/ Artigo Ferramentas para criar uma força de trabalho virtual

Por Kara Rayburn, Gerente Global de Marketing de Portfólio e Web

Os softwares e as tecnologias que dão suporte à possibilidade de reuniões virtuais tornam mais fácil do que nunca a digitalização e o compartilhamento de documentos.

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À medida que mais pessoas da geração do milênio e da geração X assumem a força de trabalho, a tecnologia digital também está se tornando um dos principais elementos responsáveis pelo gerenciamento bem-sucedido dos negócios. Tanto softwares e webcams que dão suporte à possibilidade de reuniões virtuais quanto scanners de alta qualidade que facilitam a digitalização e o compartilhamento de documentos são ferramentas que estão abrindo portas para o trabalho remoto com melhor comunicação, operações mais eficientes e colaboração aprimorada.

Software de videoconferência
Os dias das teleconferências tradicionais acabaram. Os programas de conferência virtual simplificam a conexão com clientes e funcionários de qualquer lugar do mundo, eliminando a necessidade de planos de viagem dispendiosos e incentivando melhores relações entre os membros da equipe, independentemente de onde eles estejam. As dicas visuais fornecidas pelos softwares de conferência ajudam a manter as reuniões organizadas, pois você pode ver quem está falando e quando alguém deseja dizer algo. Os softwares de videoconferência, como o Zoom ou o GoToMeeting, também podem melhorar a acessibilidade para treinamento, atividades de criação de equipes e várias outras atividades.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos
O compartilhamento fácil de arquivos e documentos é essencial para um local de trabalho virtual produtivo. Em vez de enviar por correio uma cópia de um documento a alguém para aprovação ou marcar uma reunião presencial com um grupo de funcionários para debater sobre um documento, as ferramentas de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox e o Google Drive, tornam a colaboração rápida e simples. O compartilhamento de arquivos também incentiva a colaboração e a inovação, permitindo que os membros da equipe tragam novas idéias para a discussão e fortaleçam a eficiência da empresa.

Programas de mensagens instantâneas
Os serviços de mensagens instantâneas, como o Slack e o Google+ Hangouts, facilitam o planejamento e o brainstorming do projeto. A possibilidade de conversar com um membro da equipe em tempo real, independentemente da localização, permite um feedback rápido e elimina a necessidade de reuniões demoradas ou longas sequências de e-mail.

Esses programas também são ótimas ferramentas para criação de equipes, organização de eventos e festas de trabalho, além de permitir perguntas e conversas informais.

[Relacionado: O caminho para a transformação digital]

Softwares de monitoramento de tempo
Para os trabalhadores remotos, usar um cartão de ponto não é possível. Em função disso, os gerentes têm menos visibilidade do tempo gasto e do trabalho realizado.

Os softwares de monitoramento de tempo não são apenas um excelente meio de aumentar a produtividade, mas também uma maneira precisa de confirmar quanto tempo e dinheiro são gastos em projetos de clientes. Softwares como o Wrike e o Toggl aumentam o foco, dando aos funcionários uma melhor visibilidade dos fluxos de trabalho e também ajudam os gerentes a ver o que precisa ser aprimorado.

Outros benefícios do software de monitoramento de tempo incluem a possibilidade de organizar um sistema de folha de pagamento mais simplificado, fornecer uma cobrança de clientes mais precisa e identificar onde cortar despesas. Scanners

Os scanners de documentos de alta qualidade são uma ferramenta perfeita para este novo ambiente de digitalização. Para empresas com arquivos impressos em excesso, os scanners desenvolvidos para trabalhos pesados, como o scanner i3500, podem ajudar na organização dos dados da sua empresa, tornando-os acessíveis às pessoas certas e diminuindo o uso de papel. Para empresas menores, home offices ou empresas móveis voltadas para o cliente, os scanners menores e portáteis, como o Scanmate i940, tornam infalíveis o processamento de formulários e o compartilhamento de informações em atividade. Programas de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), como o Smart Touch, podem converter rapidamente texto e imagens impressas em imagens digitais que podem ser pesquisadas, editadas e compartilhadas. A digitalização permite que você compartilhe instantaneamente informações com o restante da sua equipe, independentemente de onde você trabalha, tornando-a uma ferramenta essencial para a criação de uma força de trabalho virtual.

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