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A pesquisa da Quocirca avalia nosso progresso rumo à abolição do uso de papel

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O caminho para a transformação digital

Enquanto por um lado é certo dizer que o BYOD (funcionários trabalharem com seus próprios dispositivos pessoais) e o uso mais difundido de dispositivos móveis resultaram em um declínio constante do uso de papel, a realidade é que ambientes de trabalho sem papel ainda são um sonho distante para a maioria.

Não se trata de não termos tecnologia para abolir o uso de papel. É que não queremos nos livrar do papel nas nossas atividades do dia a dia. Uma das maiores barreiras para transformar processos baseados em papel em processos sem papel é a resistência à mudança, e apesar da argumentação de que fluxos de trabalho com cópias em papel são inibidores de eficiência e crescimento, as pessoas continuam usando papel porque é assim que sempre fizeram.

Na verdade, uma das principais descobertas de um estudo sobre automação de fluxo de trabalho e digitalização realizado pela Quocirca em 2016 foi que o papel continua sendo um elemento chave em muitos negócios. A Quocirca entrevistou 200 organizações nos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha. Os entrevistados informaram que 27% dos processos empresariais eram baseados em papel. As principais razões citadas para o uso de papel foram: assinaturas físicas (55%), exigência dos clientes/fornecedores (48%) e, mais notavelmente, que os funcionários preferem papel (41%).

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A jornada da digitalização

As empresas estão abarrotadas de dados. Todos os dias, elas se deparam com enormes quantidades de informações que entram e saem de suas organizações de diversas e diferentes fontes. Isso criou uma necessidade urgente para melhorar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento por meio da transformação digital.

Isso é reconhecido por mais de dois terços (69%) dos líderes de automação de processos de negócios entrevistados pela Quocirca, os quais disseram que a digitalização de documentos é muito importante para sua estratégia de gestão de informações.

Os documentos impressos têm suas limitações: precisam ser transferidos fisicamente, exigem espaço para armazenamento, desaceleram a transformação de negócios e podem ser perdidos. Além disso, exceto quando documentos impressos são digitalizados, diferentemente de arquivos de cópia digital, os dados neles contidos não podem ser usados em fluxos de trabalho digitais ou acessados a partir de um sistema de armazenamento comum.

As empresas precisam planejar sua estratégia de gestão de informações para conectar perfeitamente os mundos de dados digital e físico a fim de extrair máximo valor de todos os seus dados. Mas menos da metade das organizações que participaram do estudo da Quocirca (44%) implementaram políticas para gerenciar informações digitais e impressas.

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Os benefícios de não se usar papel

O caos de dados está descontrolado como nunca neste tempo que representa o limiar entre documentos físicos e digitais. Dessa forma, torna-se vital a captura efetiva de documentos por meio de uma combinação de scanners, softwares e serviços.

O estudo da Quocirca aponta para o fato de que a captura eficaz é crucial para a integração entre documentos em papel e documentos digitais a fim de oferecer um acesso mais ágil às informações empresariais, aumentar a produtividade e possibilitar tomadas de decisões mais rápidas. O estudo descobriu que os três principais fatores para impulsionar a captura de informações são pesquisa melhorada (38%), armazenamento físico reduzido (26%) e compartilhamento aprimorado (34%).

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Cruze a linha de chegada

Na economia desta era de transformação digital, processos baseados em papel, informações desconectadas e acesso lento à informação estão atrapalhando o desenvolvimento empresarial. A transformação digital é a chave para aumento de produtividade, ideias de negócios mais geniais, crescimento acelerado e uma margem de concorrência sustentável.

Em um mundo cada vez mais digital, as organizações têm de enfrentar desafios completamente novos de Gestão de conteúdo empresarial (ECM), gestão da informação e de dados. Mesmo assim, facilmente se esquece de que muitas ainda estão sentadas sobre montanha de papel que precisam ser digitalizados e transformados em informações que podem ser processadas. Extrair dados de documentos baseados em papel e integrá-los a fluxos de trabalhos eletrônicos permite às organizações extinguir tarefas de entrada de dados manuais e reduzir o tempo de processos empresariais.

Apesar de um caos de dados poder gerar perda de produtividade e causar dificuldades nos ambientes de trabalho, isso também representa uma oportunidade para as organizações aprimorarem seus processos, resultando em um fluxo contínuo e simplificado de informações e trabalho e também em dados mais confiáveis. À medida em que mais organizações implementam estratégias de transformação digital, levando seus fluxos desatualizados e baseados em papel para o fluxo digital, elas estão colhendo frutos por um aumento de retorno de investimento e uma maior satisfação de clientes.

Supere a complexidade

62% das empresas entrevistadas pela Quocirca afirmaram que a complexidade é a principal barreira para implementar as tecnologias de captura de documentos. O Alaris IN2 Ecosystem foi desenvolvido para descomplicar a captura de informações. Essa combinação poderosa dos melhores scanners, software, serviços e parcerias da categoria ajuda as organizações a extrair sem dificuldades informações de documentos para aumentar a produtividade, aprimorar a experiência para o cliente e, em última análise, impulsionar o crescimento de receitas.

A abordagem única do Alaris IN2 Ecosystem oferece o ajuste certo com a integração perfeita em ambientes de clientes, a experiência certa que simplifica a captura de informações e os resultados adequados que proporcionam um valor de negócios superior e maior retorno de investimento.

Para saber mais sobre o Alaris IN2 Ecosystem, acesse: www.alarisIN2.com

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