Una revolución en la gestión de registros para el condado de Bexar, TX
El condado de Bexar transformó con éxito todos los flujos de trabajo manuales en procesos eficientes y automatizados y está en camino de eliminar por completo su trabajo atrasado antes de lo previsto. Así es como el personal de Bexar County, Compu-Data y Kodak Alaris lograron esto juntos.
Ubicado en Texas, el condado de Bexar (pronunciado “Bear”) enfrentó un desafío importante: una acumulación de documentos de 40 años en varios departamentos, incluidos los registros civiles, penales, testamentarios, contables y de tesorería. El condado necesitaba una solución integral para agilizar sus procesos de archivo y gestión de documentos. Carlos Gutiérrez, vicepresidente del distribuidor de tecnología Compu-Data, presentó Kodak Alaris a los líderes del condado de Bexar.
Con las nuevas soluciones implementadas, el condado de Bexar transformó con éxito todos los flujos de trabajo manuales en procesos eficientes y automatizados y está en camino de eliminar por completo su trabajo pendiente antes de lo previsto. Así es como el personal de Bexar County, Compu-Data y Kodak Alaris lograron esto juntos.
El Desafío: Montones de Documentos que Parecían Imposibles de Gestionar
Cuando Lucy Adame-Clark asumió el cargo de secretaria del condado de Bexar, reconoció la necesidad urgente de innovación y modernización dentro de la oficina del secretario del condado. Con una acumulación de archivos de documentos de 40 años, el condado de Bexar necesitaba una solución que pudiera digitalizar rápidamente los registros de todas las oficinas del condado y hacerlos accesibles al sistema judicial en tiempo real. La solución tenía que ser intuitiva, fácil de usar y capaz de manejar varios tipos de documentos de varios departamentos.
Para obtener asesoramiento experto, trajo a Carlos Gutiérrez, vicepresidente de ventas y marketing de Compu-Data International. Recomendó las soluciones de Kodak Alaris y esto inició un viaje de digitalización que agilizaría la gestión de documentos, mejoraría la eficiencia y armonizaría los datos en varios departamentos.
La solución: KODAK Info Input Solution y escáneres KODAK i4250
Carlos recomendó Kodak Info Input Solution y los escáneres Kodak i4250 para abordar los numerosos desafíos del condado de Bexar. Los escáneres i4250 facilitan el escaneo de documentos rápido y eficiente. Los datos de la imagen van directamente a Info Input Solution, que clasifica, indexa, extrae y entrega de manera inteligente documentos y datos de alta calidad directamente a los sistemas del condado con una intervención humana mínima. Compu-Data y Kodak Alaris trabajaron juntos para garantizar que el condado de Bexar recibiera la capacitación, el soporte y el equipo necesarios para implementar la solución con éxito.
Lucy Adame-Clark, secretaria del condado de Bexar, dijo: "La solución Kodak Alaris ha tenido mucho éxito porque hemos podido capturar documentos sin ningún tedioso esfuerzo manual. Podemos capturar una gran cantidad de documentos rápidamente y asegurarnos de que están escaneados correctamente".
- Lucy Rigby, Tribunales del Condado de Bexar
Optimización de Procesos y Abordaje de Retrasos
La solución de Kodak Alaris permitió al condado de Bexar escanear rápidamente su acumulación de documentos de 40 años y cargar automáticamente los datos en su sistema, sin la entrada manual de datos y el riesgo de error humano que conlleva. Todos los departamentos, incluido el tribunal penal, el tribunal de sucesiones, la contabilidad, los registros de tesorería, las fianzas y órdenes judiciales, las mociones y las apelaciones de tránsito pudieron modernizar sus procesos y trabajar de manera más eficiente.
"Kodak Alaris y el equipo de Carlos en Compu-Data brindaron un excelente soporte desde el primer día", dijo Lucy Adame-Clark. "Han estado con nosotros en cada paso del camino, ayudándonos a comprender los sistemas y las poderosas herramientas que ofrece Kodak Alaris".
Lucy Rigby, que supervisa los departamentos civiles y los archivos penales en el Tribunal del Condado de Bexar, también compartió sus experiencias. "La solución Kodak Alaris ha tenido mucho éxito porque hemos podido digitalizar documentos de forma rápida, precisa y profesional. Ahora podemos proporcionar al público acceso a información importante en cuestión de minutos".
Los Resultados: Eficiencia, Precisión y Accesibilidad Mejoradas
Con las soluciones de Kodak Alaris implementadas, el condado de Bexar ha podido:
- Reducir significativamente la acumulación de documentos, mejorando la capacidad del condado para servir a la comunidad y al sistema judicial.
- Proporcionar acceso en tiempo real a los registros de varios departamentos, incluidas las oficinas civiles, penales y de sucesiones.
- Garantizar la precisión de los datos eliminando la entrada manual de datos y aprovechando algunas de las funciones principales de Kodak Info Input Solution y los escáneres Kodak i4250 .
- Simplifique los procesos de documentos para facilitar una mejor colaboración entre departamentos y mejorar la eficiencia operativa general.
Lucy Adame-Clark agregó: "Ahora tenemos toda esta información disponible en minutos o menos. Esto ha mejorado significativamente la experiencia internamente y para las personas a las que servimos. Esta solución ha sido muy beneficiosa para el público".
Una Comunidad Servida por la Innovación
Este esfuerzo de digitalización ha beneficiado enormemente a la comunidad del condado de Bexar. Con acceso en tiempo real a los registros, los sistemas judiciales ahora pueden trabajar con los casos más rápidamente, lo que les permite atender mejor las necesidades del público. La implementación exitosa de las soluciones de Kodak Alaris en el condado de Bexar es un testimonio de la sólida asociación entre Compu-Data, Kodak Alaris y el propio condado.
A medida que el condado de Bexar continúa modernizando sus operaciones, las soluciones de Kodak Alaris desempeñarán un papel fundamental en la optimización de los flujos de trabajo y la mejora de los servicios prestados a la comunidad. Lucy Adame-Clark elogió la solución y la asociación y dijo: "Trabajar con Kodak Alaris y Carlos realmente nos ha llevado a un nivel completamente diferente. Sus esfuerzos combinados realmente han marcado una diferencia en el condado de Bexar".
El viaje de digitalización del condado de Bexar es otro ejemplo que ilustra cómo las soluciones de Kodak Alaris están ayudando a las organizaciones a resolver sus desafíos de gestión de documentos y captura de información, brindando resultados rápidos y un ROI duradero.
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