Tronitech transforma las operaciones de BPO con Kodak Info Input Solution

Resumen

Tronitech, una empresa de Business Process Outsourcing o Subcontratación de Procesos Empresariales (BPO por sus siglas en inglés), reemplazó con éxito su ineficiente sistema de procesamiento de información heredado con Kodak Info Input Solution, un software inteligente de automatización del procesamiento de documentos que simplifica el recorrido desde la llegada de los documentos hasta su uso en los sistemas empresariales. El software anterior de Tronitech había causado una serie de costosos desafíos comerciales. El cambio a Info Input Solution resultó rápidamente en un gran avance en eficiencia operativa, una reducción drástica en los costos de recursos y equipos, y una capacidad mejorada para atender una amplia gama de necesidades de los clientes. Tronitech ahora atiende a su variada base de clientes con mayor velocidad y precisión, y lo hace con mucha menos infraestructura. Han duplicado su volumen mensual sin escáneres de documentos ni operadores adicionales.

Tronitech: una oficina de servicios multidimensional

Ubicada en Indianápolis, Tronitech es una empresa de BPO que atiende a una clientela diversificada en muchos sectores, incluidos atención médica, gobierno, educación superior, manufactura y servicios financieros. Tronitech gestiona una amplia gama de tipos de documentos para sus clientes, como registros médicos, solicitudes de préstamos, contratos y facturas de fabricación. Su software interno de gestión de documentos, VaultView, es una plataforma Microsoft Azure que hace que los documentos sean accesibles para su diversa base de clientes.

Se enfrentaron a un desafío importante: el software de captura y procesamiento de datos en el que confiaron durante muchos años había acumulado una deuda técnica significativa y dependía de tecnología obsoleta. Necesitaban actuar con rapidez para identificar e implementar una solución empresarial más adecuada y moderna que pudiera resolver sus desafíos existentes y acelerar los resultados comerciales.

Una serie de desafíos técnicos

El obsoleto sistema de procesamiento de información de Tronitech presentaba varios problemas que requerían atención constante por parte de los recursos técnicos, entre ellos:

• Lotes fallidos y perdidos: El sistema perdía lotes con frecuencia y requería reconstrucción de trabajos, lo que provocaba una fuga de recursos y frustrantes ineficiencias en los procesos.
• Retrasos regulares en las operaciones de escaneo: Las limitaciones técnicas y la constante resolución de problemas provocaron limitaciones de recursos y graves retrasos en las operaciones de escaneo. Estos retrasos supusieron una carga adicional para el personal y la eficiencia empresarial.
• Requisitos de infraestructura complejos: Tronitech tuvo que operar nueve servidores separados para tres sistemas distintos para adaptarse a diversas limitaciones técnicas y configuraciones. Esta configuración fragmentada fue un arreglo improvisado que se fue reconstruyendo a lo largo de años para encontrar algo que funcionara dentro de las muchas limitaciones del sistema.
• Conflictos con el sistema operativo Windows: Cada vez que se lanzaba una actualización de Windows, el sistema funcionaba mal y a menudo requería una reversión a una versión anterior. Esto tuvo un doble impacto negativo tanto en la productividad como en la seguridad del sistema.
• Soporte insuficiente para los sistemas modernos: La solución existente de Tronitech requería Internet Explorer, un navegador obsoleto que Microsoft ya no admite. Esto introdujo riesgos de seguridad adicionales y problemas de rendimiento.

El punto de inflexión: Kodak Info Input Solution

Durante muchos años, Tronitech ha confiado en los galardonados escáneres de producción por los que Kodak Alaris es conocido en todo el mundo. Su flota existente de escáneres Kodak serie i4000 y su asociación a largo plazo con Kodak Alaris ayudaron a que la elección de una solución de software fuera una decisión fácil de tomar.

Después de una evaluación de un mes de Kodak Info Input Solution ejecutándose en su entorno Azure, quedó claro que Info Input Solution encajaba perfectamente con sus flujos de trabajo existentes, requisitos de configuración, variada base de clientes y planes de crecimiento. También les proporcionó varias funciones avanzadas que podrían aprovechar en proyectos futuros.

Tronitech colaboró con los equipos de ventas y servicios profesionales de Kodak Alaris para configurar 265 trabajos en Info Input Solution. Estos trabajos para clientes se habían creado a lo largo de 17 años y algunos de ellos se habían migrado desde diferentes soluciones de software a lo largo del tiempo. Fue tan complicado como parece y, sin embargo, todos los trabajos se migraron exitosamente a Info Input Solution en solo un par de semanas, y el procesamiento de estos trabajos es mucho más rápido que antes.

Así es como funciona el sistema, a alto nivel:

1. Captura de documentos: Se escanean documentos en papel de diversos tamaños y tipos utilizando los escáneres Kodak serie i4000, muy apreciados por su velocidad, precisión, confiabilidad y alta capacidad.
2. Procesamiento de datos: Kodak Info Input Solution clasifica, extrae, categoriza e indexa datos automáticamente. Además de los documentos en papel, el sistema también procesa correos electrónicos y sus archivos adjuntos, como imágenes, correos electrónicos, archivos PDF, documentos de Word y archivos de Excel.
3. Inteligencia Artificial (AI) y aprendizaje automático (ML): Info Input Solution se integra con Microsoft Cognitive Services para actuar sobre ciertos datos cuando sea necesario. Por ejemplo, si una empresa envía una gran encuesta a sus clientes, puede utilizar Cognitive Services para verificar las direcciones y mejorar la precisión y la tasa de devolución.
4. Validación de datos: Los datos extraídos se someten a verificación y aumento automáticos a través de sistemas empresariales y herramientas RPA.
5. Entrega: Los datos verificados finalmente se integran en varios sistemas comerciales y aplicaciones empresariales, incluido el software VaultView de Tronitech para almacenamiento y recuperación de clientes.

Una transformación exitosa en muchos niveles

Las diferencias entre el sistema anterior y Kodak Info Input Solution han sido dramáticas. Tronitech ahora puede atender a más clientes en menos tiempo, colocándolos en un camino de crecimiento acelerado sin agregar hardware ni personal. Han logrado muchos resultados comerciales clave, que incluyen:

• Infraestructura y licencias reducidas: Tronitech pudo reducir su infraestructura de procesamiento de documentos de nueve servidores y múltiples licencias a un servidor y una licencia. A pesar de requerir mucha menos potencia informática, el nuevo sistema es más rápido y productivo.
• Menos requisitos de recursos: La transición de nueve servidores separados que ejecutan tres sistemas complicados a un único sistema totalmente integrado en un único servidor ha marcado una gran diferencia para el personal de Tronitech.
• Configuración de trabajo más rápida: El tiempo necesario para configurar los trabajos individuales se redujo de 2 horas a sólo 20 minutos. Si extrapola esto a toda la base de clientes de Tronitech, las ganancias de productividad son matemáticas fáciles.
• Mayor volumen de procesamiento: Tronitech ahora puede manejar el doble del volumen de procesamiento en un solo servidor, en comparación con la configuración anterior de nueve servidores.
• Menores costos operativos y de mantenimiento: Los costos de propiedad, operación y mantenimiento de esos nueve servidores han sido reemplazados por la simplicidad, la velocidad y la automatización perfecta.
• Flexibilidad y seguridad del sistema: El nuevo sistema es totalmente compatible con aplicaciones modernas y actualizaciones de Windows, lo que elimina los riesgos de seguridad y la necesidad de revertir el sistema y otras tareas de configuración de TI que requieren mucho tiempo. Funciona ahora y está listo para el futuro.
• Funciones integradas que añaden valor: La capacidad de procesar correos electrónicos y sus archivos adjuntos, como archivos PDF, archivos de Excel, documentos de Word e imágenes, sin costos adicionales, ha marcado una gran diferencia en los resultados finales de Tronitech.
• Preparación para el futuro con IA: Desde el primer momento, Info Input Solution se integra con los motores de IA más avanzados del mundo, como Microsoft Cognitive Services. Esta capacidad agrega un valor inmenso para los clientes de Tronitech y prepara sus capacidades de procesamiento de documentos para el futuro.
• Informes automáticos: Es fácil incluir informes en correos electrónicos diarios para obtener actualizaciones rápidas y revisiones del equipo. Los datos de auditoría y estadísticas se incluyen sin cargo adicional y se proporcionan plantillas de informes de Power BI para las necesidades típicas de generación de informes. Con Power BI, no se necesitan licencias adicionales para generar informes.

Conclusión: el socio adecuado para la transformación digital

La decisión de cambiar a Kodak Info Input Solution resolvió muchos desafíos y abrió el camino para un futuro más eficiente, rentable y escalable para el negocio de Tronitech. Incluso los especialistas en transformación digital pueden emprender su propio viaje de transformación digital, todo en nombre del progreso y el desempeño. La transformación digital de Tronitech con tecnología y soporte de Kodak Alaris demuestra cómo el socio adecuado puede marcar la diferencia en el esfuerzo por establecer un camino claro y sostenible hacia el crecimiento.