/ Caso de éxito Preparados para el crecimiento con los escáneres i5850S

Cuatro millones de imágenes mensuales no suponen un problema para Cleardata, una de las principales oficinas de servicios del Reino Unido

Perfil del cliente

Cleardata es el usuario con la mayor cantidad de escáneres Kodak Alaris en una única ubicación de todo el Reino Unido. Esta oficina de servicios de digitalización, una de las más grandes del país, captura más de cuatro millones de imágenes al mes para su base de clientes nacional.

La empresa ofrece una amplia variedad de servicios de digitalización de documentos y de soluciones de gestión de documentos que ayudan a las organizaciones a eliminar el papel de sus actividades, ahorrar un valioso espacio de oficina, automatizar los procesos manuales y reducir los costos empresariales. Cleardata cuenta con una certificación ISO 27001 sobre seguridad de la información y ha sido una de las primeras empresas del sector en alcanzar la certificación BS 10008:2014: Estándar sobre fuerza probatoria y admisibilidad legal.

Retos

Partiendo de la base de que el crecimiento empresarial depende de su capacidad de mantenerse a la vanguardia, Cleardata ha seguido invirtiendo en soluciones de digitalización de última generación para entornos de producción, con el objetivo de asegurarse una posición privilegiada que le permita anticipar y solucionar las necesidades cambiantes de los clientes, ofrecer servicios de gran valor y diferenciarse de sus competidores.

Esta empresa ha ido de éxito en éxito: el año pasado, registró un aumento de la facturación del 22 % y este año todo apunta a que aumentará sus ingresos en un tercio. Con la obtención de dos nuevos contratos que suman un valor total de un millón de libras esterlinas, Cleardata ha tomado la decisión estratégica de impulsar aún más su arsenal de producción mediante la inversión en dos nuevos escáneres Kodak i5850S.

“Nuestra estrategia de inversión continua, diseñada para ofrecer capacidades adicionales y mejorar la productividad, ha dado resultados año tras año”, ha comentado David Bryce, el director general de la empresa. “En un mercado donde los márgenes son muy ajustados y la posibilidad de proporcionar capacidades y servicios especializados de valor añadido es fundamental, consideramos que nuestro compromiso por adquirir la tecnología más reciente es un factor diferenciador clave”, ha añadido.

Solución

El i5850S cuenta con capacidades de clasificación integradas, y está diseñado para reducir el tiempo de manipulación y aumentar la productividad. Para ello, ofrece ventajas como la clasificación por parches, por longitud y por alimentación múltiple para separar lotes mixtos de documentos en las tres bandejas de salida, que se configuran a través de los sencillos ajustes de los controladores TWAIN e ISIS.

“En particular, nos gusta el hecho de que el escáner cuente con tres bandejas de salida para separar distintos tipos de documentos y recoger de forma ordenada las hojas de separación con parche para volver a utilizarlas. Esto ofrece una eficiencia posterior a la digitalización excelente, ya que elimina parte del esfuerzo manual”, ha comentado David.

Esta vanguardista solución de digitalización de alta velocidad incrementa el rendimiento hasta 420 imágenes (a doble cara) o 210 páginas por minuto, de modo que digitaliza lotes mixtos de documentos de forma rápida, elimina las tediosas tareas de manipulación del papel previas y posteriores a la digitalización y separa los documentos automáticamente en función de la longitud. “Maximizar el rendimiento es de suma importancia para nosotros y el i5850S combina la velocidad y la calidad de salida en un diseño compacto. Trabajamos con documentos de miles de tamaños distintos y este modelo ofrece la flexibilidad que necesitamos. Se ajusta a la perfección a nuestra empresa”, ha añadido David.

La flota de escáneres de documentos de Cleardata se complementa con Kodak Capture Pro Software, una aplicación de software de captura por lotes de bajo a alto volumen que ofrece una sólida extracción de datos y su envío a repositorios y aplicaciones empresariales, específicamente diseñada para funcionar sin problemas con todos los escáneres Kodak.

Con Kodak Alaris como socio de tecnología, nuestra empresa está preparada para el futuro. Como oficina con un único proveedor, hemos optimizado nuestros recursos internos mediante una única interfaz de usuario, una apariencia común y una solución de software, lo que facilita que los empleados trabajen con distintos dispositivos sin necesidad de tener que volver a recibir formación. David Bryce Director general

Ventajas

Hace cuatro años, Cleardata fue la primera empresa del Reino Unido en recibir escáneres Kodak de la serie i5000 y también fue la primera en realizar el pedido de dos escáneres i5850S antes de su lanzamiento. “Estábamos muy emocionados con respecto a ese nuevo lanzamiento”, ha explicado David. “Este nuevo modelo cuenta con una serie de innovadoras funciones para mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y reducir los gastos operativos”.

La empresa ha experimentado un crecimiento continuo y ha seguido invirtiendo en la tecnología de Kodak Alaris para ofrecer las capacidades adicionales necesarias para gestionar y fomentar esta trayectoria de crecimiento. La combinación de alta velocidad, fiabilidad y calidad superior garantiza que Cleardata cumple los acuerdos de nivel de servicio con sus clientes sin excepciones.

Las nuevas soluciones de digitalización han aportado a la empresa capacidades adicionales y una productividad mejorada. Asimismo, su flota, ahora con 15 integrantes, ha proporcionado a Cleardata la capacidad necesaria para seguir creciendo y la habilidad de hacer frente a nuevos negocios adicionales y adaptarse a picos de carga de trabajo inesperados.

Esta sofisticada operación también ha obtenido ventajas adicionales de ahorro de tiempo y costos gracias a una serie de funciones exclusivas, entre las que se incluyen la clasificación automática durante el proceso de digitalización, que elimina los posibles errores y la pérdida de tiempo, la capacidad de separar documentos de alimentación múltiple e identificarlos con más facilidad, la alimentación de documentos desde la parte posterior del escáner, la separación automática de documentos cortos de otras páginas y la reutilización de las hojas de parche clasificadas.

“La calidad es de suma importancia para nosotros: somos la única oficina que comprueba dos veces cada imagen digitalizada”, ha explicado David. “Una de las principales ventajas del software es que permite visualizar ocho imágenes en pantalla al mismo tiempo. Cuando estás procesando documentos a una velocidad de 420 imágenes por minuto, esto supone un ahorro de tiempo increíble”.

Según David, este proceso doble de comprobación manual, que requiere una gran cantidad de tiempo, es crítico para la operación y un componente clave de su compromiso por ofrecer un servicio de calidad consistente. “Para mejorar nuestra eficiencia sin renunciar al control ni a la calidad, aprovechamos las ventajas derivadas de funciones inteligentes como la tecnología Perfect Page, que optimiza el proceso de captura de imágenes y garantiza una calidad de imagen incomparable, la lectura de códigos de barras, la detección y eliminación de páginas en blanco basada en contenido y la Protección inteligente de documentos, que nos ayuda a evitar daños en los documentos y pérdidas de datos”, ha añadido.

La futura expansión ya está sobre la mesa: Cleardata acaba de conseguir una subvención de 300 000 libras y planea invertir 1,5 millones de libras en la construcción de un centro específicamente dedicado a digitalización y archivado en Deeside, que creará 18 nuevos puestos de trabajo.

“En este sector, tenemos que garantizar que contamos con el hardware, el software y la mano de obra adecuados. Con Kodak Alaris como socio de tecnología, nuestra empresa está preparada para el futuro. Como oficina con un único proveedor, hemos optimizado nuestros recursos internos mediante una única interfaz de usuario, una apariencia común y una solución de software, lo que facilita que los empleados trabajen con distintos dispositivos sin necesidad de tener que volver a recibir formación”, ha concluido David.

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