que sucedan. Esto implica beneficios importantes para la productividad.
  • Si se produce una alimentación múltiple (por ejemplo, cuando queda una nota adhesiva en un documento), la Tecnología Interactiva de Alimentación Múltiple de Alaris garantiza que el evento tenga un impacto mínimo sobre la productividad.

Los socios y clientes de Alaris atestiguan que las capacidades de manipulación del papel representan una ventaja competitiva, al igual que las capacidades líderes para el procesamiento de imágenes.

Un socio de confianza

Alaris, una unidad comercial de Kodak Alaris, es un proveedor líder de soluciones de captura de información que simplifican los procesos empresariales. Las soluciones inteligentes y conectadas de Alaris, con tecnología proveniente de décadas de innovación en la ciencia de las imágenes, ofrecen características para la manipulación del papel que están diseñadas para mejorar la eficiencia de la digitalización y garantizar mejores resultados, independientemente de que haya diferentes tipos de documentos .

Alaris IN2 Ecosystem es una combinación exclusiva de escáneres, software, servicios y alianzas de primer nivel que eliminan la complejidad de la captura de la información y permiten que los clientes transformen los datos en una potente ventaja competitiva.

*https://info.aiim.org/the-true-cost-of-data-retention?_ga=2.8876469.1272755517.1539683935-727303936.1537178082

**Encuesta patrocinada por Alaris entre usuarios de LVP globales, octubre de 2018

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