/ Infographic The Road to Digital Transformation

Quocirca research takes a pulse on our progress to paperless

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O caminho para a transformação digital

Enquanto por um lado é certo dizer que o BYOD (funcionários trabalharem com seus próprios dispositivos pessoais) e o uso mais difundido de dispositivos móveis resultaram em um declínio constante do uso de papel, a realidade é que ambientes de trabalho sem papel ainda são um sonho distante para a maioria.

Não se trata de não termos tecnologia para abolir o uso de papel. É que não queremos nos livrar do papel nas nossas atividades do dia a dia. Uma das maiores barreiras para transformar processos baseados em papel em processos sem papel é a resistência à mudança, e apesar da argumentação de que fluxos de trabalho com cópias em papel são inibidores de eficiência e crescimento, as pessoas continuam usando papel porque é assim que sempre fizeram.

Na verdade, uma das principais descobertas de um estudo sobre automação de fluxo de trabalho e digitalização realizado pela Quocirca em 2016 foi que o papel continua sendo um elemento chave em muitos negócios. A Quocirca entrevistou 200 organizações nos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha. Os entrevistados informaram que 27% dos processos empresariais eram baseados em papel. As principais razões citadas para o uso de papel foram: assinaturas físicas (55%), exigência dos clientes/fornecedores (48%) e, mais notavelmente, que os funcionários preferem papel (41%).

Kodak Alaris Digital Transformation

A jornada da digitalização

As empresas estão se afogando em dados. Todos os dias essas organizações enfrentam quantidades exponenciais de informações jorrando para dentro e para fora a partir de fontes variadas e desconexas. Isso criou uma necessidade urgente para melhorar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento por meio da transformação digital.

Isso é reconhecido por mais de dois terços (69%) dos líderes em automação de processos empresariais entrevistados pela Quocirca, os quais responderam que digitalizar documentos é muito importante para suas estratégias de gestão da informação.

O papel tem limitações, tem que ser movido fisicamente, exige espaço para armazenamento, atrasa a transformação dos negócios e pode ser perdido. Além do mais, diferente de cópias digitais de arquivos, os dados contidos em cópias em papel não podem ser usados em fluxos de trabalho digitais ou ser acessados por um sistema de armazenamento comum, a não ser que sejam digitalizadas.

As empresas precisam planejar suas estratégias de gestão da informação para conectar sem problemas o mundo físico e o digital, a fim de extrair o máximo de valor de seus dados. Entretanto, menos da metade das organizações que participaram do estudo da Quocirca (44%) já implementaram políticas para gerir tanto as informações em papel quanto as digitais.

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The Benefits of Paperless

Data chaos is most rampant at the threshold between physical and digital documents and as such, effective document capture, via a combination of scanners, software and services, is vital.

The Quocirca study points to the fact that effective capture is key to the integration of paper and digital documents to deliver faster access to business information, bring improved productivity and enable faster decision-making. The study found that the three key drivers for information capture are improved searchability (38 percent), reduced physical storage (26 percent) and improved shareability (34 percent).

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Cross the finish line

In today’s DX economy, paper-based processes, disconnected information silos, and slow access to information are holding businesses back. Digital transformation is the key to increased productivity, greater business insights, accelerated growth and a sustainable competitive edge.

In an increasingly digital world, organizations are facing entirely new Enterprise Content Management (ECM), information management and data challenges. Even so, it’s easy to forget that many still sit on mountains of paper that need to be digitized and turned into actionable information. Extracting data from paper-based documents and integrating it into electronic workflows, enables organizations to remove manual data entry tasks and time from business processes.

While data chaos can lead to complexity and lost productivity in the workplaces, it does however present an opportunity for organizations to improve their processes, resulting in the frictionless flow of information, simplified workflows and more reliable data. As more organizations implement digital transformation strategies, taking their old fashioned paper-based workflows digital, they are reaping the benefit of an improved ROI and increased customer satisfaction.

Beat the complexity

62 percent of businesses polled by Quocirca said that complexity is the top barrier to deploying document capture technology. The Alaris IN2 Ecosystem has been designed to take the complexity out of information capture. This powerful combination of best-in-class scanners, software, services and partnerships, helps organizations seamlessly extract information from documents to increase productivity, enhance customer experiences and ultimately drive revenue growth.

The Alaris IN2 Ecosystems’ unique approach delivers the right fit with seamless integration into customer environments, the right experience that simplifies information capture, and the right results that deliver superior business value and higher ROI.

To learn more about the Alaris IN2 Ecosystem: www.alarisIN2.com

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