无纸化会计师事务所创建指南

会计师事务所会用到大量的文档，包括资产负债表、损益表、现金流量表和行政文件。但是，这些文档不一定需要打印出来。

各行各业的企业都在选择更智能、无纸化的解决方案，尤其是会计行业，可以从无纸化中获益匪浅。请参阅我们的无纸化会计师事务所指南，了解创建无纸化会计流程的原因和方式。

为什么会计师事务所需要实现无纸化

可持续性
任何行业实现无纸化的最主要原因是可持续性，而这一点对会计行业尤其重要，因为会计行业是所有行业中打印量第三大的行业（仅次于法律和医疗行业）。PrintAudit 的一项研究发现，会计师事务所的每位员工平均每天打印 35.5 页纸。

按照之一平均水平，拥有 5 名员工的会计师事务所不到 3 个月就要打印 10,000 页纸，这相当于一棵小树产出的纸量。想象一下，更大规模的会计师事务所在相同的时间要消耗多少棵树产出的纸量。

费用
打印少意味着省钱，并且节省的金额可观：有研究报告估计，会计行业每年因低效打印浪费的资金为 1100 万英镑（即 1435 万美元）。

实现无纸化可以让会计师事务所节省大量资金。美国环境保护署报告指出，无纸化办公室每年每个员工能够在打印机、复印纸、墨粉和墨水、邮资和文件存储方面节省 80 美元的费用。对于员工人数众多的会计师事务所来说，这些成本会迅速积少成多。

效率
处理实际记录时，需要花大量不必要的时间在打印、归档和后续搜索文档上，更不用说更新文档时重复这些过程花费的时间了。无纸化会计解决方案可将这整个过程简化为几次鼠标点击操作。

会计师 Gregg Bossen 表示，扫描比归档簿记花费的时间要短，但“实时节省只有在供应商后续打电话询问帐单时才会体现出来。从办公桌旁站起身翻阅文件查找纸质帐单副本要比简单地点击操作花费更长的时间。”

相关资料：了解记录管理的重要性

空间
文档存储可能会占用会计师事务所 25% 的办公空间。除了巨大的管理费用，文档存储还可能妨碍公司扩张或导致办公空间过度杂乱无章。有些会计师事务所最终不得不在其他地方租赁存储空间，这会进一步增加成本。

另一方面，无纸化甚至可以让公司选择更小的办公空间，消除笨重的文件柜。

访问
文档存储到在云中之后，您可以从任何地方即时访问所需的信息，传统公司无法比拟的这种灵活性会让您如虎添翼。

例如，eFileCabinet 的一位会计客户经常出差，不喜欢把所有的文件都拖来拖去随身携带。他们表示：“检查多个袋子里所有的文件既费力又成本高昂。无纸化系统帮助我摆脱了束缚，因为我把整个办公室的文件都放在笔记本电脑里了。”

如果您在非现场会议上发现忘带需要参考的文件，这种灵活性便会显露无疑。您只需轻松地在笔记本电脑上登录并调出文件，而不必推迟会议或让别人给您传真文件。

影像
无纸化可以从多个方面提高会计师事务所的形象。从最基本的层面来说，无纸化能够让您的办公室摆脱杂乱无章的形象，否则会给客户和其他访客留下不好的印象。

但是，会计师事务所的品牌形象也同样重要。无纸化会给您的老客户和潜在客户发出信号，表明公司是一家具有可持续发展意识、有远见和技术先进的企业。

安全
云中存储的文档比实体文档更能防御暴风雨或火灾和失窃等事件。数字文档采用多种安全解决方案加以保护和加密，只有获得访问权限的可信赖用户才能访问。正如一位会计师所说，

“以前，任何人只要有钥匙就可以获得任意客户的各种文件，无论他们的工作是否需要这些文件。但部署文档管理系统后，我可以设置用户权限，限制谁可以访问什么内容，同时不会牺牲效率。这意味着我可以查看客户发给我的所有信息，而我的秘书可以访问她顺利完成工作所需的联系信息。”

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如何实现会计师事务所无纸化

抓住机会
分析您的各种业务流程，并确定哪些流程使用最多的纸张，如果拖延哪些流程可能会引起问题，以及哪些流程很容易实现数字化。使用大量纸张且障碍较少的流程是数字化转型的最佳机会，即使您的公司最终计划对所有内容进行数字化，也应该从这些流程开始进行数字化转型。

例如，无纸化帐单和发票易于设置，并且可以消除重复使用纸张。

建立新流程
新的流程将是有序的，既规定如何处理纸质文档，又防止不必要地创建纸质文件。

您的计划应从文件的存储位置（基于云的数据存储解决方案或文件服务器数据存储是理想的位置）以及如何组织文件（包括命名和归档约定）开始。然后，设置用户并授予他们适当的安全权限。您可能还希望为包含敏感客户端数据的文件启用密码保护。

制定协作和版本控制的最佳做法，确保每个人都始终引用正确的文件。

为了防止员工将来创建纸质文档，请实施诸如电子签名、无纸化支出报告以及无纸化财务报表和报告之类的流程。您一开始越能避免创建纸张，以后就越不需要扫描。

投资购买正确的工具
如果没有合适的工具来支持您的流程，那么流程就无法正常运行，因此要在制定计划的一开始就要考虑需求。

对于任何无纸化会计师事务所而言，有效的文档管理系统都是至关重要的，因为它是所有文档的数字枢纽。通过文档管理系统，可以轻松地通过在加载文件时建立索引来保持文档更有条理。为会计师事务所选择文档管理系统时，请优先考虑诸如索引和搜索、光学字符识别 (OCR) 和电子邮件管理等功能，以便您可以对文档进行分类，不论文件格式如何。

您还需要选择一台高质量的扫描仪，既要照顾办公室中现有的纸质文档，又要处理将来产生的纸张（希望数量更少）。

选择扫描仪时，请考虑会计师事务所的特定需求。例如，如果您的公司规模较小，并且计划每天扫描不超过 10,000 页，每分钟扫描不超过 60 页，则 Kodak i2900 扫描仪可能是合适的选择。但是，Kodak i3450 扫描仪将更适合每天扫描量多达 30,000 页和每分钟扫描 90 页的大型会计师事务所。

无论选择哪种扫描仪，您都需要对其进行设置以将文件自动保存到文档管理系统或共享数据位置，从而节省员工时间。

最后，碎纸机将使您能够处置公司不再需要的实体副本，同时确保客户机密性。确保创建系统来组织您需要保留的所有存档。

相关资料：如何为您的办公室选择最佳扫描仪

提高安全性
为了利用云存储所具有的更高安全性，您需要采取适当的安全措施。除了与拥有现有 IT 策略和基础架构的受信任云提供商合作之外，您的会计师事务所还希望实施：

• 访问权限和限制：您的文档管理系统应该允许您限制对文件夹甚至文件级别的文档的访问，或者按团队或角色进行访问，这样就可以确保只有需要查看文件的人员才能访问。
• 安全门户：切勿通过电子邮件发送敏感信息。相反，请使用安全门户在整个交换过程中对信息进行加密。
• 多因素身份验证：网络钓鱼诈骗可能会导致工作人员和客户泄露密码。多因素身份验证可在授予系统访问权限之前要求额外的验证来防止未经授权的访问。

确保合规并消除风险
合规性是所有会计师事务所都关心的问题，但一些措施可以帮助您的事务所遵规守法并降低风险：

• 数据备份：定期备份您的数据，以免意外删除文档、系统故障或其他可能的情况下丢失数据。可以通过备份数据快速恢复丢失的文件。
• 审计跟踪：通过选择跟踪每个文档历史记录的文档管理系统，跟踪谁对文件做了什么操作。如果出现问题，可以通过审计跟踪追究责任。
• 文件保留政策：会计师事务所只应在文件有用的时候或在文件符合法律要求之前保留文件——不当存储文件可能导致诉讼和责任索赔。制定文件敖柳政策时需要考虑：
  • 州规定：会计委员会提出的规定因州而异。
  • 合同要求和规定：如果您与政府监管或资助的客户合作，则您的会计师事务所可能需要遵守特殊的保留政策。
  • 发现规则和时效法规：您的文档或州可能需要特定的发现规则或时效条例。咨询律师是确保您的会计师事务不会被忽视的最佳方法。

更新和培训员工
不仅要宣布会计师事务将实现无纸化，还请说明为什么这样做。让员工参与其中并投资于改进将提高采用率。

接下来，对员工进行已确定流程的培训，包括命名和归档约定、文档导入、回档以及浏览文档管理系统。

实际上，您可能甚至想在制定新流程的同时获得他们的意见，毕竟，他们才是执行这些流程的人。

“禁纸”习惯
不管您如何努力，积习难改。例如，打印财务报表可能更多是自动响应，而不是有意识的决定。

为了阻止纸张使用习惯，通过以下方式使公司员工不方便使用纸张：

• 禁用办公室计算机的打印功能
• 提供双显示器，为员工提供额外的空间来查看文档
• 消除复印机、传真机和传真打印机
• 注册开具无纸化帐单

一段时间后，无纸化会计流程将变为新的常规，您将顺利成为无纸化会计师事务所。

通知客户最新情况
当您完成会计师事务所的无纸化处理后，请告知您的客户——既要告知他们这种变化将如何影响他们，并要起将其作为公关机会。说明公司为何进行此转型，以及客户可以期望并解决他们可能遇到的任何安全问题。