/ Caso de éxito Importante empresa del sector salud en Colombia digitaliza toda su gestión documental gracias a la implementación de soluciones de Kodak Alaris

La instalación de escáneres Kodak Alaris del modelo Kodak i4250 escáner, permitió la digitalización de la amplia variedad de documentos relacionados con el sector salud, logrando una significativa reducción de costos, gestionando las necesidades del usuario interno y externo de manera efectiva.

Contexto:

Una de las empresas dedicadas al servicio de salud colombiano, buscó soluciones de digitalización, que incluyeran equipamiento y software que permitiera el escaneo de diversos códigos de barras y diferentes formatos de documentos de forma rápida y segura.

Situación Actual:

La empresa, una institución prestadora de servicios de salud, administra los requerimientos de sus afiliados a través de procesos ágiles que permitan gestionar las necesidades del usuario interno y externo de manera efectiva. Al contar con aproximadamente 300,000 documentos al día, con diferentes tipos de tamaño, grosor y cantidad de datos, buscaron mejorar la experiencia actual tanto del paciente como del especialista al momento de visualizar cualquier documento gestionado dentro de la organización.

Objetivo:

Reducir costos durante el proceso de digitalización, así como mejorar la experiencia actual tanto del cliente como del usuario interno al homologar la gestión documental y facilitar el acceso a la información a los usuarios correspondientes dentro de la institución.

Solución:

Mediante la instalación de 6 Kodak i4250 escáneres para la gestión documental, se acompañó a la organización en el proceso de digitalización de sus 5 empresas subsidiarias. Las mismas  trabajan con 3 o 4 formatos diferentes de documentos propios, dando un aproximado de 20 plantillas a digitalizar para la empresa. La implementación se complementó con el software de captura Captiva Open Text de Kodak Alaris en cada equipo. Previo a esta solución, no contaban con ningún tipo de facilitador digital o software homologado.

Además de la digitalización, se mejoró el proceso de gestión documental, con el fin de cumplir con las políticas internas de la empresa respecto a mantener un orden y seguimiento de ciertos archivos, dada su naturaleza contractual de los mismos.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral instalada, se facilitaron las actividades de inteligente, mejorando los procesos de gestión documental de la empresa.

Algunos de los documentos digitalizados en este proceso de mejora mediante la instalación de los equipos de Kodak Alaris fueron: contratos, fichas de afiliaciones, historias clínicas, contratos de prestación de servicios, expedientes internos para la incorporación del empleado, códigos de barras, stickers con información adjunta, consulta de diferentes puntos de contacto, entre otros.

Adicional a la solución de digitalización, accesibilidad y gestión, la empresa destacó la facilidad de manejo de los dispositivos instalados. A pesar de ser equipos de alta gama tecnológica, estos son ligeros y gracias a que poco  espacio en un escritorio estándar, se genera lugar para documentos físicos, debido a nuestro software de captura Captiva Open Text  Kodak Alaris, la experiencia respecto al almacenamiento de documentos mejoró ya que se incorporaron de forma simple y fácil, permitiendo la creación de un archivo general de consulta actualizado.

Complementariamente a lo anterior, la empresa expresó su satisfacción refiriéndose a la duración y rendimiento de los consumibles Kodak Alaris, contribuyendo a cumplir uno de los objetivos iniciales;  una reducción significativa de costos.

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