Esta Historia de Digitalización es un Modelo para las Agencias Gubernamentales
La Oficina del Secretario de Condado en Bexar, Texas, sirve como una historia inspiradora para todas las organizaciones que luchan con enormes retrasos en los registros en papel, especialmente las oficinas gubernamentales que enfrentan el desafío de un flujo constante de documentos entrantes y mandatos de retención de registros de larga data.
El condado de Bexar es uno de los 20 condados más grandes de los Estados Unidos. La ciudad capital es San Antonio, y eso incluye El Álamo, por lo que hay mucha historia allí y toneladas de registros en papel almacenados en varios lugares. Cuando Lucy Adame-Clark asumió su papel como secretaria del condado de Bexar, heredó una acumulación de más de 40 años de registros en papel archivados en cajas suficientes para llenar un almacén. Esto incluyó registros de tribunales civiles y penales, escrituras de fideicomiso, sucesiones y muchos otros registros asociados con el secretario del condado, los tribunales y el tesorero.
Además de eso, tuvo que innovar y modernizar rápidamente las operaciones de administración de documentos para varias oficinas gubernamentales en todo el condado. Una colaboración entre el personal del condado de Bexar, Compu-Data International y Kodak Alaris finalmente llevó la gestión de documentos del condado de Bexar a la era digital.
En resumen, esta iniciativa de digitalización ha mejorado significativamente el servicio brindado a la comunidad, ha elevado la moral de los empleados y ha acelerado el funcionamiento del sistema judicial.
El condado de Bexar confía en Kodak Info Input Solution y en los escáneres Kodak i4250 para ayudar a abordar sus desafíos de gestión de documentos. En el primer mandato de Lucy, la oficina del secretario del condado pudo digitalizar y mejorar el acceso a más de la mitad de su cartera de papel. Ahora en su segundo mandato, esperan procesar por completo el trabajo pendiente restante. Además, sus nuevos flujos de trabajo de documentos ahora capturan documentos en papel a medida que ingresan, sin crear ningún nuevo retraso.
Con la orientación de Compu-Data y Kodak Alaris, trasladaron sus escáneres de documentos a los mostradores de entrada para que puedan clasificar automáticamente nuevos registros y cargar los datos en su sistema judicial sin demora.
Los resultados hasta ahora han sido un enorme alivio para el personal del condado y la comunidad a la que sirven. Su eficiencia operativa ha mejorado enormemente en todas las oficinas. Todos los departamentos pudieron modernizar sus procesos y volverse mucho más productivos. Los empleados del condado de Bexar ya no están enterrados en papeleo monótono, y otras agencias gubernamentales y el público pueden acceder a información importante en tiempo real. El personal ahora está disponible para concentrarse en el servicio comunitario y las necesidades de sus ciudadanos en lugar de barajar papel.
En resumen, esta iniciativa de digitalización ha mejorado significativamente el servicio brindado a la comunidad, ha elevado la moral de los empleados y ha acelerado el funcionamiento del sistema judicial.
A medida que el condado de Bexar continúa avanzando hacia el futuro, las soluciones de Kodak Alaris seguirán desempeñando un papel integral en la optimización de los flujos de trabajo de documentos y la mejora de los servicios comunitarios. Esta implementación exitosa demuestra cómo las soluciones de Kodak Alaris pueden ayudar a las organizaciones de todo el mundo a tener éxito en su viaje de digitalización, generando resultados rápidos y un retorno de la inversión duradero.
